Sachbezüge in der Lohnabrechnung

Wenn Sie sich dazu entscheiden, ihren Mitarbeitenden steuerfreie Sachbezüge gewähren zu wollen, sind – neben der reinen Budgetplanung – weitere Punkte zu beachten:

• Art des Sachbezugs: steuerrechtliche Voraussetzungen & Ausgestaltung
• Kommunikation
• Dokumentation
• Konfiguration im Lohn- und Gehaltsprogramm & Darstellung auf der Abrechnung

Sachbezüge können einmalig, gelegentlich oder regelmäßig gewährt werden. Gerade bei regelmäßig, in der Regel monatlichen, Sachbezügen, sollte man sich als Arbeitgeber vor Einführung überlegen, welche Art von Sachbezug man anbieten möchte und den Bedarf der Mitarbeitenden abfragen. Eine Fitnessmitgliedschaft bspw. mag für viele attraktiv sein. Wer jedoch andere Hobbys verfolgt oder kein Fitnessstudio in der Nähe hat, wird den Sachbezug möglicherweise nicht oder nur selten nutzen. Das wäre ungenutztes Budget und der Mehrwert für den Mitarbeitenden fiele gering aus.

Bei verschiedenen Interessen und Bedürfnissen sind Gutscheine eine optimale Wahl. Korrekt angewandt bieten Gutscheinlösungen die Möglichkeit, dass Mitarbeitende aus einer Vielzahl von Anbietern den für sie ansprechendsten Gutschein wählen können. Soll der Sachbezug nicht nur eine einmalige, sondern regelmäßige Leistung sein, kann der Gutschein jeden Monat aufs Neue ausgewählt werden. Zwar sind die steuerrechtlichen Risiken bei der Ausgabe von Gutscheinen dank des erwähnten BMF-Schreibens deutlich gesunken. Arbeitgeber sollten vor der Auswahl und Gewährung von Gutscheinen jedoch Rücksprache mit ihrem Steuerberater halten und sicherstellen, dass der Gutschein bzw. Gutscheinanbieter auch tatsächlich die steuerrechtlichen Vorgaben erfüllt.

Recherchiert man im Internet zum Thema Sachbezüge, findet sich häufig die Aussage, dass Voraussetzung für die Anwendung der 50-Euro-Freigrenze ist, dass der Sachbezug zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Das gilt allerdings nur bei Sachbezügen in Form von Gutscheinen oder Geldkarten. Für andere Sachbezüge sind auch Gehaltsumwandlungen zulässig.

Beispiele, in denen ein Sachbezug auch mittels Gehaltsumwandlung gewährt werden könnte:

• Jobtickets
• Beiträge zu Versicherungen, bspw. Unfall- oder Zusatzkrankenversicherung, wenn der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer für die Mitarbeitenden Versicherungsleistungen abschließt
• Fitnessverträge, wenn Vertragspartner der Arbeitgeber ist

Sachbezüge sind nur bis 50 Euro pro Monat steuerfrei. Gerade bei größeren Unternehmen spielt Kommunikation hier eine wichtige Rolle: Verfügen bspw. Abteilungsleiter über eigene Budgets für Lohn- und Gehaltsleistungen, müssen die Verantwortlichen informiert darüber sein, in welcher Höhe bereits anderweitig Sachbezüge bezogen werden.

Beispiel: In einem Unternehmen erhält jeder Mitarbeitende monatlich einen Sachbezugsgutschein im Wert von 40 Euro. Der Abteilungsleiter Einkauf möchte anlässlich der Zielerreichung für das Geschäftsjahr seinen Teammitgliedern einen Präsentkorb zukommen lassen. Da die Freigrenze jedoch bereits mit 40 Euro nahezu ausgeschöpft ist, dürften die Kosten pro Teammitglied nicht höher als 10 Euro sein. Andernfalls wird der gesamte Betrag, also auch der Gutschein, steuer- und beitragspflichtig.

Ausnahmen gelten für besondere Anlässe von Mitarbeitenden: Geburtstag, Hochzeit, Firmenjubiläum o. ä. Anlässe können Arbeitgeber neben der 50-Euro-Freigrenze gewähren. Damit bietet sich gerade für Team- oder Abteilungsleiter eine geeignete Möglichkeit, individuelle Geschenke zu machen.

Mehr zum Thema Aufmerksamkeiten finden Sie in hier.

Arbeitgeber müssen sämtliche Sachbezüge im Lohnkonto eintragen und auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden. Das gilt auch für steuerfreie Bezüge. Ausnahmen hiervon sind möglich, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist, d. h. es müssen betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen bestehen (sog. Aufzeichnugnserleichterung, § 4 Abs. 3 LStDV). Die Befreiung zur Aufzeichnung ist zudem nur auf Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt möglich.

Die Dokumentation von Sachbezügen im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze können Arbeitgeber mithilfe eines Benefitanbieters deutlich erleichtern. Statt vieler Einzellösungen und Anbieter kann eine Plattform genutzt werden, was auch bei der Abrechnung wertvolle Zeit spart: die Abrechnungsdaten werden automatisch im passenden Format bereitgestellt. Die Dokumentation entspricht den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben. So entfällt kostenintensiver Verwaltungsaufwand in der Personal- und Buchhaltungsabteilung.

Sollten Sie sich dazu entschieden haben, Ihren Mitarbeitenden einen Sachbezug steuerfrei im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze zu gewähren, muss dieser entsprechend im Lohn- und Gehaltsprogramm konfiguriert werden. Je nachdem, ob Ihre Lohnbuchhaltung inhouse oder extern geführt wird, erfordert die Einführung des Sachbezugs ein gewisses Maß an Konfiguration.

Sachbezug bei interner Lohnabrechnung

Für die korrekte Abrechnung ist es wichtig, dass der Sachbezug mit der richtigen Lohnart konfiguriert wird. In der Regel gibt es in jedem Lohnprogramm Standardlohnarten. Für Sachbezüge im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze sind diese oft betitelt mit „Sachbezug, st/sv-frei“, „Sachbezug bis 50 Euro“ o. ä. Der Sachbezug wird dann steuer- und sozialversicherungsfrei abgerechnet. Da der Sachbezug zwar im Gesamtbrutto auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt wird, aber nicht (als Geldleistung) ausgezahlt wird, muss ein entsprechender Netto-Abzug erfolgen (siehe auch nachfolgend Darstellung auf der Gehaltsabrechnung). Bei den vordefinierten Lohnarten ist dies üblicherweise hinterlegt, sodass keine weitere Konfiguration nötig ist.

Bei wiederkehrenden Sachbezügen in gleicher Höhe empfiehlt es sich, dies – sofern technisch möglich – im Lohnprogramm zu hinterlegen. Der Sachbezug wird dann mit jeder Abrechnung abgerechnet.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung ausgelagert haben, ist der Aufwand verhältnismäßig gering, da Sie lediglich die relevanten Daten (Höhe und Art des Sachbezugs, begünstigte Mitarbeitende) an den Dienstleister geben müssen. Gerade in der Einführungsphase empfiehlt sich hier eine Überprüfung, ob die Daten richtig verarbeitet wurden und die Sachbezüge steuerrechtlich korrekt abgebildet wurden.

Angenommen, Sie haben sich für eine Gutscheinlösung als Sachbezug entschieden und der 1. Abrechnungsmonat ist abgeschlossen. So oder so ähnlich könnte die Abrechnung aussehen:

Möglicherweise werden von einigen Mitarbeitenden Rückfragen kommen. Denn auf den 1. Blick mag es verwirrend sein: erst wird der Gutschein bei den Bruttobezügen aufgeführt, unten wird er wieder abgezogen. Warum?

Wie bereits oben erläutert, sind sämtliche Sachbezüge zu dokumentieren. Obwohl Sachbezüge bis 50 Euro steuerfrei sind, werden sie deshalb zunächst einmal im Gesamtbrutto aufgeführt. Eine Auswirkung auf die Steuer- und Sozialabgabenlast haben sie jedoch nicht. Das erkennt man an den Buchstaben „FFJ“: Der Buchstabe F steht dabei für steuer- bzw. sozialabgabenfrei, weshalb das Steuer-Brutto unten links auch geringer ist als das Gesamt-Brutto. Das J bedeutet, dass der Bezug Bestandteil des Gesamtbruttos ist.
Nun müssen die 50 Euro jedoch wieder abgezogen werden, da der Betrag dem Mitarbeitenden ja bereits als Sachbezug in Form des Gutscheins zugeflossen ist. Zur Abbildung dient der untere rechte Teil auf der Gehaltsabrechnung, Netto-Bezüge/ Netto-Abzüge. Die Beträge erhöhen oder kürzen den Netto-Verdienst und ergeben den Auszahlungsbetrag. Der Mitarbeitende hat den Sachbezug in Form des Gutscheins erhalten, daher werden die 50 Euro als Netto-Abzug aufgeführt. Es ergibt sich der tatsächliche Auszahlungsbetrag.

Bei guter Planung ist das steuerliche Risiko bei Sachbezügen gering, der Nutzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hoch.

Wenn die Planung und Einführung eines steuerfreien Sachbezugs im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze gut durchdacht ist, bietet er eine gute Möglichkeit, den Mitarbeitenden Wertschätzung außerhalb von Gehaltserhöhungen entgegenzubringen.

Vor der Einführung sollten Arbeitgeber in jedem Fall mit ihrem Steuerberater über die Ausgestaltung sprechen und sicherstellen, dass alle Voraussetzungen (Vorliegen eines Sachbezugs, Einhaltung der 50-Euro-Freigrenze, keine Gehaltsumwandlung bei Gutscheinen/Geldkarten) für die Steuerfreiheit erfüllt sind.

Mit Hilfe eines Benefitanbieters kann sowohl die Einführung als auch die laufende Dokumentation und Lohnbuchhaltung deutlich vereinfacht werden. Je nach Lohnprogramm können die notwendigen Daten einfach über eine API-Schnittstelle oder per csv-Datei importiert werden.