Geschenke an Mitarbeitende

Geschenke für Mitarbeitende sind eine häufig gewählte Form der Arbeitgeberleistung, die keine Gegenleistung erfordern. Sie ermöglichen es, Beschäftigte einfach zu belohnen oder zu motivieren. Besonders vorteilhaft für Arbeitgeber sind dabei Zuwendungen, die weder lohnsteuerpflichtig noch sozialversicherungspflichtig sind.

Auf welche Voraussetzungen Sie achten müssen, erklären wir in den nachfolgenden Absätzen.

Sachzuwendungen (oder auch Sachbezüge) sind Geschenke, die unabhängig von einem bestimmten Anlass gewährt werden. Sie können in Form von Gutscheinen, Tankkarten, kleinen Sachprämien oder anderen Waren oder Dienstleistungen gewährt werden. Aber auch Rabatte und Zinsersparnisse, die ein Mitarbeiter aufgrund des Arbeitsverhältnisses erhält, können einen Sachbezug darstellen. Der Gesetzgeber erlaubt es Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern monatlich Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren.

Dies macht Sachbezüge zu einer attraktiven Möglichkeit, regelmäßig Anerkennung zu zeigen, ohne zusätzliche Abgaben befürchten zu müssen.

Monatliche Freigrenze für Sachbezüge beachten

Entscheidend für die Steuerfreiheit ist jedoch, dass der Gesamtwert der Sachbezüge im Monat die Grenze von 50 € nicht überschreitet, da bei Überschreitung der gesamte Betrag steuerpflichtig wird. Im Falle von Geld- oder Gutscheinkarten muss der Sachbezug zudem zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.  

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern oder in deren Haushalt lebende Angehörige (wie Verlobte, Lebenspartner, Kinder, etc.) zu besonderen persönlichen Anlässen im privaten Bereich (wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) oder beruflichen Kontext (z.B. Jubiläum, bestandene Prüfung) Aufmerksamkeiten zukommen lassen. Diese Aufmerksamkeiten sind aiuch als Gelegenheitsgeschenke bekannt.

Diese Geschenke sind bis zu einem Wert von 60 € inkl. Umsatzsteuer pro Anlass steuer- und abgabenfrei.

Beispiele sind Blumen, Bücher, Genussmittel wie Wein oder hochwertige Tabakgeschenke, Ton- und Bildträger (z.B. CDs) oder Gutscheine von verschiedenen Anbietern.

Hinweis: Die Aufmerksamkeitsgrenze von 60 Euro ist ein Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer.

Pauschalversteuerte Sachbezüge

Sachbezüge, die die Freigrenzen für Sachzuwendungen oder Aufmerksamkeiten übersteigen, können entweder mit dem individuellen Einkommensteuersatz oder nach § 37b EStG pauschal mit 30 % versteuert werden. Diese Pauschalversteuerung kann bis zu einem Betrag von 10.000 € brutto pro Jahr und Arbeitnehmer angewendet werden. Hinzu kommen pauschaler Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer sowie Sozialversicherungsabgaben. Darüber hinausgehende Sachbezüge müssen mit dem individuellen Steuersatz versteuert werden.

Diese Art der Pauschalversteuerung ist an besondere Voraussetzungen geknüpft:

• So müssen die Sachbezüge zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
• Zudem gelten zweckgebundene Geldleistungen oder nachträgliche Kostenerstattungen nicht als Sachbezug, sondern als Geldleistung und können folglich nicht pauschalversteuert werden.
  Eine zweckgebundene Geldleistung und damit kein Sachbezug liegt bspw. vor, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Arbeitnehmer einen Betrag in Höhe von 700 Euro zum Erwerb eines Fahrrads erhält – die Pauschalversteuerung ist nicht anwendbar. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad erwirbt und gegen Vorlage des Kaufbelegs den Betrag von 700 Euro erstattet bekommt – hierbei handelt es sich um eine nachträgliche Kostenerstattung, die ebenfalls nicht begünstigt ist.

Die Abgrenzung von Geld- und Sachleistungen hatte in der Vergangenheit vielfach zu Unklarheiten geführt. Mit dem BMF-Schreiben vom 15.03.2022 wurden bereits viele Fragezeichen gelöst. Für eine korrekte Anwendung der Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen empfiehlt sich dennoch eine Beratung durch einen Steuerberater, da Korrekturen im Zweifel kosten- und zeitintensiv werden können.

Aktuelle Umfragen zeigen, dass sich 75 % der Befragten gerade zu Weihnachten über Sonderzahlungen oder Gutscheine freuen würden. Doch nur rund 40 % der Arbeitgeber kommen diesem Wunsch nach.