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Der Gesundheitsbonus gemäß § 3 Nr. 34 EStG ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden jährlich bis zu 600 Euro für zertifizierte Präventionsmaßnahmen steuer- und sozialversicherungsfrei zuzuwenden. Die Steuerfreiheit ist jedoch an weitere formale Voraussetzungen geknüpft, die über die reine Zertifizierung der Maßnahme hinausgehen. So entfällt sie beispielsweise ohne vollständigen Beleg und korrekte Zuordnung im Lohnkonto — unabhängig davon, ob der besuchte Kurs inhaltlich förderfähig war. Arbeitgebern wird daher eine korrekte Dokumentation und eine fehlerfreie Abbildung in der Lohnabrechnung empfohlen, idealerweise unterstützt durch eine entsprechende Softwarelösung.
Welche Nachweise sind für die Steuerfreiheit erforderlich?
Ein vollständiger Nachweis besteht aus zwei Bestandteilen: einer Teilnahmebescheinigung des Kursanbieters, in der die Zertifizierung nach dem Leitfaden Prävention angegeben ist (in der Regel die Kursnummer der Zentralen Prüfstelle Prävention, ZPP), und einem Beleg über die tatsächlich entstandenen Kosten. Beide Nachweise sind kumulativ erforderlich. Fehlt einer der beiden Nachweise, wird der Zuschuss steuer- und beitragspflichtig, auch wenn die Zertifizierung der Maßnahme unstreitig vorliegt.
Von der Zertifizierung ist die sogenannte Zusätzlichkeit zu unterscheiden: Der Zuschuss muss zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn hinzukommen und darf nicht im Wege der Gehaltsumwandlung gewährt werden. Wird diese Voraussetzung nicht erfüllt, entfällt die Steuerfreiheit – unabhängig von allen übrigen Nachweisen.
Wie erfolgt die Zuordnung im Lohnkonto?
Der steuerfreie Betrag muss im Lohnkonto separat ausgewiesen werden und darf nicht pauschal mit anderen Sachbezügen – etwa dem Sachbezug für Firmenfitness gemäß § 8 Abs. 2 EStG – vermischt werden. Beide Zuwendungsarten können nebeneinander gewährt werden, unterliegen jedoch unterschiedlichen Freigrenzen und sind entsprechend getrennt zu dokumentieren. Nur durch die separate Zuordnung lässt sich die Einhaltung der Jahresgrenze von 600 Euro pro Mitarbeitendem im Nachhinein zweifelsfrei nachvollziehen.
In der Praxis empfiehlt sich folgender Ablauf:
- Eingang der Teilnahmebescheinigung und des Kostennachweises prüfen
- Zertifizierungsnummer mit der ZPP-Datenbank abgleichen
- Zusätzlichkeit zum Arbeitslohn dokumentieren
- Betrag dem Lohnkonto unter gesonderter Kennzeichnung zuordnen
- Auszahlungsdatum, Betrag und Belegzuordnung revisionssicher ablegen
Arbeitgeber, die mehrere Sachbezugsarten parallel gewähren, sollten insbesondere auf eine korrekte Kommunikation gegenüber ihren Mitarbeitenden achten. So können sie eine unbeabsichtigte Überschreitung der jeweiligen Freigrenzen vermeiden. Zur administrativen Vereinfachung empfiehlt sich die Einbindung eines Benefit-Anbieters, der die Zuordnung automatisiert vornimmt.
Welche Fristen sind zu beachten?
Der Jahresfreibetrag von 600 Euro gilt kalenderjahrbezogen. Eine Übertragung nicht ausgeschöpfter Beträge auf Folgejahre ist nicht vorgesehen. Nachweise sollten daher zeitnah zur Kursteilnahme eingereicht werden, um eine zweifelsfreie Zuordnung zum zutreffenden Abrechnungsjahr zu gewährleisten. Für die Aufbewahrung der Belege gelten die allgemeinen lohnsteuerlichen Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren.
Was gilt bei einer Betriebsprüfung?
Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung werden je Mitarbeitendem regelmäßig folgende Nachweise verlangt: eine Teilnahmebescheinigung mit Zertifizierungsnachweis, ein Kostenbeleg und die Zuordnung im Lohnkonto. Fehlt einer dieser Nachweise, wird der Zuschuss nachträglich steuer- und beitragspflichtig, was entsprechende Nachzahlungs- und Haftungsrisiken für den Arbeitgeber bedeutet. Arbeitgeber sollten daher bei der Ausgestaltung ihres internen Prüfprozesses vorsichtig vorgehen und im Zweifel steuerlichen Rat einholen.
Dieser Beitrag stellt eine beispielhafte Darstellung dar und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
