Der Essenszuschuss für Mitarbeitende

Der Essenszuschuss ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten in betriebseigenen Kantinen oder externen Einrichtungen anzubieten.

Der Zuschuss kann in Form von Essensmarken, digitalen Essensmarken oder Geldleistungen gewährt werden. Wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitenden einen Zuschuss zu den Mahlzeiten gewährt, die außerhalb des Unternehmens eingenommen werden, kann dies in Form einer Essensmarke oder in Form einer Geldzahlung an einen externen Restaurantbetreiber erfolgen.

Früher waren diese Essensmarken meist aus Papier, zunehmend werden aber auch sogenannte „digitale Essensmarken“ verwendet. In der Praxis werden jedoch keine Essensmarken im eigentlichen Sinne verwendet, sondern die Mitarbeitenden bezahlen ihre Mahlzeiten selbst und erhalten rückwirkend eine Erstattung in Form des Zuschusses.

Der Essenszuschuss ist ein staatlich gefördertes Instrument, das die Ausgaben für die Mitarbeiterverpflegung während der Arbeitszeit steuerlich begünstigt behandelt. Es handelt sich dabei um einen geldwerten Vorteil.

Steuerlich sind folgende Bestandteilen zu berücksichtigen:

1. der amtliche Sachbezugswert der Mahlzeit
2. der freiwillige Zuschuss durch den Arbeitgeber
3. die Zuzahlung der Mitarbeitenden

1. Die amtlichen Sachbezugswerte 2024

Die Höhe der geldwerten Vorteile wird vom Gesetzgeber als amtlicher Sachbezugswert definiert und jährlich aufgrund steigender Lebenshaltungskosten angepasst. Die Sachbezugswerte für arbeitstägliche Mahlzeiten im Jahr 2024 sind:

• 2,17 EUR für ein Frühstück
• 4,13 EUR für ein Mittagessen
• 4,13 EUR für ein Abendessen

Der Arbeitgeber übernimmt den amtlichen Sachbezugswert (den sogenannten Pflichtanteil) in Höhe von 4,13 Euro für ein Mittag- oder Abendessen und versteuert diesen pauschal mit 25 Prozent.

2. Zuschuss durch den Arbeitgeber

Zusätzlich kann der Arbeitgeber pauschal bis zu 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei auf den amtlichen Sachbezugswert aufschlagen.

Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmenden insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 7,23 Euro pro Tag (2023: 6,90 EUR) für ein Mittag- oder Abendessen gewähren können (4,13 EUR Sachbezugswert + 3,10 EUR Arbeitgeberzuschuss). Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber nur eine Mahlzeit pro Arbeitstag bezuschussen kann. Außerdem darf der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.

3. Zuzahlung der Mitarbeitenden

Die Besteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert hängt davon ab, ob die Mitarbeitenden einen Teil der Mahlzeit selbst bezahlen oder nicht. Zahlt der Arbeitnehmer nicht den vollen Sachbezugswert aus eigener Tasche, stellt die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und der Zuzahlung des Arbeitnehmers einen geldwerten Vorteil dar. Dieser Differenzbetrag ist lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Arbeitgeber können den geldwerten Vorteil jedoch pauschal mit 25 Prozent versteuern, wobei keine Sozialabgaben anfallen.

Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den Sachbezugswert selbst, liegt kein geldwerter Vorteil vor.

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu den Regelungen des Essenszuschusses gemäß den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) in R.8.1 Absatz 7 für das Jahr 2024:

• Der maximale Zuschuss pro Tag beträgt 7,23 € (für 2024). Dieser Betrag kann sowohl für das Mittagessen als auch für das Abendessen gewährt werden.
• Der Sachbezugswert für Mahlzeiten beträgt im Jahr 2024 € 4,13 pro Mahlzeit. Bis zu diesem Betrag kann der Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse zum Mittag- und Abendessen gewähren.
• Der Arbeitgeber muss die Aufwendungen für die Mahlzeiten nachweisen können. Dies kann z. B. durch Rechnungen, Kassenbelege oder Quittungen erfolgen.
• Der Zuschuss muss arbeitstäglich gewährt werden. Der Zuschuss darf also nur an Tagen gewährt werden, an denen die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten.
• Der tatsächliche Preis der Mahlzeit darf nicht überschritten werden. Der Arbeitgeber darf also nicht mehr bezuschussen, als die Mahlzeit tatsächlich kostet.
• Die Unterlagen zum Nachweis der Aufwendungen müssen sowohl vom Arbeitgeber als auch von den Mitarbeitenden sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
• Der Essenszuschuss kann vor, während oder nach der Mahlzeit gewährt werden.
• Mitarbeitende können den steuerfreien Essenszuschuss für selbst bezahlte Mittag- und Abendessen verwenden. Gekaufte Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum sofortigen Verzehr oder zum Verzehr während der Mittagspause geeignet sind.
• Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabak sind nicht erstattungsfähig. Nichtalkoholische Getränke sind jedoch erstattungsfähig, wenn sie in Verbindung mit einer Mahlzeit verzehrt werden.
• Darüber hinaus besteht kein Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeiten, da in diesem Zusammenhang bereits Spesen gewährt werden.

Der Essenszuschuss kann grundsätzlich auf drei verschiedene Arten gewährt werden:

1. Vergünstigte Mahlzeiten, die direkt vom Arbeitgeber angeboten werden in der eigenen Kantine.
2. Vorauszahlungen in Form von Essensgutscheinen oder Guthabenkarten, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Lebensmittel oder Mahlzeiten zu erwerben.
3. Nachträgliche Erstattung von bereits gekauften Produkten oder konsumierten Speisen.

Die Wahl der geeigneten Option hängt von den Bedürfnissen und Möglichkeiten des Unternehmens ab. Auch die konkrete Ausgestaltung der einzelnen Umsetzungsformen kann variieren.

Ja, der steuerfreie Essenszuschuss lohnt sich für Arbeitgeber aus mehreren Gründen:

Ersparnis von Lohnnebenkosten

• Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden bis zu 7,23€ pro Arbeitstag (108,45€ pro Monat in 2024) steuerfrei und damit als echtes Netto-Gehaltsplus gewähren.
• Für den steuerfreien Anteil müssen keine Lohnnebenkosten abgeführt werden, was Kosten für den Arbeitgeber spart.

Attraktiver Benefit zur Mitarbeiterbindung

• Der Essenszuschuss ist ein beliebter und gefragter Benefit: So hält laut Stepstone-Studie „Jobsuche im Fokus“ fast die Hälfte (46 Prozent) der befragten Fach- und Führungskräfte eine Kantine oder einen Essenszuschuss für attraktiv.
• Der Essenszuschuss erhöht die Mitarbeiterbindung, zeigt Wertschätzung und leistet einen Beitrag zur Gesundheit der Mitarbeitenden.
• Mit digitalen Essenmarken erhöht sich die Flexibilität für Mitarbeitende, das und dort zu essen, wie es ihren Bedürfnissen entspricht.
• Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies Arbeitgeber attraktiver für Bewerber machen.

Geringerer Verwaltungsaufwand

• Bei digitalen Essenszuschüssen entfällt der Aufwand für Papiermarken, da nur die tatsächlich eingelösten Beträge abgerechnet werden.
• Bei Gewährung für maximal 15 Arbeitstage pro Monat müssen keine Fehlzeiten dokumentiert werden.

Durch Steuervorteile und verwaltungsarme digitale Prozesse überwiegen für Arbeitgeber die Vorteile des Essenszuschusses gegenüber einer regulären Gehaltserhöhung.

Wenn Arbeitgeber die Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeitenden erhöhen, führt dies häufig zu höheren Steuerabgaben. Nur ein kleiner Teil dieser Erhöhung kommt bei den Mitarbeitenden an. Essenszuschüsse hingegen können den Mitarbeitenden einen finanziellen Vorteil bringen, ohne dass die Steuerlast steigt.

Zahlt der Arbeitnehmer den vollen Sachbezugswert von 4,13 Euro und der Arbeitgeber den steuerfreien Höchstbetrag von 3,10 Euro pro Mahlzeit, bleibt die Gehaltserhöhung durch den Essenszuschuss für beide steuerfrei. Bei durchschnittlich 15 gewährten Zuschüssen im Monat bedeutet dies eine Gehaltserhöhung von 61,95 Euro netto im Monat bzw. 743,4 Euro im Jahr. Für den Arbeitgeber entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Selbst wenn das Unternehmen den Höchstbetrag von 7,23 Euro zuschießt und den Sachbezugswert pauschal mit 25 Prozent versteuert, entstehen dem Arbeitgeber weniger Kosten als bei einer herkömmlichen Lohnerhöhung. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiter von der kostenlosen Verpflegung – wirksames Mittel, um Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Mitarbeitende haben bei der Gewährung an 15 Tagen monatlich bis zu 108,45 € bzw. 1.301,40 € jährlich mehr Netto vom Brutto.

Bei der Gehaltsumwandlung wird ein Teil des Bruttogehalts in den Essenszuschuss umgewandelt. Diese Umwandlung führt dazu, dass die Essensmarken steuerfrei (netto) mit dem Gehalt ausgezahlt werden, so dass Mitarbeitende in der Regel insgesamt mehr Nettogehalt erhalten als ohne Umwandlung.

Die heutigen Regelungen zur Gehaltsumwandlung sind deutlich strenger als noch vor einigen Jahren, typische Benefits, bei denen eine Gehaltsumwandlung möglich ist, sind das JobRad, Zuschüsse zur Mobilität, die betriebliche Altersvorsorge und eben der Essenszuschuss. Voraussetzung für die rechtssichere Umsetzung sind eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

Wichtig ist zudem, dass nicht genutzte Essensmarken nicht als Gehalt ausgezahlt werden dürfen.

Durch unterschiedliche Nutzungsgrade und damit schwankende Erstattungsbeträge kann das Nettoentgelt am Monatsende geringer ausfallen als ohne Umwandlung.

Aus diesen Gründen wird eine Entgeltumwandlung für den Essenszuschuss nur selten praktiziert und auch nicht empfohlen.

Im Gegensatz zum Essenszuschuss für arbeitstägliche Mahlzeiten wird der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten angesetzt. Er wird als Pauschale Arbeitnehmern gewährt, deren Tätigkeit mit Reisen verbunden ist. In diesem Fall sind die Verpflegungskosten Teil der Reisekosten und werden nach steuerfreien Pauschbeträgen berechnet. Diese richten sich nach der Dauer der Auswärtstätigkeit.