Mobil arbeiten, wer zahlt?

Seit Sommer 2020 gelten neue Arbeitsschutzregeln, welche die Corona-Arbeitsschutzstandards konkretisieren. Vorgaben, die auch im Home-Office eingehalten werden müssen – zum Beispiel mit Blick auf Arbeitszeit, Pausen, aber auch den Zugang zu betrieblicher Kommunikation. Punkte, die Arbeitgeber am besten in einer Home-Office-Vereinbarung festhalten.

Viele Chefs stellen ihren Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel für daheim, etwa das Notebook, den größeren Bildschirm oder auch den ergonomischen Schreibtischstuhl. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Kosten für den Arbeitsplatz tragen – das lässt sich allerdings im Home-Office häufig nicht genau beziffern und noch weniger klar von privaten Aufwendungen trennen.

Trotzdem: Die schnelle Internetverbindung für die nächste Videokonferenz muss gesichert sein, das Diensthandy wird über die private Steckdose aufgeladen und die Druckerpatrone ist schneller leer, wenn berufliche Dokumente zusätzlich gedruckt werden müssen.

Kostenbeteiligung fürs Home-Office

Bieten Sie Ihren Angestellten daher eine Kostenbeteiligung an – steuerfrei sind beispielsweise bis zu 20 Prozent der Telefonrechnung (maximal 20 Euro pro Monat). Ein Barzuschuss für Internetkosten kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Wer hauptsächlich daheim arbeitet, kann – zumindest vorübergehend – auch auf Jobticket und Firmenwagen verzichten. Viele Verkehrsbetriebe bieten in Zeiten der Corona-Pandemie an, Ticket-Abos zu pausieren. Ob das Abo ausgesetzt oder die Ticketpreise anteilig erstattet werden, hängt vom lokalen Anbieter ab. Auch Autofahrten beschränken sich derzeit auf ein Minimum, bei manchen Unternehmen sind die Dienstwagen jetzt auf dem Firmengelände geparkt. An den Vorgaben der Ein-Prozent-Regelung ändert das grundsätzlich nichts, der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten ist auch dann anzusetzen, wenn das Auto nur gelegentlich überlassen wird oder der Mitarbeiter das Fahrzeug nur selten privat nutzt.

Fahren Ihre Mitarbeiter nicht regelmäßig ins Büro, können sie von der Einzelbewertung profitieren. Um den geldwerten Vorteil zu berechnen, setzen Arbeitgeber lediglich die tatsächlichen Fahrten zur Firma an – pro Kilometer 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises. Dieser ermäßigte Satz ist allerdings auf 180 Fahrten pro Kalenderjahr beschränkt – und die Mitarbeiter müssen schriftlich erklären, an welchen Tagen sie gefahren sind.

Ihre Angestellten können derartige Kosten auch über die persönliche Einkommensteuererklärung geltend machen. Weisen Sie sie darauf hin, dass sie dafür Nachweise benötigen – und beim Firmenwagen am besten ganzjährig ein Fahrtenbuch führen.