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Als 2020 plötzlich ganze Teams an Küchentischen arbeiteten, entstand eine Frage, die HR bis heute begleitet: Wer trägt die Kosten für ein professionelles Arbeitsumfeld zu Hause?
Vier Jahre später ist hybrides Arbeiten Normalität. Mitarbeitende richten sich langfristige Arbeitsplätze ein, Anschaffungen werden komplexer – und HR balanciert Arbeitgeberinteresse, Steuerrecht und moderne Arbeitsplatzgestaltung.
Die Erstattung von Homeoffice-Auslagen – also der Auslagenersatz im Homeoffice – ist damit kein „Corona-Nebenprodukt“, sondern ein fester Bestandteil strategischer HR- und Benefit-Planung.
Das Wichtigste in Kürze
- Betriebliche Veranlassung entscheidet über Erstattungsfähigkeit.
- Steuerfreiheit ist möglich, wenn Auslagenersatz korrekt gestaltet wird.
- Klare Prozesse verhindern Einzelfallentscheidungen und Chaos.
- Fairness & Produktivität steigen durch gleiche Ausstattungsstandards.
- Dokumentation ist Pflicht für Rechtssicherheit.
Warum Auslagenersatz im Homeoffice für HR wichtig ist
Hybride Arbeitsmodelle verschieben die Grenze zwischen privater und beruflicher Arbeitsumgebung. Mitarbeitende nutzen eigenes Equipment, während Unternehmen einen sicheren und produktiven Remote-Arbeitsplatz gewährleisten wollen.
Was ist Homeoffice-Erstattung?
Homeoffice-Erstattung bedeutet, dass ein Arbeitgeber Mitarbeitenden Kosten ersetzt, die ihnen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit zu Hause entstehen – zum Beispiel für Arbeitsmittel, Möbel oder digitale Tools. Dieser Auslagenersatz im Homeoffice ist steuerfrei möglich, wenn die Anschaffungen überwiegend betrieblich veranlasst sind und der Arbeitgeber die Kosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übernimmt.
Was tatsächlich erstattet werden kann
Homeoffice-Erstattung bedeutet nicht, dass Mitarbeitende „alles einreichen dürfen, was irgendwie mit dem Homeoffice zu tun hat”. Entscheidend ist die betriebliche Veranlassung, das heißt der fachliche Grund, warum eine Anschaffung für die Ausübung der Tätigkeit erforderlich oder sinnvoll ist.
Zu den erstattungsfähigen Ausgaben zählen:
- IT-Hardware: Monitor, Dockingstation, Headset
- Mobiliar: ergonomischer Stuhl, höhenverstellbarer Tisch
- Verbrauchsmaterial: Bürobedarf, Toner
- Software & Tools: relevante Programme
- Flexible Arbeitsräume: Coworking-Tagespässe
Nicht erstattungsfähig sind in der Regel Güter, die vorwiegend privaten Charakter haben oder ausschließlich den privaten Komfort erhöhen – zum Beispiel Dekoartikel, Premium-Kaffeemaschinen oder allgemeine Haushaltsgeräte.
Praxisbeispiel für die Homeoffice-Erstattung
Ein mittelständisches Unternehmen führt ein einmaliges Homeoffice-Budget von 250–500 Euro ein, damit Mitarbeitende ihre Ausstattung selbstständig verbessern können. Erstattungsfähig sind u. a.:
- Monitor
- Headset
- Tastatur/Maus
- Laptop-Stand
- ergonomische Kleinteile
Mitarbeitende kaufen benötigte Arbeitsmittel, laden den Beleg hoch und erhalten den Betrag steuerfrei als Auslagenersatz.
Das Ergebnis: geeignete und einheitliche Ausstattung, weniger IT-Rückfragen, höhere Produktivität im Homeoffice.
Steuerliche Grundlage – was wirklich zählt
Steuerfreiheit ist möglich
Die Grundregel lautet: Erstatten Sie Auslagen, die durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind, kann die Erstattung steuerfrei sein.
Dafür müssen drei Bedingungen erfüllt sein:
- Überwiegend betriebliches Interesse
Die Anschaffung muss objektiv für die berufliche Tätigkeit sinnvoll oder notwendig sein. - Zusätzlichkeit zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Die Erstattung darf kein „verdeckter Lohn" sein und nicht anstelle eines vereinbarten Gehalts treten. - Nachweis & Dokumentation
Ohne Beleg kein steuerfreier Auslagenersatz. Ohne Zweckbindung keine Rechtssicherheit.
Sozialversicherung im Blick behalten
Grundsätzlich gilt: Wird ein Auslagenersatz korrekt als Kostenersatz und nicht als Entgeltbestandteil behandelt, kann er auch sozialversicherungsfrei sein. Die konkrete Bewertung hängt jedoch vom Einzelfall ab. Bei Zweifelsfällen sollten Sie eine steuerliche Prüfung veranlassen.
Tipp: Internetzuschuss als Alternative oder Ergänzung
Neben der Ausstattung des Homeoffice (Hardware, Möbel etc.) können Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden auch durch einen steuerfreien Internetzuschuss unterstützen. Mit der sogenannten Internetpauschale können Arbeitgeber:innen monatlich bis zu 50 € steuer- und sozialversicherungsfrei für die privaten Internetkosten zahlen.
Wichtig: Der Zuschuss gilt unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden tatsächlich im Homeoffice arbeiten oder regelmäßig ins Büro kommen – also auch für Mitarbeitende im Büroalltag.
Die Internetpauschale eignet sich somit sowohl als Ergänzung zur klassischen Homeoffice-Erstattung, beispielsweise für Mitarbeitende, die dauerhaft remote arbeiten, als auch als eigenständiger Benefit, der die digitale Infrastruktur unterstützt und den Mitarbeitenden einen echten Netto-Vorteil bietet. Für Arbeitgeber ist der Aufwand überschaubar: Die Pauschalversteuerung mit 25 % übernimmt der Arbeitgeber, während die Auszahlung für die Mitarbeitenden netto bleibt.
Wie professionelle Erstattung funktioniert
Viele HR-Abteilungen starten mit gutem Willen – und enden in Excel-Chaos, Einzelfallentscheidungen oder unklaren Abrechnungswegen. Eine robuste Organisationslösung folgt drei Ebenen:
Klare Regeln
HR sollte eindeutige Antworten auf diese Fragen finden:
- Welche Ausgaben gelten als beruflich notwendig?
- Welche Obergrenzen gibt es (etwa für Möbel oder IT)?
- Gibt es jährliche oder monatliche Budgets?
- Müssen Anschaffungen vorher genehmigt werden?
- Wer ist für die Freigabe zuständig?
Einheitlicher Prozess
Ein einheitlicher Prozess ist nötig, weil Homeoffice-Erstattung sonst schnell zu einem Flickenteppich aus Sonderfällen, Diskussionen und Fehlern wird. Es entstehen Ungleichbehandlungen oder steuerliche Risiken. Ein klar definierter Ablauf sorgt für Fairness, Transparenz und Rechtssicherheit.
Ein bewährter Ablauf sieht so aus:
- Anschaffung durch Mitarbeitende
- Beleg-Upload über Formular oder Plattform
- Prüfung durch HR oder automatisiert
- Export an Payroll
- Erstattung über die Lohnabrechnung
Ein sauber kommunizierter Prozess reduziert individuelle Nachfragen erheblich.
Dokumentation & Compliance
Stellen Sie systematisch sicher, dass folgende Punkte erfüllt werden:
- Vollständige Belege mit erkennbarem Verwendungszweck
- Klare Zweckbeschreibung der Anschaffung
- Revisionssichere Ablage aller Unterlagen
- Export-Funktion für Lohnabrechnung und eventuelle Betriebsprüfungen
Vorteile einer Homeoffice-Erstattung
Mitarbeiterbindung durch Fairness
Gleiche Ausstattung ermöglicht gleiche Produktivität – unabhängig vom privaten Wohnumfeld. Das stärkt Bindung und Wertschätzung.
Professionalisierung des Remote-Workplace
Ergonomie, Produktivität und IT-Sicherheit werden verbessert, ohne dass Unternehmen alles selbst beschaffen müssen.
Effizienz in HR & Payroll
Standardisierung reduziert:
- Einzelfallprüfungen
- Fehler in der Abrechnung
- Rückfragen und Diskussionen
Für wen lohnt sich die Auslagen-Erstattung im Homeoffice?
Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen:
- Mit dauerhaft hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen
- Die faire und sichere Ausstattung gewährleisten wollen
- Die Benefits pragmatisch und steuerlich korrekt gestalten möchten
- Die administrativen Aufwand durch Standardisierung reduzieren wollen
Weniger sinnvoll ist es für Organisationen:
- Die kaum oder gar nicht remote arbeiten
- Die alle Arbeitsmittel zentral beschaffen und zur Verfügung stellen
- Die keine klaren Prüfkriterien definieren können oder wollen
Wie digitale Lösungen helfen können
Die Verwaltung Ihrer Homeoffice-Erstattung können Sie durch digitale Lösungen erheblich vereinfachen.
Moderne Benefit-Plattformen bieten Ihnen:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler
- Transparente Übersicht: Jederzeit Zugriff auf alle Erstattungen und Budgets
- Vereinfachtes Reporting: Schnell verfügbare Auswertungen für Management und Controlling
- Self-Service für Mitarbeiter: Eigenständige Beantragung mit direktem Beleg-Upload
- Nahtlose Integration: Anbindung an bestehende HR- und Finanzsysteme
Diese digitalen Helfer machen die Verwaltung auch komplexer Programme zum Kinderspiel und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
Steueroptimierte Kostenerstattung für die Arbeit im Homeoffice
Unser Homeoffice-Erstattungsmodul unterstützt Sie dabei, den gesamten Prozess sicher und effizient umzusetzen. Budgets, Belege und Freigaben werden zentral verwaltet, sodass Sie den Überblick behalten, ohne dass sich ein administrativer Mehraufwand ergibt.
Homeoffice-Erstattung ist ein zentraler Baustein moderner Arbeitsorganisation. Mit klaren Regeln, einem verlässlichen Prozess und sauberer steuerlicher Einordnung entsteht ein Benefit, der Fairness schafft, Produktivität steigert und HR entlastet.
Richtig umgesetzt bietet er sowohl Mitarbeitenden als auch Unternehmen nachhaltigen Mehrwert.
