Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber

So gelingt die Umsetzung des digitalen Essenzuschusses 2024

LOFINO Redaktion
  • Essenszuschuss
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Der Essenszuschuss gehört zu den beliebtesten Mitarbeiterbenefits. Damit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten in Kantinen oder externen Einrichtungen anbieten.

Als Zusatzleistung zum Lohn können Essenszuschüsse helfen, Mitarbeitende zu binden und neue Fachkräfte zu gewinnen. Bei der Ausgestaltung des Essenszuschusses müssen Arbeitgeber jedoch einige Dinge beachten, damit der Zuschuss steuerfrei bleibt.

Das Wichtigste zusammengefasst

Der Essenszuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, bei der Arbeitnehmende finanzielle Unterstützung für ihre Verpflegung erhalten. Konkret bedeutet dies:

  • Arbeitnehmende erhalten vom Arbeitgeber einen Zuschuss, um kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten in der Firmenkantine, Restaurants oder zum Liefern zu erhalten.
  • Der Essenszuschuss gilt steuerrechtlich als Sachbezug und kann bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei gewährt werden (2024: 7,23 Euro pro Arbeitstag).
  • Für den Arbeitgeber ist der Essenszuschuss attraktiv, da er Lohnnebenkosten spart und die Mitarbeiterbindung fördert.
  • Arbeitnehmende haben keinen gesetzlichen Anspruch darauf, der Zuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
  • Der Essenszuschuss kann Arbeitnehmenden mehr Flexibilität bei der Essenswahl bieten als eine Firmenkantine.

Was ist der Essenszuschuss?

Der Essenszuschuss ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten in betriebseigenen Kantinen oder externen Einrichtungen anzubieten.

Der Zuschuss kann in Form von Essensmarken, digitalen Essensmarken oder Geldleistungen gewährt werden. Wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitenden einen Zuschuss zu den Mahlzeiten gewährt, die außerhalb des Unternehmens eingenommen werden, kann dies in Form einer Essensmarke oder in Form einer Geldzahlung an einen externen Restaurantbetreiber erfolgen.

Früher waren diese Essensmarken meist aus Papier, zunehmend werden aber auch sogenannte „digitale Essensmarken“ verwendet. In der Praxis werden jedoch keine Essensmarken im eigentlichen Sinne verwendet, sondern die Mitarbeitenden bezahlen ihre Mahlzeiten selbst und erhalten rückwirkend eine Erstattung in Form des Zuschusses.

Was ist steuerlich zu beachten?

Der Essenszuschuss ist ein staatlich gefördertes Instrument, das die Ausgaben für die Verpflegung der Angestellten während der Arbeitszeit steuerlich begünstigt behandelt. Es handelt sich dabei um einen geldwerten Vorteil.

Steuerlich sind folgende Bestandteilen zu berücksichtigen:

  1. der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit
  2. der freiwillige Zuschuss durch den Arbietgeber
  3. die Zuzahlung der Mitarbeitenden

1. Die amtlichen Sachbezugswerte 2024

Die Höhe der geldwerten Vorteile wird vom Gesetzgeber als amtlicher Sachbezugswert definiert und jährlich aufgrund steigender Lebenshaltungskosten angepasst. Die Sachbezugswerte für arbeitstägliche Mahlzeiten im Jahr 2024 sind:

  • 2,17 EUR für ein Frühstück
  • 4,13 EUR für ein Mittagessen
  • 4,13 EUR für ein Abendessen

Der Arbeitgeber übernimmt den amtlichen Sachbezugswert (den sogenannten Pflichtanteil) in Höhe von 4,13 Euro für ein Mittag- oder Abendessen und versteuert diesen pauschal mit 25 Prozent.

2. Zuschuss durch den Arbeitgeber

Zusätzlich kann der Arbeitgeber pauschal bis zu 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei auf den amtlichen Sachbezugswert aufschlagen.

Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmenden insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 7,23 Euro pro Tag (2023: 6,90 EUR) für ein Mittag- oder Abendessen gewähren können (4,13 EUR Sachbezugswert + 3,10 EUR Arbeitgeberzuschuss). Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber nur eine Mahlzeit pro Arbeitstag bezuschussen kann. Außerdem darf der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.

so setzt sich der Essenszuschuss 2024 zusammen
So setzt sich der Essenszuschuss 2024 zusammen

3. Zuzahlung der Mitarbeitenden

Die Besteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert hängt davon ab, ob die Mitarbeitenden einen Teil der Mahlzeit selbst bezahlen oder nicht. Zahlt der Arbeitnehmer nicht den vollen Sachbezugswert aus eigener Tasche, stellt die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und der Zuzahlung des Arbeitnehmers einen geldwerten Vorteil dar. Dieser Differenzbetrag ist lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Arbeitgeber können den geldwerten Vorteil jedoch pauschal mit 25 Prozent versteuern, wobei keine Sozialabgaben anfallen.

Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den Sachbezugswert selbst, liegt kein geldwerter Vorteil vor.

Rechenbeispiele

Um dies zu verdeutlichen, wollen wir 3 Beispiele nennen; in allen Beispiele wird angenommen, der Arbeitgeber gewährt den maximalen Zuschuss von 7,23 Euro:

  • Arbeitnehmerin Mina zahlt für ihre Mahlzeit 5,50 Euro und leistet somit keine Zuzahlung. In diesem Fall sind die gesamten 4,13 Euro pauschal zu versteuern. Die Zuzahlung (Arbeitgeberzuschuss) von 1,37 Euro (5,50 Euro - 4,13 Euro) bleibt steuerfrei.
  • Arbeitnehmer Basil zahlt für seine Mahlzeit 8,50 Euro und leistet einen Eigenanteil von 1,27 Euro (8,50 Euro - 7,23 Euro). Da dieser Eigenanteil den amtlichen Sachbezugswert von 4,13 Euro nicht erreicht, sind die verbleibenden 2,86 Euro (4,13 Euro - 1,27 Euro) pauschal zu versteuern. Der Betrag von 4,37 Euro (1,27 Euro + 3,10 Euro Zuzahlung) bleibt steuerfrei.
  • Mitarbeiterin Maxi zahlt für ihre Mahlzeit 11,36 Euro und leistet somit einen Eigenanteil von 4,13 Euro (11,36 Euro - 7,23 Euro). Da dieser Eigenanteil den Sachbezugswert von 4,13 Euro erreicht, bleibt der maximale Zuschuss von 7,23 Euro (4,13 Euro + 3,10 Euro Zuschuss) steuerfrei.

Die Beispiele sind auch in der unten stehenden Grafik aufgeführt.

Steuerliche Berechnung je nach Betrag und Zuzahlung der Mitarbeitenden

Rechtliche Grundlage

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu den Regelungen des Essenszuschusses gemäß den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) in R.8.1 Absatz 7 für das Jahr 2024:

  • Der maximale Zuschuss pro Tag beträgt 7,23 € (für 2024). Dieser Betrag kann sowohl für das Mittagessen als auch für das Abendessen gewährt werden.
  • Der Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt im Jahr 2024 € 4,13 pro Mahlzeit. Bis zu diesem Betrag kann der Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse zum Mittag- und Abendessen gewähren.
  • Der Arbeitgeber muss die Aufwendungen für die Mahlzeiten nachweisen können. Dies kann z. B. durch Rechnungen, Kassenbelege oder Quittungen erfolgen.
  • Der Zuschuss muss arbeitstäglich gewährt werden. Der Zuschuss darf also nur an Tagen gewährt werden, an denen die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten.
  • Der tatsächliche Preis der Mahlzeit darf nicht überschritten werden. Der Arbeitgeber darf also nicht mehr bezuschussen, als die Mahlzeit tatsächlich kostet.
  • Die Unterlagen zum Nachweis der Aufwendungen müssen sowohl vom Arbeitgeber als auch von den Mitarbeitenden sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Der Essenszuschuss kann vor, während oder nach der Mahlzeit gewährt werden.
  • Mitarbeitende können den steuerfreien Essenszuschuss für selbst bezahlte Mittag- und Abendessen verwenden. Gekaufte Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum sofortigen Verzehr oder zum Verzehr während der Mittagspause geeignet sind.
  • Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabak sind nicht erstattungsfähig. Nichtalkoholische Getränke sind jedoch erstattungsfähig, wenn sie in Verbindung mit einer Mahlzeit verzehrt werden.
  • Darüber hinaus besteht kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten, da in diesem Zusammenhang bereits Spesen gewährt werden.

Steuerliche Vorschrift für die Bewertung von Sachbezügen ist § 8 Abs. 2 EStG. Maßgebliche Erläuterungen und Hinweise zu Essenmarken enthalten R 8.1 Abs. 7 LStR.

der digitale Essenszuschuss mit LOFINO Lunch

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LOFINO Lunch ermöglicht die steuerkonforme und aufwandsarme Umsetzung des Essenszuschusses. Als Teil der flexiblen LOFINO Budgetlösung haben Arbeitgeber alle Mitarbeiterbenefits auf einer Plattform.

Welche Arten von Essenszuschüssen gibt es?

Der Essenszuschuss kann grundsätzlich auf drei verschiedene Arten gewährt werden:

  1. Vergünstigte Mahlzeiten, die direkt vom Arbeitgeber angeboten werden in der eigenen Kantine.
  2. Vorauszahlungen in Form von Essensgutscheinen oder Guthabenkarten, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Lebensmittel oder Mahlzeiten zu erwerben.
  3. Nachträgliche Erstattung von bereits gekauften Produkten oder konsumierten Speisen.

Die Wahl der geeigneten Option hängt von den Bedürfnissen und Möglichkeiten des Unternehmens ab. Auch die konkrete Ausgestaltung der einzelnen Umsetzungsformen kann variieren.

15-Tage-Regelung beachten

  • Der Essenszuschuss darf nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt werden: An Krankheitstagen, Urlaubstagen, Wochenenden oder sonstigen freien Tagen darf
    der Zuschuss nicht gezahlt werden.
  • Es empfiehlt sich den Zuschuss an maximal 15 Tagen zu gewähren, denn dann entfällt die Pflicht zur Dokumentation von Abwesenheitstagen.
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Die Belegprüfung im Modul Lunch entlastet Unternehmen und gewährleistet die Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften. Durch die nachträgliche Erstattung wird der Verpflegungszuschuss nur bei tatsächlichem Verzehr ausgezahlt.

Auch Sammelbelege mehrerer Mitarbeitenden oder gemischte Belege können dank Einzelbelegprüfung eingereicht und die geltend gemachten Beträge steuerkonform erstattet werden.

Lohnt sich der Essenszuschuss für Arbeitgeber?

Ja, der steuerfreie Essenszuschuss lohnt sich für Arbeitgeber aus mehreren Gründen:

Ersparnis von Lohnnebenkosten

  • Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden bis zu 7,23€ pro Arbeitstag (108,45€ pro Monat in 2024) steuerfrei und damit als echtes Netto-Gehaltsplus gewähren.
  • Für den steuerfreien Anteil müssen keine Lohnnebenkosten abgeführt werden, was Kosten für den Arbeitgeber spart.

Attraktiver Benefit zur Mitarbeiterbindung

  • Der Essenszuschuss ist ein beliebter und gefragter Benefit: So hält laut Stepstone-Studie „Jobsuche im Fokus“ fast die Hälfte (46 Prozent) der befragten Fach- und Führungskräfte eine Kantine oder einen Essenszuschuss für attraktiv.
  • Der Essenszuschuss erhöht die Mitarbeiterbindung, zeigt Wertschätzung und leistet einen Beitrag zur Gesundheit der Mitarbeitenden.
  • Mit digitalen Essenmarken erhöht sich die Flexibilität für Mitarbeitende, das und dort zu essen, wie es ihren Bedürfnissen entspricht.
  • Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies Arbeitgeber attraktiver für Bewerber machen.

Geringerer Verwaltungsaufwand

  • Bei digitalen Essenszuschüssen entfällt der Aufwand für Papiermarken, da nur die tatsächlich eingelösten Beträge abgerechnet werden.
  • Bei Gewährung für maximal 15 Arbeitstage pro Monat müssen keine Fehlzeiten dokumentiert werden.

Durch Steuervorteile und verwaltungsarme digitale Prozesse überwiegen für Arbeitgeber die Vorteile des Essenszuschusses gegenüber einer regulären Gehaltserhöhung.

Vorteile gegenüber Gehaltserhöhung

Wenn Arbeitgeber die Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeitenden erhöhen, führt dies häufig zu höheren Steuerabgaben. Nur ein kleiner Teil dieser Erhöhung kommt bei den Mitarbeitenden an. Essenszuschüsse hingegen können den Mitarbeitenden einen finanziellen Vorteil bringen, ohne dass die Steuerlast steigt.

Zahlt der Arbeitnehmer den vollen Sachbezugswert von 4,13 Euro und der Arbeitgeber den steuerfreien Höchstbetrag von 3,10 Euro pro Mahlzeit, bleibt die Gehaltserhöhung durch den Essenszuschuss für beide steuerfrei. Bei durchschnittlich 15 gewährten Zuschüssen im Monat bedeutet dies eine Gehaltserhöhung von 61,95 Euro netto im Monat bzw. 743,4 Euro im Jahr. Für den Arbeitgeber entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Selbst wenn das Unternehmen den Höchstbetrag von 7,23 Euro zuschießt und den Sachbezugswert pauschal mit 25 Prozent versteuert, entstehen dem Arbeitgeber weniger Kosten als bei einer herkömmlichen Lohnerhöhung. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiter von der kostenlosen Verpflegung – wirksames Mittel, um Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Mitarbeitende haben bei der Gewährung an 15 Tagen monatlich bis zu 108,45 € bzw. 1.301,40 € jährlich mehr Netto vom Brutto.

Weitere Informationen zum Essenszuschuss

Sonderfall: Essenzuschuss als Gehaltsumwandlung

Bei der Gehaltsumwandlung wird ein Teil des Bruttogehalts in den Essenszuschuss umgewandelt. Diese Umwandlung führt dazu, dass die Essensmarken steuerfrei (netto) mit dem Gehalt ausgezahlt werden, so dass Mitarbeitende in der Regel insgesamt mehr Nettogehalt erhalten als ohne Umwandlung.

Die heutigen Regelungen zur Gehaltsumwandlung sind deutlich strenger als noch vor einigen Jahren, typische Benefits, bei denen eine Gehaltsumwandlung möglich ist, sind das JobRad, Zuschüsse zur Mobilität, die betriebliche Altersvorsorge und eben der Essenszuschuss. Voraussetzung für die rechtssichere Umsetzung sind eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

Wichtig ist zudem, dass nicht genutzte Essensmarken nicht als Gehalt ausgezahlt werden dürfen.

Durch unterschiedliche Nutzungsgrade und damit schwankende Erstattungsbeträge kann das Nettoentgelt am Monatsende geringer ausfallen als ohne Umwandlung.

Aus diesen Gründen wird eine Entgeltumwandlung für den Essenszuschuss nur selten praktiziert und auch nicht empfohlen.

Abgrenzung Dienstreise und Verpflegungsmehraufwand

Im Gegensatz zum Essenszuschuss für arbeitstägliche Mahlzeiten wird der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten angesetzt. Er wird als Pauschale Arbeitnehmern gewährt, deren Tätigkeit mit Reisen verbunden ist. In diesem Fall sind die Verpflegungskosten Teil der Reisekosten und werden nach steuerfreien Pauschbeträgen berechnet. Diese richten sich nach der Dauer der Auswärtstätigkeit.

Zuletzt aktualisiert: 14. Mai 2024