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Einführung: Mobilitätsbudget für Mitarbeitende
Überblick, Umsetzung und Vorteile für Mitarbeitende und Arbeitgeber
- Mobilität
Was ist ein Mobilitätsbudget?
Ein Mobilitätsbudget ist eine freiwillige finanzielle Unterstützung, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden für berufliche und private Fahrten gewähren können. Dabei wird das Budget meist monatlich zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeitenden haben dabei die Freiheit, selbst zu entscheiden, ob sie den Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel, Leihfahrräder, Mietwagen, Roller, Taxis oder andere Transportmittel und Anbieter nutzen möchten. Oftmals werden externe Dienstleister und eine entsprechende App eingebunden, um die Verwaltung des Mobilitätsbudgets zu erleichtern.
Welche Vorteile bietet ein Mobilitätsbudget?
Vorteile für Arbeitgeber:
- Steigerung der Arbeitgeberattraktivität: Ein Mobilitätsbudget kann Unternehmen dabei helfen, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und zu binden.
- Senkung der Betriebskosten: Durch den Einsatz verschiedener Mobilitätslösungen können Unternehmen Kosten sparen, z.B. durch weniger Parkflächen oder reduzierte Fuhrparkkosten.
- Nachhaltigkeitsziele erreichen: Ein Mobilitätsbudget unterstützt Unternehmen dabei, ihre Umwelt- und Klimaschutzziele zu erreichen.
Vorteile für Arbeitnehmende:
- Flexibilität und Freiheit: Arbeitnehmende können selbst entscheiden, welches Verkehrsmittel oder Mobilitätsdienstleistung sie nutzen möchten.
- Steuerliche Vorteile: Durch die Steuervorteile ist die Gewährung eines Mobilitätsbudgets günstiger als eine gleichwertige Gehaltserhöhung.
- Kosteneinsparungen: Mitarbeitende können durch die effiziente und bedarfsorientierte Nutzung von verschiedenen Mobilitätsdiensten ihre persönlichen Kosten reduzieren.
- Förderung der Work-Life-Balance: Ein Mobilitätsbudget kann dazu beitragen, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern, z.B. durch flexiblere Arbeitszeiten und individuelle Mobilitätslösungen.
Wussten Sie...?
Zunahme der Nutzung von Mobilitätsbudgets: Immer mehr deutsche Unternehmen Mobilitätsbudgets anstelle traditioneller Dienstwagen. Dies zeigt einen Trend hin zu umweltfreundlicheren und flexibleren Mobilitätslösungen.
Wo kommt ein Mobilitätsbudget zum Einsatz?
In seiner Grundform wird das Mobilitätsbudget für den Weg zur Arbeit eingesetzt. Mitarbeitende können durch die flexible Wahl des Verkehrsmittels situativ und individuell entscheiden, wie sie zur Arbeit kommen.
Welche Mobilitätsoptionen sind möglich?
Im Gegensatz zu herkömmlichen Firmenwagen, bei denen ein bestimmtes Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird, oder Jobtickets, die nur den öffentlichen Nahverkehr abdecken, bietet das Mobilitätsbudget mehr Flexibilität. Die Mitarbeitenden können je nach Bedarf und Situation das für sie am besten geeignete Verkehrsmittel wählen. Je nach Tagesform, Wetterlage oder persönlichen Vorlieben können sie zwischen verschiedenen Verkehrsmitteln wechseln. Dies führt zu einer individuelleren und bedarfsgerechteren Mobilitätsnutzung.
Beispiele für Mobilitätslösungen im Rahmen eines Mobilitätsbudgets
Öffentliche Verkehrsmittel: Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist eine der häufigsten Optionen im Rahmen eines Mobilitätsbudgets.
- Einzelfahrscheine oder Zeitfahrkarten (Abos) für Bus, Bahn und U-Bahn
- Deutschlandticket oder Jobtickets
Mikromobilität: Mikromobilität umfasst kleine, meist elektrisch betriebene Fahrzeuge wie Elektroroller und Fahrräder.
- Kurzzeitmieten für E-Roller oder Leihfarräder
Carsharing und Ride-Hailing: Verschiedene Dienste ermöglichen es den Mitarbeitern, bei Bedarf mobil zu sein.
- Auto-Miete im Carsharing
- Taxi sowie Ridesharing-Optionen wie Uber oder Lyft
Elektromobilität: Die umweltfreundliche Alternative zu herkömmlichen Dienstwagen.
- Elektroautos (E-Auto-Abo) und -fahrräder (Dienstfahrrad)
Berücksichtigung weiterer Kosten
Neben verschiedenen Mobilitätsarten können auch weitere Kosten wie Tanken oder Laden bezuschusst werden. Selbst Reparaturen können in ein Mobilitätsbudget integriert werden.
- (teilweise privat genutzte) BahnCard
- Private Fahrzeugkosten,
wie Tanken, Ladestrom, Versicherungen, Parkgebühren, Leasingkosten oder Reparaturen - Kosten rund um Dienstwagen,
bspw. Dienstwagengarage und andere vom Arbeitgeber finanzierte Parkmöglichkeiten
Wie hoch sollte ein Mobilitätsbudget sein?
Die Höhe des monatlichen Budgets variiert abhängig von verschiedenen Faktoren wie der Unternehmensgröße, der Anzahl der berechtigten Mitarbeiter und ihren individuellen Mobilitätsanforderungen. Unternehmen haben die Freiheit, die Höhe des Budgets nach eigenem Ermessen festzulegen, und können bestimmen, über welchen Betrag ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb welchen Zeitraums verfügen können.
Für diejenigen, die Anspruch auf einen Dienstwagen haben, kann die Kostenhöhe des ihnen zustehenden Fahrzeugs als Richtwert dienen.
Einige Unternehmen setzen die Höhe eines allgemeinen Mobilitätsbudgets bei etwa 1-2 Prozent des Brutto-Jahresgehalts ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, um die Kosten im Rahmen zu halten.
Erfreulich: In den letzten Jahren hat sich die durchschnittliche Höhe leicht nach oben verschoben.
Flexible Gestaltung des Budgets
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, das Mobilitätsbudget zu gestalten. In der einfachsten Form erhalten alle Mitarbeitenden die gleichen Leistungen in gleicher Höhe. Alternativ können individuelle Budgets vergeben werden, bei denen die Mitarbeitenden individuell aus verschiedenen Mobilitätskategorien auswählen können. So könnte das Unternehmen unterschiedliche Gehaltsklassen oder Arten von Arbeitsverträgen berücksichtigen.
Budget kann verfallen oder angespart werden
Zusätzlich können Unternehmen entscheiden, was mit einem nicht ausgeschöpften Budget geschieht: Diesen kann in den Folgemonat übertragen werden oder monatlich verfallen, was zu Einsparungen im Unternehmen führen kann. Übertragenes Budget kann alternativ angespart werden und dann für eine größere Ausgabe beispielsweise für die Miete eines Wohnmobils im Sommerurlaub verwendet werden.
Tipp: Gestalten Sie das Budget bedarfsgerecht
Ermitteln Sie den Mobilitätsbedarf Ihrer Mitarbeitenden, um das Budget optimal zu gestalten. Bieten Sie individuelle und flexible Budgets an, damit Mitarbeitende aus verschiedenen Mobilitätsoptionen wählen können. Achten Sie dabei auf die lokalen und regionalen Angebote an Ihrem Standort und an den Wohnorten Ihrer Mitarbeitenden.
Wie wird ein Mobilitätsbudget versteuert?
Ein Mobilitätsbudget, das Arbeitgeber ihren Mitarbeitern als Benefit anbieten, unterliegt bestimmten steuerlichen Regelungen. Die Versteuerung hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. So ist ein Zuschuss für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ÖPNV, Bahn etc.) steuerfrei. Ein Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg kann mit 15 % pauschal von Arbeitgeber versteuert werden, für Mitarbeitende ist er damit steuerfrei.
In bestimmten Fällen können Sachbezugsfreigrenzen in Anspruch genommen werden. Diese Freigrenzen ermöglichen eine teilweise steuerfreie Nutzung des Mobilitätsbudgets.
Auch Mischformen für dienstliche und private Kosten sind denkbar. Bei der Nutzung einer Bahncard z.B. wird der steuerfreie und der steuerpflichtige Anteil im Rahmen einer Amortisationsrechnung prozentual ermittelt. Andere Mobilitätsleistungen wie z.B. eine Uber- oder Taxifahrt, Carsharing oder Leihfahrräder sind, sofern privat veranlasst, in der Regel voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Nur unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Pauschalversteuerung für private Fahrten in Betracht kommen. Eine Verbesserung könnte sich durch die Überarbeitung des Steuergesetzes ergeben. Mit dem aktuellen Gesetzesentwurf zum Jahressteuergesetz 2024 ist die Einführung einer Pauschalbesteuerung für Mobilitätsbudgets von jährlich bis zu 2.400 Euro pro Beschäftigten vorgesehen. Der geldwerte Vorteil aus dem Mobilitätsbudget (z.B. für E-Scooter, E-Bikes, Carsharing) kann dann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.
Bei einer Entgeltumwandlung, wie es üblicherweise beim JobRad (Details zum Dienstfahrrad) oder auch einem Auto-Abo gehandhabt wird, müssen weitere steuerliche Regelungen beachtet werden.
Die korrekte Versteuerung ist aufgrund der Komplexität eine Herausforderung und sollte mit einem Steuerberater abgestimmt werden.
Was muss bei der Einführung beachtet werden?
Planung und Strategie
Vor der Einführung eines Mobilitätsbudgets ist eine sorgfältige Planung und Strategieentwicklung notwendig. Unternehmen sollten zunächst die Mobilitätsbedürfnisse ihrer Mitarbeiter analysieren und mögliche Verkehrsmittel evaluieren. Eine Pilotphase kann helfen, erste Erfahrungen zu sammeln und die Akzeptanz zu testen.
Budgetierung und Verwaltung
Die Festlegung und Verwaltung des Budgets ist ein zentraler Aspekt. Unternehmen müssen entscheiden, wie viel Budget pro Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird und welche Verkehrsmittel abgedeckt werden. Eine transparente und einfache Verwaltung des Budgets ist entscheidend, um den administrativen Aufwand gering zu halten.
Kommunikation mit den Mitarbeitern
Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine klare und offene Kommunikation mit den Mitarbeitern. Sie müssen über die Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten des Mobilitätsbudgets informiert werden. Schulungen und Informationsveranstaltungen können hier hilfreich sein.
Tipp: Bieten Sie Unterstützung
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden ausführlich über die Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten des Mobilitätsbudgets. Wenn Sie eine digitale Plattform oder App einsetzen, helfen Sie Ihren Mitarbeitenden beim Onboarding.
Für weniger Aufwand bei HR:
LOFINO Mobilitätsbudget
Das LOFINO Mobilitätsbudget bietet eine flexible und umfassende Lösung für Unternehmen. Die Plattform ermöglicht eine einfache Verwaltung und steuerkonforme Abrechnung. Unternehmen können individuelle Budgets festlegen und die Nutzung effizient steuern, während Mitarbeiter von flexiblen, nachhaltigen und bedarfsgerechten Mobilitätslösungen profitieren.
Exkurs: Mobilitätsbudget vs. Dienstwagen
Das Mobilitätsbudget ist eine flexible Alternative zum Dienstwagen: Es steht oft allen Mitarbeitenden offen (nicht nur Anspruchsberechtigten), verursacht geringeren Verwaltungsaufwand und fördert umweltfreundliche Verkehrsmittel wie ÖPNV oder E-Bike. Für Unternehmen, die ihren Fuhrpark gezielt verkleinern möchten, bietet das Modell besondere Vorteile — wie das im Detail funktioniert, erklärt unser Artikel zum Dienstwagen-Downsizing mit Mobilitätsbudget.
Weitere Details finden Sie auch hier: Alternative zum klassischen Dienstwagenmodell.
Exkurs: Verschiedene Wege der Umsetzung eines Mobilitätsbudgets
Beim Mobilitätsbudget gibt es verschiedene Umsetzungsarten, die unterschiedliche Stärken und Schwächen haben:
1. Plattformmodell
Hier wird eine digitale Plattform (mit App für die Mitarbeitenden) genutzt, um das Budget zur Verfügung zu stellen. Die Verwaltung des Budgets wird vom Anbieter übernommen, was den administrativen Aufwand für den Arbeitgeber reduziert.
Zusätzlich wird zwischen 2 Anwendungsarten unterschieden:
- Rückerstattungsmodell für zuvor gekaufte Belege:
Mitarbeitende treten zunächst in Vorleistung und buchen auf unterschiedliche Art die gewünschten Mobilitätsdienste. Die Tickets oder Rechnungen werden über die App hochgeladen, mit dem verfügbaren Budget verrechnet und im Anschluss erstattet.
Hier kann das Mobilitätsbudget einfach mit anderen Mitarbeiterbenefits kombiniert werden, da das gleiche Prinzip genutzt und das Mobilitätsbudget als einer von mehreren Mitarbeiterbenefts angeboten wird. - Buchung direkt über die App des Mobilitätsbudget-Anbieters:
Das Budget wird über eine App zur Verfügung gestellt, über die auch die Buchung und Bezahlung der Mobilitätsdienstleistungen erfolgt.
Je nach Anbieter und dessen Partnern sind mehr oder weniger Mobilitätsangebote verfügbar.
2. Prepaid-Karte
Die Prepaid-Zahlungskarte wird oft auch Mobilitätkarte genannt.
Hier erfolgt die Buchung und Bezahlung von Mobilitätsdiensten bargeldlos über eine Zahlungskarte, die nur für diesen Zweck verwendet werden kann.
Was ist besser?
Eine pauschale Aussage, welche Form nun attraktiver ist, ist schwierig zu treffen. In allen Fällen kann das Mobilitätsbudget wie ein Sachbezug behandelt werden, was Vorteile für die Mitarbeitenden bieten kann. Je nach Anforderungen im Unternehmen ist jedoch eine genauere Betrachtung der einzelnen Bestandteile eine Mobilitätsbudget hinsichtlich der Besteuerung notwendig.
Für eine verbindliche Auskunft zu Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Das Mobilitätsbudget lässt sich mit einem Buffet vergleichen
Es bietet den Mitarbeitenden eine breite Auswahl an Möglichkeiten, die sie nach ihren individuellen Bedürfnissen nutzen können - sei es für den täglichen Arbeitsweg oder für private Reisen. Wie bei einem Buffet entscheidet jeder selbst, welche "Speisen" er wählt, um seinen "Mobilitätshunger" zu stillen.