Die richtige Höhe des Mobilitätsbudgets

Eine einheitliche gesetzliche Obergrenze für die Höhe eines Mobilitätsbudgets gibt es nicht. Das Mobilitätsbudget ist ein flexibler Benefit, mit dem Mitarbeitenden verschiedene Verkehrsmittel zur Verfügung gestellt werden können, zum Beispiel in Form eines ÖPNV-Zuschusses, eines Sachbezugs, eines Fahrtkostenzuschusses oder pauschal versteuerter Bestandteile. Diese haben jeweils eigene steuerliche Grenzen. Die sinnvolle Höhe richtet sich somit nicht nach einem gesetzlichen Wert, sondern nach dem Ziel, der Zielgruppe und der Zusammensetzung des Budgets.

In der Praxis nutzen Unternehmen häufig folgende Budgetstufen als erste Planungsgrößen:

• Bis 50 Euro monatlich als niedrigschwelliger Einstieg, wenn der Sachbezugsanteil des Budgets die 50-Euro-Freigrenze ausschöpfen soll
• 60 bis 150 Euro monatlich für ein breiter nutzbares Budget, das mehrere Verkehrsmittel abdeckt
• 300 bis 600 Euro monatlich oder mehr als Alternative zum Dienstwagen, abhängig vom bisherigen Fahrzeugsegment

Die Gründe für die große Spannweite werden durch vier Faktoren erklärt:

• Ziel des Budgets: Ein kleines steueroptimiertes Extra für alle Mitarbeitenden erfordert eine andere Logik als ein Ersatz für den Dienstwagen.
• Zielgruppe: Präsenzteams mit langen Pendelwegen haben andere Bedürfnisse als hybride Teams oder Mitarbeitende im Homeoffice.
• Mobilitätsangebot am Standort: In Städten mit gut ausgebautem ÖPNV reicht oft ein geringeres Budget, weil der ÖPNV-Anteil einen großen Teil der Wege abdeckt. In ländlichen Regionen, in denen die Menschen hauptsächlich mit dem Auto unterwegs sind, steigt der Betrag. Steuerfreie ÖPNV-Zuschüsse können – bei erfüllten Voraussetzungen – ohne allgemeine betragsmäßige Obergrenze gewährt werden.
• Bisherige Mobilitätskosten: Wer einen Dienstwagen ersetzt, orientiert sich an dessen tatsächlich anfallenden Kosten auf Arbeitgeberseite.

Die folgende Matrix ordnet die Praxiswerte den typischen Zielen und Zielgruppen zu. Sie dient als erste Orientierung, bevor wir später auf Details zu Dienstwagen-Szenarien und Steuerlogik zu sprechen kommen.

Einheitliche Budgets sind einfacher zu kommunizieren. Gestaffelte Budgets treffen den tatsächlichen Bedarf jedoch oft genauer. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt zur Budgetlogik weiter unten.

Für dienstwagenberechtigte Rollen ist die Ausgangsrechnung der bisherige Fahrzeugkostensatz – also die TCO (Total Cost of Ownership) – statt der reinen Leasingrate.

TCO-Rechnung: Mittelklasse-Dienstwagen als Mobilitätsbudget

Wenn der bisherige Fahrzeugkostensatz 1:1 als Mobilitätsbudget weitergegeben wird, zeigt sich in der Praxis ein wichtiger Effekt: Die Mitarbeitenden rufen im Durchschnitt nicht den vollen Betrag ab. Dadurch entstehen effektiv die oben ausgewiesenen 420 bis 825 Euro pro Monat bei gleichem Budgetrahmen.

Wichtig für die Kalkulation: Die Ausschöpfungsquote beschreibt, wie viel vom zugewiesenen Budget im Durchschnitt abgerufen wird – nicht zu verwechseln mit der Teilnahmequote, also dem Anteil der Berechtigten, die das Budget überhaupt aktiv nutzen. Die weiter unten stehenden Rechenbeispiele arbeiten mit der Ausschöpfungsquote, da alle Mitarbeitenden das Budget erhalten.

Wer den Dienstwagen nicht komplett abschaffen möchte, kann das Downsizing-Modell wählen. Die Mitarbeitenden wechseln dann in eine kleinere Fahrzeugklasse und erhalten die Differenz als Mobilitätsbudget. Dadurch sparen Arbeitgeber häufig 200 bis 400 Euro pro Fahrzeug und Monat, ohne dass die Mitarbeitenden auf einen Mobilitätsvorteil verzichten müssen. Wie dieser Übergang konkret geplant wird, beschreibt der Artikel „Dienstwagen-Downsizing mit Mobilitätsbudget”.

Ein zur Belegschaft passendes Budget entsteht in fünf Schritten:

1. Ziel definieren: Recruiting, Pendlerentlastung, Nachhaltigkeit oder Dienstwagen-Alternative – das Ziel bestimmt die Größenordnung.
2. Zielgruppe bestimmen: gesamte Belegschaft, Standortteams, Pendler:innen oder einzelne Rollen mit Fahrzeuganspruch.
3. Mobilitätsangebote festlegen: ÖPNV, Deutschlandticket, Bike-Sharing, Carsharing, E-Scooter oder Bahn-Fernverkehr.
4. Steuerlogik vor Budgetlogik prüfen: Welche Bestandteile sind steuerfrei, pauschalierbar oder unterliegen der regulären Versteuerung?
5. Budget als Pilotprojekt testen: 6 bis 12 Monate lang laufen lassen, dann Nutzung, Kosten und Verwaltungsaufwand auswerten.

Es ist besser, nicht mit dem höchstmöglichen Betrag zu starten, sondern mit einem Betrag, der zu einem messbaren Ziel passt. Dieser lässt sich später leichter erhöhen, als eine bereits kommunizierte Summe wieder zu senken.

Ein einheitliches Budget, also derselbe Betrag für alle Mitarbeitenden, ist am einfachsten zu kommunizieren und wirkt auf den ersten Blick am fairsten. Es deckt jedoch nicht die Bedürfnisse aller gleich gut: Pendler:innen mit langem Arbeitsweg haben andere Kosten als Mitarbeitende im Homeoffice oder am gut angebundenen Stadtstandort.

Ein gestaffeltes Budget, das sich nach Rolle, Standort, Pendeldistanz oder bisheriger Dienstwagenberechtigung richtet, trifft den tatsächlichen Bedarf genauer, erhöht aber den Kommunikations- und Verwaltungsaufwand. Das größere Risiko liegt in der wahrgenommenen Gerechtigkeit: Unterschiede werden nur akzeptiert, wenn die Kriterien transparent und nachvollziehbar sind, nicht wenn sie im Einzelfall ermessensbasiert entschieden werden.

Ein Mobilitätsbudget ist steuerlich gesehen kein einheitlicher Topf, sondern eine Kombination aus mehreren Bausteinen mit jeweils eigenen Regeln.

• ÖPNV-Zuschüsse sind nach § 3 Nr. 15 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine betragsmäßige Begrenzung gibt es nicht.
• Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze gilt nur für den Sachbezugs-Anteil des Budgets, nicht für die Gesamtsumme. Voraussetzung ist, dass die Leistung als echter Sachbezug ausgestaltet ist, beispielsweise in Form einer Gutschein- oder Guthabenkarte, die die Kriterien des § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt. Eine Barauszahlung oder Überweisung auf das Gehaltskonto zählt nicht als Sachbezug und ist somit steuerpflichtig. Wichtig außerdem: Es handelt sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird die Freigrenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
• Fahrtkostenzuschüsse für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können unter bestimmten Voraussetzungen mit 15 Prozent pauschal versteuert werden. Sie mindern jedoch den als Werbungskosten abziehbaren Betrag im Rahmen der Entfernungspauschale.
• Privat veranlasste Taxi-, Carsharing- und Mikromobilitätsfahrten sind grundsätzlich voll steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Da sich die steuerliche Behandlung nach den enthaltenen Leistungen richtet, lohnt sich vor der Budgetentscheidung ein Abgleich mit der Payroll-Abteilung oder der Steuerberatung – insbesondere bei individuellen Budgethöhen, Gehaltsumwandlung oder gemischter privater und beruflicher Nutzung.

• Einführung: Mobilitätsbudget für Mitarbeitende
• Checkliste zur Einführung eines Mobilitätsbudgets
• Dienstwagen-Alternative Mobilitätsbudget