Mittagspause ohne Kantine?

Essenszuschüsse sind steuerlich begünstigt – und das schon seit Jahrzehnten. Vor allem Unternehmen, die sich keine eigene Kantine leisten konnten, gaben Restaurantschecks aus. Diese Essensmarken ähneln einer Eintrittskarte – auf ihnen ist ein Betrag und ein Barcode aufgedruckt. Damit konnten sich die Mitarbeiter in Restaurants und Supermärkten für die Mittagspause versorgen.

Nachteil: Die Auswahl der Akzeptanzstellen war meist nicht sonderlich groß.

Digitale Abrechnung des Essenzuschusses

Digitale Essensgutscheine machen die mobile Mittagspause sehr viel einfacher: Die Angestellten fotografieren nach der Mittagspause mit ihrem Handy den Essensbeleg und laden ihn in eine App hoch.

Am Monatsende gibt es das Geld mit der Gehaltsabrechnung zurück.

Vorteil für Sie als Arbeitgeber:

Sie zahlen nur das, was Ihre Arbeitnehmer wirklich verbrauchen. Außerdem können Ihre Mitarbeiter in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt ihre Mittagspause verbringen, denn Akzeptanzstellen sind in diesem System nicht notwendig.

Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die steuerlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Denn gerade im Home-Office ist der Essenszuschuss als Ersatz für geschlossene Betriebskantinen ideal.

Für die Höhe dieser Zuschüsse gelten amtliche Sachbezugswerte, diese betragen 2024 pro Kalendertag:

• Frühstück: 2,17 EUR (2023: 2,00 EUR)
• Mittagessen: 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR)
• Abendessen: 4,13 EUR (2023: 3,80 EUR)

Arbeitgeber können neben dem offiziellen Sachbezugswert zusätzlich bis zu 3,10 EUR steuer- und abgabenfrei beizusteuern. Der Zuschuss für das arbeitstägliche Essen darf also maximal 7,23 Euro (bis 2023: 6,90 Euro) betragen. Dieser Betrag setzt sich zusammen aus dem Sachbezugswert von 4,13 EUR und dem Arbeitgeberzuschuss von 3,10 EUR.

Neben den finanziellen Bedingungen gelten noch weitere Bedingungen:

• Die Mitarbeiter dürfen mit den Gutscheinen nur verzehrfertige Lebensmittel einkaufen – also echte Mahlzeiten.
• Pro Tag dürfen Ihre Angestellten nur eine Essensmarke einlösen. Mit digitalen Lösungen sind Sie auf der sicheren Seite, dass pro Arbeitstag tatsächlich nur ein Essen bezuschusst wird.
• Den Essensbonus gibt es nur auf der Arbeit. Wer krank ist oder Urlaub hat, darf sich kein steuerlich begünstigtes Essen vom Chef spendieren lassen.

Sorgen Sie also dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auch im Home-Office ein Lunch gönnen – und lassen Sie dabei vom Fiskus unterstützen.