Checkliste zur Einführung eines Mobilitätsbudgets

Checkliste: Einführung eines Mobilitätsbudgets

Die Einführung eines Mobilitätsbudgets kann sehr herausfordernd sein. Es gibt zahlreiche Apps und Plattformen, die die Planung, Buchung und Abrechnung von Mobilitätsleistungen vereinfachen. Um Ihnen Durchblick in diesem Dschungel an Lösungen zu bieten, haben wir Ihnen eine Checkliste erstellt, die Ihnen dabei hilft, die erfolgskritischen Aspekte im Bereich Mobilitätsbudget zu identifizieren.

• Mobilitätsformen: Klären Sie zuerst, welche Mobilitätsformen Sie anbieten möchten — der Anbieter muss diese abdecken. Typische Optionen sind: Fahrradleasing, ÖPNV-Karten, Bahncard, Auto-Abo und Sharing-Dienste oder Tankkosten, Ladestrom, Parkgebühren für private Fahrzeuge und Entfernungspauschale (Kilometergeld für den Arbeitsweg).
• Steuer-Know-how: Der Anbieter sollte über ein ausführliches Steuerwissen verfügen, um Ihnen und Ihren Mitarbeitenden die maximale Steuerersparnis zu gewährleisten. Denn die Herausforderung besteht darin, dass der geldwerte Vorteil bei den einzelnen Komponenten eines Mobilitätsbudgets unterschiedlich ermittelt und einzeln versteuert werden muss. Zudem greifen sehr unterschiedliche Steuerbefreiungsvorschriften für einzelne Komponenten eines Mobilitätsbudgets.
• Verwaltungsaufwand: Der Verwaltungsaufwand sollte für Ihr Unternehmen nicht steigen. Zusätzlicher Verwaltungsaufwand kann durch Implementierung, Optimierung der Steuervorteile, Rechnungstellung, Änderung von Benutzerdaten (An- und Abmeldung von Mitarbeitenden) entstehen. Im Idealfall bieten Anbieter vollintegrierte Prozesse an, bei denen Sie sich um nichts kümmern müssen.
• Belegprüfung: Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, sollten Sie darauf achten, dass die Belegprüfung vom Anbieter übernommen wird.
• Usability für Ihre Mitarbeitenden: Es gibt verschiedene Softwarelösungen, um Ihren Mitarbeitenden ein Mobilitätsbudget zugänglich zu machen. Der Anbieter sollte mindestens eine App oder eine Plattform anbieten können, die von Ihren Mitarbeitenden bequem und einfach genutzt werden kann.
• Rechnungsstellung: Bei der Rechnungsstellung ist darauf zu achten, dass Sie am Ende des Monats eine Gesamtrechnung erhalten.
• Integration in bestehende HR-Softwaretools: Bei der Auswahl des Anbieters sollten Sie darauf achten, dass die Plattform des Anbieters sich in Ihr bestehenden HR-Tool integrieren lässt. Sollten Sie beispielsweise mit DATEV zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass der Anbieter eine DATEV-Schnittstelle hat, sodass eine fehlerfreie Übertragung gewährleistet ist.
• Datenschutz und Sicherheit: Der Mobilitätsbudget-Anbieter sollte angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Dazu gehört beispielsweise die Verschlüsselung von Daten und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsvorkehrungen. Zudem sollten Sie darauf achten, dass Ihre Daten nur für den angegebenen Zweck verwendet werden und dass sie nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. Im besten Fall verfügt der Anbieter bereits über gängige Zertifizierungen zu Datenschutz und Informationssicherheit.
• Akzeptanz der Mitarbeitenden: Die Einführung eines Mobilitätsbudgets erfordert möglicherweise eine Veränderung der Gewohnheiten und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden in den Prozess einbezogen werden und dass sie ausreichend informiert und geschult werden, um das Programm zu verstehen und in die Nutzung zu kommen.
• Flexibilität: Ein guter Mobilitätsanbieter sollte Ihnen eine große Auswahl an Mobilitätslösungen anbieten, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Dazu zählen beispielsweise Carsharing, Fahrradverleih, öffentlicher Nahverkehr und auch Elektromobilität. Je nach Situation und Bedarf sollte der Dienstleister in der Lage sein, Ihnen eine individuelle Anpassung anzubieten, um jedem Mitarbeitenden gerecht zu werden. Zusätzlich sollte die Budgethöhe frei wählbar sein und der Vertrag sollte keine versteckten Mindestabnahmemengen enthalten.
• Kosten: Die Kosten sollten ebenfalls bei der Auswahl eines Mobilitätsanbieters berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass der Mobilitätsanbieter transparente und faire Preise bietet, dass die Kostenstruktur einfach zu verstehen und nachvollziehbar ist.
• Service und Support: Guter Kundenservice und technischer Support sind bei der Nutzung von Mobilitätsangeboten unerlässlich. Achten Sie darauf, dass der Mobilitätsanbieter Ihnen jederzeit bei Fragen oder Problemen zur Seite steht sowie einen schnellen und effizienten Support bietet.
• Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein sollten bei der Auswahl eines Mobilitätsanbieters eine wichtige Rolle spielen. Ein guter Mobilitätsanbieter sollte eine breite Palette an umweltfreundlichen Mobilitätslösungen anbieten und sich zum Ziel setzen, die CO2-Emissionen zu reduzieren.