Steuerliche Grundlagen von Sachbezügen

Sachbezugswerte sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) verankert und dienen der erleichterten Bewertung von Sachbezügen hinsichtlich Steuer- und Sozialabgaben, insbesondere wenn es um die Gestellung von Verpflegung und Unterkunft oder steuerfreie Lohnzuschläge geht. Die SvEV wird jedes Jahr durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erlassen. So stellt die SvEV eine wichtige Verbindung zum Steuerrecht dar. Für Arbeitgeber sind vor allem die aktualisierten Sachbezugswerte relevant.

Aber Vorsicht: was auf den 1. Blick wie ein Sachbezug aussehen mag, kann aus Sicht des Gesetzgebers eine Geldleistung darstellen. Insbesondere bei Gutscheinangeboten kam es in der Vergangenheit häufig dazu, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden vermeintlich steuerfreie Sachbezüge gewährt haben und diese im Zuge einer Betriebsprüfung als Geldleistung und somit steuerpflichtiger Arbeitslohn klassifiziert wurden.

Das Bundesministerium für Finanzen hat daraufhin in einem umfangreichen Schreiben Anwendungsfragen beantwortet und anhand von Beispielfällen für mehr Klarheit gesorgt. So müssen Gutscheine und Geldkarten grundsätzlich einer der dort genannten Kategorien zugeordnet werden können. Arbeitgeber sollten dennoch vor der Einführung von Sachbezügen mit ihrem Steuerberater die rechtlichen Voraussetzungen prüfen.

Was ist ein geldwerter Vorteil?

Anstelle von Sachbezug ist manchmal auch die Rede von „geldwerter Vorteil“. Der geldwerte Vorteil ist ein Begriff aus dem Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht und beschreibt bzw. beziffert den wirtschaftlichen Vorteil, den der Mitarbeitende aus der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung von Sachbezügen oder ähnlichen Leistungen bezieht. Ein gängiges Beispiel ist die Überlassung eines Firmenwagens für Privatfahrten. Der Mitarbeitende darf das Fahrzeug privat nutzen. Dadurch entsteht ihm ein wirtschaftlicher Vorteil, der versteuert werden muss. Analog verhält es sich mit einem per Gehaltsumwandlung finanzierten Firmenfahrrad: Nicht das Fahrrad an sich wird versteuert, sondern der geldwerte Vorteil, d.h. der private Nutzen, hieraus.  

Die Berechnung des geldwerten Vorteils ist abhängig davon, ob es eine besondere Steuervorschrift (bspw. die 0,25 %-Regel beim Firmenrad oder die Pauschalbesteuerung von Sachzuwendungen nach § 37b EStG) zur Bewertung des Sachbezugs gibt oder ob es für den jeweiligen Sachbezug einen amtlichen Sachbezugswert gibt. Amtliche Sachbezugswerte finden sich vor allem bei der Gestellung von Unterkunft/ Verpflegung und Essenszuschüssen. Sie dienen der Vereinfachung des Einzugs von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Findet sich keine besondere Vorschrift zur Bewertung des Sachbezugs, darf die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge genutzt werden: Sachbezüge bis 50 Euro (brutto) pro Monat pro Mitarbeitenden können Arbeitgeber steuerfrei gewähren. Es handelt sich um eine Freigrenze, d. h. wird der Betrag auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei mehreren Sachbezügen pro Monat sollten Arbeitgeber daher besonders darauf achten, dass der Betrag nicht überschritten wird.

Auch ist es nicht möglich, zunächst die Freigrenze auszuschöpfen, um im Anschluss weitere (voll steuerpflichtige) Sachbezüge zu gewähren. Ohne Anwendung der Freigrenze werden Sachbezüge mit dem üblichen Endpreis abzgl. 4 % oder dem günstigsten Marktpreis bewertet oder pauschal mit 30 % versteuert.

Sachbezüge sind ein wertvolles Instrument, um Mitarbeitende zu motivieren und wirtschaftlich attraktive Leistungen anzubieten.

Arbeitgeber sollten darauf achten, dass Sachbezüge richtig eingeordnet und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen und mögliche Risiken wie Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Bei sorgfältiger Planung und rechtlicher Beratung profitieren sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende nachhaltig von diesen Möglichkeiten.