Steuerfreie Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende

Wertschätzung ohne steuerliche Belastung

LOFINO Redaktion
  • Sachbezug
Lesezeit: Minuten | Aktualisiert: 11. Oktober 2024

Weihnachten ist eine gute Gelegenheit für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden Wertschätzung zu zeigen. Dabei bieten steuerfreie Weihnachtsgeschenke eine attraktive Möglichkeit, diese Anerkennung zu zeigen, ohne steuerliche Nachteile in Kauf zu nehmen. Arbeitgeber können von der 50-Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen profitieren und mit durchdachten Geschenken nicht nur steuerlich, sondern auch emotional punkten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Personalverantwortliche steuerfreie Weihnachtsgeschenke effektiv umsetzen können, und erhalten konkrete Ideen für Geschenke, die innerhalb der Freigrenze bleiben.

Warum Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende wichtig sind

Wertschätzung zeigen und Steuervorteile nutzen

Steuerfreie Weihnachtsgeschenke sind eine großartige Gelegenheit, Mitarbeitende zu belohnen, ohne dass Steuern oder Sozialabgaben anfallen. Laut § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden monatlich Sachbezüge im Wert von bis zu 50 Euro (brutto) gewähren, die steuer- und sozialabgabenfrei bleiben. Zu diesen Sachbezügen gehören Waren, Dienstleistungen und Gutscheine.

Wichtig: Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze und kein Freibetrag. Übersteigt der Wert des Geschenks inklusive Mehrwertsteuer die Grenze von 50 Euro, muss der gesamte Geschenkewert versteuert werden.

Besonders in der Weihnachtszeit bietet es sich an, diese Regelung auszunutzen, um den Mitarbeitenden eine Freude zu bereiten und gleichzeitig die finanzielle Belastung für das Unternehmen gering zu halten.

Wie Weihnachtsgeschenke die Mitarbeitermotivation steigern:

  • Geschenke zeigen, dass Arbeitgeber Leistungen der Mitarbeitenden wertschätzen, und schaffen eine positive Arbeitsatmosphäre.
  • Individuelle Geschenke und personalisierte Artikel, die auf die Mitarbeitenden zugeschnitten sind, stärken die Bindung.

Wussten Sie...

Motivation und Bindung stärken

Laut der EY Jobstudie 2023 (Quelle) fehlt es fast einem Drittel der Mitarbeitenden an Anerkennung, was sich negativ auf die Motivation auswirkt.

Weihnachtsgeschenke sind eine einfache Möglichkeit, die Bindung der Beschäftigten zu erhöhen und ihnen das Gefühl zu geben, dass ihre Leistungen geschätzt werden. Zufriedene Mitarbeitende zeigen sich loyaler und sind produktiver – das macht steuerfreie Geschenke zu einem cleveren Investitionsfeld.

Ideen für steuerfreie Weihnachtsgeschenke

Hier sind einige kreative Geschenkideen, die die Freigrenze optimal ausschöpfen:

1. Gutscheine für Einzelhandel oder Online-Shops

Gutscheine gehören zu den flexibelsten Geschenken. Steuerrechtlich sind sie jedoch mit Vorsicht zu genießen, da sie die Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 a Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen müssen. Grob zusammengefasst muss der Gutschein daher einer der folgenden Kategorien angehören:

  • Limitiertes Netzwerk, hierzu zählen bspw. Gutscheinkarten von Einkaufsläden oder Einzelhandelsketten;
  • Limitiertes Waren- oder Dienstleistungsangebot, B. Tankkarten, Gutscheine für einen Buchladen oder ein Kinogutschein;
  • Instrumente zu steuerlichen oder sozialen Zwecken, hierunter fallen z. B. Essensmarken

Eine Barauszahlung muss ausgeschlossen sein. Die Gutscheine sind bei Mitarbeitenden beliebt, weil sie selbst entscheiden können, was sie sich gönnen möchten. Achten Sie darauf, dass der Gutscheinwert 50 Euro nicht übersteigt.

2. Präsente aus dem Lebensmittelbereich

Kleine Präsentkörbe oder hochwertige Lebensmittelgeschenke wie Pralinen, Wein oder Spezialitäten aus der Region sind nicht nur persönlich, sondern bleiben leicht unter der steuerlichen Freigrenze. Solche Geschenke verbinden den Schenkenden oft emotional mit dem Beschenkten und hinterlassen einen positiven Eindruck.

3. Personalisiertes Bürozubehör

Gravierte Stifte, personalisierte Notizbücher oder bedruckte Tassen mit dem Namen der Mitarbeiter:in sind ebenfalls wertschätzende Geschenke, die im Rahmen der Freigrenze bleiben. Diese Art von Geschenken zeigt, dass der Arbeitgeber auf individuelle Wünsche eingeht und jedem Mitarbeitenden eine persönliche Freude bereitet.

4. Digitale Geschenke und Abonnements

In der digitalen Welt werden Geschenke wie Spotify- oder Netflix-Abonnements immer beliebter. Auch digitale E-Book-Gutscheine sind eine moderne Geschenkidee, die sich hervorragend für Mitarbeitende eignet.

5. Wellness-Geschenke

Wellness-Produkte wie Massagegeräte, Aroma-Diffuser oder Gutscheine für Wellnessbehandlungen sind nicht nur praktisch, sondern tragen auch zur Erholung bei. Auch kleine Wellness-Pakete für den Homeoffice-Alltag, beispielsweise ergonomisches Zubehör, können innerhalb der Freigrenze angeboten werden.

Rechtliche Bedingungen beachten

Damit Weihnachtsgeschenke wirklich steuerfrei bleiben, muss der Arbeitgeber darauf achten, dass die monatliche Freigrenze von 50 Euro eingehalten wird. Das bedeutet, dass die Summe der Sachzuwendungen 50 Euro pro Monat nicht übersteigen darf. Außerdem darf die Sachzuwendung nicht bar ausgezahlt werden. Auch nachträgliche Kostenerstattungen fallen darunter.

Beispiel: Mitarbeiter eines Unternehmens dürfen sich zu Weihnachten in einem beliebigen Geschäft ihrer Wahl ein Geschenk im Wert von bis zu 50 Euro aussuchen und erhalten den Betrag nach Vorlage der Quittung vom Arbeitgeber bezahlt. Es handelt sich um eine Geldleistung, die nicht unter die 50-Euro-Freigrenze fällt.

Voraussetzungen für den 50-Euro-Sachbezug

Die 50-Euro-Freigrenze für steuerfreie Sachbezüge ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern monatlich Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen zu lassen.

Hier die wichtigsten rechtlichen Voraussetzungen:

  • Monatliche Freigrenze: Die Freigrenze beträgt 50 Euro pro Monat und darf nicht überschritten werden. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
  • Art der Zuwendung: Sachbezüge können in Form von Gutscheinen oder direkten Sachzuwendungen gewährt werden. Sie dürfen jedoch nicht in bar ausgezahlt werden.
  • Dokumentationspflicht: Arbeitgeber müssen die gewährten Sachbezüge im Lohnkonto dokumentieren, einschließlich des Ausgabedatums und der Höhe der Zuwendung.
  • Kriterien für Gutscheine: Gutscheine müssen den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere den Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 a ZAG entsprechen, um als Sachbezug anerkannt zu werden (siehe oben). Sie müssen zudem zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig.

Die 50-Euro-Freigrenze wird im Einkommensteuergesetz definiert: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro: Nicht für Weihnachtsgeschenke geeignet

Es gibt eine häufige Verwechslung zwischen Aufmerksamkeiten bis 60 Euro und den steuerfreien Sachbezügen bis 50 Euro. Aufmerksamkeiten wie Blumensträuße, Weinflaschen oder kleinere Geschenke im Wert von bis zu 60 Euro können zwar ebenfalls steuerfrei gewährt werden, sind jedoch nur bei persönlichen Anlässen des Mitarbeiters zulässig. Hierzu zählen beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten oder Geburten.

Weihnachtsgeschenke fallen nicht unter diese Regelung, da sie ein allgemeiner Anlass und nicht an persönliche Ereignisse geknüpft sind. Unternehmen, die Weihnachtsgeschenke über 50 Euro geben und diese als Aufmerksamkeiten deklarieren möchten, könnten deshalb in eine steuerliche Falle tappen. Es ist also wichtig, bei der Planung der Weihnachtsgeschenke die Grenze von 50 Euro für Sachbezüge einzuhalten, um steuerliche Vorteile nutzen zu können.

Nutzung des 110-Euro-Freibetrags für Betriebsveranstaltungen

Weihnachtsgeschenke und Betriebsfeiern

Es ist auch möglich, im Rahmen einer Weihnachtsfeier Geschenke zu überreichen, hierfür kann der 110-Euro-Freibetrage (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) für Betriebsveranstaltungen genutzt werden. Hierbei handelt es sich um den Bruttowert.

Der 110-Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen ermöglicht es Arbeitgebern, Zuwendungen an ihre Mitarbeitenden im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bis zu einem Betrag von 110 Euro pro Person und Veranstaltung steuerfrei zu belassen. Diese Regelung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.

Zur Berechnung des Freibetrages werden die Gesamtkosten der Veranstaltung einschließlich Umsatzsteuer durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Gäste geteilt. Maßgeblich ist die tatsächliche Teilnehmerzahl, nicht die Zahl der Arbeitnehmer:innen des Betriebs oder der eingeladenen Gäste. Für Begleitpersonen ist kein Freibetrag anzusetzen. Ihr Anteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.

Zu den Zuwendungen, die in den Freibetrag einbezogen werden zählen alle Aufwendungen des Arbeitgebers, die unmittelbar mit der Weihnachtsfeier zusammenhängen. Hierzu gehören beispielsweise:

  • Speisen und Getränke
  • Raummiete
  • Unterhaltungsprogramm (z.B. Musik, Künstler)
  • Kosten für anwesende Sanitäter und/oder für die Erfüllung behördlicher Auflagen

Der Freibetrag kann nur für Betriebsveranstaltungen in Anspruch genommen werden. Eine Betriebsveranstaltung ist gegeben, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dazu können ehemalige Mitarbeitende und Begleitpersonen gehören, genau sowie Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer konzernangehöriger Unternehmen. Natürlich ist auch eine Abteilungsfeier eine Betriebsveranstaltung, auch wenn sie nicht alle Mitarbeitenden mit einbezieht. Wichtig ist, dass das Recht zur Teilnahme nicht von der Stellung des Mitarbeitenden, von der Gehaltsgruppe, von der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder von Leistungsmerkmalen abhängig ist.

Zuwendungen bis 110 Euro müssen nicht auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden. Wird der Freibetrag jedoch überschritten oder finden mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr statt, entsteht ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil Der Arbeitgeber kann dann den übersteigenden Betrag mit einem Pauschalsteuersatz gem. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG von 25 % versteuern. Sozialabgaben entstehen nicht. Der Betrag muss jedoch auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen werden.

Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG geregelt.

Einführung des monatlichen Sachbezug-Gutscheins

Flexibilität und Wertschätzung im neuen Jahr

Wollen Arbeitgeber das ganze Jahr über Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden ausdrücken, ist die Einführung des monatlichen steuerfreien Sachbezugs in Form von Gutscheinen eine geeignete Möglichkeit. Seit 2022 können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei in Form von Gutscheinen oder Geldkarten gewähren. Diese Regelung bietet nicht nur steuerliche Vorteile, sondern ermöglicht auch eine flexible und personalisierte Wertschätzung.

Der Vorteil von Gutscheinen liegt in der großen Auswahl. Mitarbeitende können aus einer breiten Palette von Anbietern wie Onlineshops oder auch lokalen Geschäften wählen und somit den Gutschein an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Dies stärkt nicht nur die Autonomie der Mitarbeitenden, sondern gibt ihnen auch das Gefühl, dass ihre individuellen Vorlieben und Interessen berücksichtigt werden.

Für Unternehmen ist die regelmäßige Vergabe von Gutscheinen eine einfache, aber effektive Möglichkeit, die Mitarbeiterbindung und -motivation nachhaltig zu steigern. Die kontinuierliche Wertschätzung schafft ein positives Betriebsklima und fördert gleichzeitig die Zufriedenheit der Belegschaft.

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Häufige Fragen

Welche Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter sind steuerfrei?

Weihnachtsgeschenke sind steuerfrei, wenn sie als Sachbezüge gelten und den Wert von 50 Euro pro Monat nicht übersteigen. Beispiele sind Gutscheine (sofern sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG genügen), Weihnachtskörbe oder personalisierte Geschenke.

Was fällt unter den steuerfreien Sachbezug?

Zu den steuerfreien Sachbezügen zählen Sachgeschenke wie ZAG-konforme Gutscheine, Tankkarten, Präsentkörbe oder personalisierte Büroartikel, sofern der Wert 50 Euro nicht übersteigt und keine Barauszahlung möglich ist.

Kann ein Arbeitgeber mehrere steuerfreie Geschenke im Jahr machen?

Ja, Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern monatlich Sachzuwendungen von bis zu 50 Euro zukommen lassen. Zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen sind die sogenannten Aufmerksamkeiten bis 60 Euro eine steuerfreie Möglichkeit.

Welche steuerlichen Vorteile haben Arbeitgeber bei Weihnachtsgeschenken?

Arbeitgeber profitieren von steuerfreien Weihnachtsgeschenken, indem sie für Geschenke im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze keine Steuern und Sozialabgaben zahlen müssen.

Wie wird die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge berechnet?

Die 50-Euro-Freigrenze bezieht sich auf den Gesamtwert des Geschenks/der Geschenke inklusive Umsatzsteuer und gilt pro Mitarbeiter und Monat. Wichtig ist, dass die Freigrenze nicht überschritten wird, da sonst der Gesamtbetrag steuerpflichtig wird.