Der Essenszuschuss vom Arbeitgeber

Alles, was Sie 2024 zum Essenszuschuss wissen müssen

Michelle
  • Essenszuschuss
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In Zeiten knapper Budgets und steigender Lebenshaltungskosten bieten steuerlich begünstigte Benefits wie der Essenszuschuss eine attraktive Alternative zu Gehaltserhöhungen. Erfahren Sie alles über den Essenszuschuss und wie Sie Steuern sparen können.

Das Wichtigste zusammengefasst

  • Der Essenszuschuss ist eine steuerbegünstigte Unterstützung, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden für das Mittagessen gewähren können. 
  • Arbeitgeber können pro Monat Essenszuschüsse an 15 Arbeitstagen mit je 7,23 Euro gewähren (entspricht 108,45 Euro im Monat, Stand 2024)  
  • Besteuerungsgrundlage ist der sog. Sachbezugswert. Dieser beträgt für ein Mittagessen im Jahr 2024 4,13 Euro und wird pauschal mit 25 % versteuert. Sind die Kosten geringer, wird der geringere Betrag versteuert.  
  • Der Essenszuschuss kann zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden oder durch Gehaltsumwandlung erfolgen. 

Was ist der Essenszuschuss? 

Der Essenszuschuss, auch Verpflegungszuschuss genannt, ist eine steuerbegünstigte Zuwendung, mit der Arbeitgeber die Mitarbeitenden beim arbeitstäglichen Mittagessen unterstützen können. Diese Leistung kann sowohl in der firmeneigenen Kantine als auch in externen Restaurants, Imbissen oder Supermärkten genutzt werden.

Essenszuschüsse können mit 25 % pauschalversteuert werden. Die Steuerlast trägt in der Regel der Arbeitgeber. Für den Mitarbeitenden ist die Leistung steuerfrei. Auch fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Dabei setzt sich der Essenszuschuss aus zwei Teilen zusammen: einem steuerpflichtigen Teil in Höhe des Sachbezugswert (4,13 Euro in 2024) sowie einem (freiwilligen) steuerfreien Zuschuss in Höhe von bis zu 3,10 Euro. 

Wie funktioniert der Essenszuschuss? 

Arbeitgeber können den Essenszuschuss entweder über firmeneigene Kantinen gewähren oder in Form von Papier-Essensmarken (z.B. Essens-/Restaurantgutscheinen) oder digitalen Essensmarken ausgeben. Moderne digitale Essensmarken bieten dabei mehr Flexibilität und Komfort, da sie in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt einlösbar sind.

LOFINO bietet eine digitale Lösung, mit der der Essenszuschuss über ein Essensbudget einfach abbildbar und einzulösen für jeden Mitarbeitenden ist und – im Gegensatz zu tatsächlich ausgegebenen Essensmarken, die möglicherweise ungenutzt bleiben – nur tatsächlich in Anspruch genommene Mahlzeiten abgerechnet werden.

Was sind Sachbezugswerte für Verpflegung 2024? 

Die Sachbezugswerte für Verpflegung definieren den Wert, den der Gesetzgeber einzelnen Mahlzeiten im Jahr 2024 zuordnet. Diese Werte dienen als Besteuerungsgrundlage für den steuerpflichtigen Teil des Essenszuschusses, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gewähren können.

Die Sachbezugswerte für Verpflegung wurden in der „Vierzehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung“ für das Jahr 2024 angepasst. Im Vergleich zum Vorjahr haben sich folgende Änderungen ergeben:

  • Mittagessen/Abendessen: 4,13 Euro (2023: 3,80 Euro)
  • Frühstück: 2,17 Euro (2023: 2 Euro)
  • Gesamtverpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen): 10,43 Euro (2023: 9,60 Euro)

Steuerfreie Aufstockung des Sachbezugswerts

Arbeitgeber können den Essenszuschuss mit einem maximalen Betrag von 3,10 Euro aufstocken. Dies bedeutet, dass sich der Essenszuschuss für Mitarbeitende im Jahr 2024 ausfolgenden zwei Anteilen zusammensetzt:

  • Sachbezugswert: 4,13 Euro (mit 25 % pauschal zu versteuern)
  • Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro

Was ist die Gesamthöhe des Essenszuschusses für 2024?

Pro Mitarbeitenden und pro Mahlzeit können somit im Jahr 2024 maximal 7,23 Euro je Arbeitstag steuerfrei erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen haben die Finanzbehörden 15 Tage pro Monat festgelegt, an denen Mitarbeitenden den steuerbegünstigten Essenszuschuss nutzen können. Andernfalls müsste der Arbeitgeber sämtliche An-/Abwesenheitstage der Mitarbeitenden dokumentieren. Daraus ergibt sich eine steuerbegünstigte zulässige Obergrenze von monatlich 108,45 Euro (Stand 2024).

Wichtig: Die Anwendung der 25 % Pauschalversteuerung ist nur möglich, sofern der Essenszuschuss 7,23 Euro nicht übersteigt. Gibt der Arbeitgeber bspw. Essensmarken im Wert von 10,00 Euro aus, müsste der komplette Betrag als geldwerter Vorteil mit dem individuellen Steuersatz des Mitarbeitenden versteuert werden.

Was sind die rechtlichen Grundlagen für den Essenszuschuss 2024?

Rechtlich betrachtet ist ein Essenszuschuss eine freiwillige soziale Zusatzleistung des Arbeitgebers. In der Regel besteht für Arbeitnehmende kein Anspruch darauf, es sei denn, die Gewährung eines solchen Zuschusses ist explizit im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt. 

Der Essenszuschuss stellt steuerrechtlich eine Einnahme dar (§ 8 Abs. 2 S. 6 EStG). Um zu gewährleisten, dass eine einheitliche Anwendung des Steuerrechts erfolgt, gibt es die Lohnsteuerrichtlinien sowie in vielen Fällen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Hier werden Beispielfälle oder Auslegungsfragen erläutert. Die Behandlung von Essenszuschüssen ist geregelt in R 8.1 (7) LStR sowie im BMF-Schreiben vom 18.01.2019 (BStBl I S. 66). 

Wie funktioniert die steuerliche Berechnung des Essenszuschusses des Arbeitgebers 2024? 

Essenszuschüsse können von Arbeitgebern pauschal mit 25 % versteuert werden. Dabei muss jedoch maximal der steuerpflichtige Anteil in Höhe von 4,13 Euro versteuert werden. Pro Essenszuschuss ergibt sich somit eine Steuerlast von bis zu 1,03 Euro (25 % von 4,13 Euro). Der darüberhinausgehende Betrag von bis zu 3,10 Euro bleibt steuerfrei. Insbesondere mit digitalen Lösungen zu Essenszuschüssen lässt sich die Steuerlast jedoch auch noch einfach verringern. Zahlt nämlich der Mitarbeitende zum Essen dazu, vermindert die Zuzahlung den steuerpflichtigen Sachbezugswert. Durch Hochladen des jeweiligen Belegs ist stets die Höhe der Zuzahlung nachweisbar. Intelligente Steueralgorithmen berücksichtigen dies. Hierzu drei Beispiele:

  Beispiel I Beispiel II Beispiel III
Steuerersparnis (1,03-Steuerlast) 0,04 € 0,365 € 1,03 €
Kosten der Mahlzeit 7,40 € 8,70 € 11,36 €
Essenszuschuss Erstattung AG -7,23 € -7,23 € -7,23 €
Zuzahlung des MA 0,17 € 1,47 € 4,13 €
Amtl. SBW 4,13 € 4,13 € 4,13 €
Reduzierter amtl. SBW -3,96 € -2,66 € 0 €
Pauschalsteuersatz 25 % 25 % 25 %
Steuerlast AG -0,99 € -0,665 € 0 €

Von den Kosten der Mahlzeit wird zunächst der vom Arbeitgeber gewährte Essenszuschuss abgezogen. Die verbleibende Zuzahlung des Mitarbeitenden reduziert die Besteuerungsgrundlage (sprich: den Sachbezugswert in Höhe von 4,13 Euro). In Beispiel I und II würden somit nur noch 3,96 bzw. 2,66 Euro versteuert werden. Sobald der Mitarbeitende eine Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswerts geleistet hat, reduziert sich die Steuerlast sogar auf 0,00 und der Essenszuschuss ist in dem Fall komplett steuerfrei.

Die Zuzahlung muss in einer durch das Finanzamt überprüfbaren Form nachgewiesen werden. Mit der Lösung von LOFINO, Belege über die gezahlten Mahlzeiten in der App hochzuladen, ist der Nachweis sichergestellt. Die Einzelbelege werden digital erfasst und können so dem entsprechenden Lohnkonto des Mitarbeitenden zugewiesen werden.

Gut zu wissen: Zahlt der Mitarbeitende weniger als 4,13 Euro für eine Mahlzeit, bspw. 2,00 Euro, ist der tatsächliche Wert als Besteuerungsgrundlage anzusetzen und nicht der Sachbezugswert. Der Mitarbeitende erhält auch nur 2,00 Euro erstattet. Auch hier haben Arbeitgeber bei der Nutzung eines digitalen Essensbudgets den Vorteil gegenüber ausgegebenen Essensmarken, dass ungenutztes Budget nicht verfällt.

Wie bleibt der Essenszuschuss für den Arbeitgeber steuerfrei?

Die obigen Beispiele zeigen, wie die Pauschalsteuer beim Essenszuschuss berechnet wird. Damit der Arbeitgeber den Zuschuss für das Mittagessen 2024 komplett steuerfrei gewähren kann, muss der Mitarbeitende einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 4,13 Euro leisten. So bleibt der gesamte Zuschuss von 11,36 Euro (4,13 Euro + 7,23 Euro) steuerfrei (siehe Beleg III).

Um den Zuschuss in allen Fällen steuerfrei zu gestalten, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen folgendes vereinbaren:

  • Der Mitarbeitende beteiligt sich immer mit dem Sachbezugswert von 4,13 Euro.
  • Der Arbeitgeber erstattet den restlichen Betrag des Mittagessens, maximal jedoch 7,23 Euro.

Das bietet den Vorteil, dass der gesamte Zuschuss sowohl für Mitarbeitenden als auch für Arbeitgeber komplett steuerfrei ist. Allerdings erhält der Mitarbeitende dadurch geringe Erstattungen.

Lohnt sich der Essenszuschuss für Arbeitgeber?

Der Essenszuschuss kann sich für Arbeitgeber aus mehreren Gründen lohnen:

  1. Steuerliche Vorteile: Der Arbeitgeber kann den Essenszuschuss an 15 Arbeitstagen bis zu einer Höhe von 7,23 Euro pro Tag und Mitarbeitenden gewähren. Besteuert werden max. 4,13 Euro. Je nach Zuzahlung des Mitarbeitenden kann die pauschale Steuerlast bis auf 0,00 Euro reduziert werden und der Essenszuschuss wäre somit vollständig steuerfrei. Generell können durch Pauschalversteuerung Lohnnebenkosten reduziert werden, da u.a. die Beiträge zur Sozialversicherung entfallen.  
  2. Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit: Der Essenszuschuss kann die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Ein warmes und gesundes Mittagessen kann die Leistungsfähigkeit und Konzentration der Mitarbeitenden verbessern und zu einem besseren Betriebsklima beitragen.
  3. Mitarbeiterbindung: Der Essenszuschuss kann als attraktiver Benefit für potenzielle Mitarbeitenden dienen und die Bindung der bestehenden Belegschaft erhöhen.
  4. Geringerer Verwaltungsaufwand: Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung ist der Verwaltungsaufwand für den Essenszuschuss geringer.
  5. Imagegewinn: Ein Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden einen Essenszuschuss gewährt, kann sich als sozial verantwortungsbewusstes Unternehmen präsentieren.

Essenszuschuss vs. Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen

Essenszuschüsse dürfen grds. nur Mitarbeitenden gewährt werden, die sich nicht auf Dienstreise befinden. Unschädlich bleiben jedoch Fälle, in denen Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt monatlich nicht mehr als drei Arbeitstage auswärts tätig sind.

Mitarbeitende auf Dienstreise erhalten eine eigene Unterstützung: Der Verpflegungsmehraufwand deckt höhere Verpflegungskosten während berufsbedingter Abwesenheit ab, während der Essenszuschuss für kürzere Arbeitstage gedacht ist. Im Gegensatz zum Essenszuschuss mit seinen 7,23 Euro pro Tag, können bei Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden die tatsächlichen Verpflegungskosten über den Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Zu erwähnen ist, dass den Arbeitgeber keine Pflicht trifft, Verpflegungsmehraufwendungen auszuzahlen. Sofern der Mitarbeitende von seinem Arbeitgeber keine Pauschalen erhält, steht ihm die Möglichkeit jedoch zu, diese in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Verpflegungsmehraufwendungen gelten ab einer Dienstreise, die länger als 8 Stunden andauert und auf der der Mitarbeitende die Kosten für die Verpflegung selbst trägt.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2024 in Deutschland?

Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit ab. In Deutschland gelten für Geschäftsreisen im Jahr 2024 folgende Sätze:

  • 8 bis 24 Stunden: 15 Euro
  • An- und Abreisetage: 15 Euro
  • Mehr als 24 Stunden: 30 Euro

Auslandssätze im BMF-Schreiben: Für Auslandsdienstreisen finden Sie im BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums länderspezifische Pauschalen. Der Verpflegungsmehraufwand ermöglicht eine flexible und faire Erstattung der Verpflegungskosten bei Dienstreisen. So profitieren sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber.

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Zuletzt aktualisiert: 08. Juli 2024