Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber
Wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen profitieren
- Mobilität
Die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können mit hohen Kosten für Benzin oder öffentliche Verkehrsmittel verbunden sein. Zur Entlastung der Mitarbeitenden können Unternehmen einen Fahrtkostenzuschuss als Teil der Arbeitgeberleistungen gewähren.
Das Wichtigste zusammengefasst
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige finanzielle Leistung vom Arbeitgeber
- Der Fahrtkostenzuschuss basiert auf der Entfernungspauschale, die für die einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt.
- Die Pauschale liegt derzeit befristet bis 31.12.2026 bei 30 Cent pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und bei 38 Cent pro Kilometer ab dem 21. Kilometer.
- Der Fahrtkostenzuschusses wird entweder pauschal mit 15 % versteuert – in dem Fall muss er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen – oder entsprechend den individuellen Lohnsteuermerkmalen des/der Arbeitnehmenden. Bei der pauschalen Versteuerung entfallen Sozialversicherungsbeiträge.
Was ist der Fahrtkostenzuschuss?
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein freiwilliger Zuschuss, den Arbeitgeber ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zahlen können, um sie bei den Kosten für den täglichen Arbeitsweg finanziell zu entlasten. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der anfallenden Fahrtkosten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers berechnet.
Den Fahrtkostenzuschuss zahlt der Arbeitgeber monatlich gemeinsam mit dem Lohn. Um die steuerbegünstigte Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % in Anspruch nehmen zu können, muss der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Andernfalls ist eine Pauschalierung nicht zulässig. Das Wahlrecht des Arbeitgebers zur Pauschalbesteuerung ist nicht von einem Antrag des Arbeitgebers abhängig, sondern wird durch Anmeldung der mit dem Pauschsteuersatz erhobenen Lohnsteuer ausgeübt. Lohnprogramme haben hierfür in der Regel eine Lohnart, mit der die Zuschüsse automatisch der Pauschalversteuerung zugeordnet werden.
Die Bestimmungen ähneln denen der Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale, diese können Arbeitnehmende in der Steuererklärung geltend machen. Wichtig ist allerdings, dass der vom Arbeitgeber ausbezahlte Fahrtkostenzuschuss die in der Steuererklärung absetzbare Pendlerpauschale reduziert.
Die abgerechneten Fahrtkostenzuschüsse müssen daher in Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung des Mitarbeitenden bescheinigt werden.
Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?
Der Fahrtkostenzuschuss wird vom Arbeitgeber in der Regel wie folgt berechnet:
- Grundlage ist die einfache und kürzeste Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers.
- Für die ersten 20 Kilometer werden 30 Cent pro Kilometer angesetzt, ab dem 21. Kilometer 38 Cent.
- Diese Kilometerpauschale wird mit der Anzahl der monatlichen Arbeitstage multipliziert.
Die Standardformel für den Fahrtkostenzuschuss lautet:
Monatliche Arbeitstage x Kilometer (einfache Fahrt) x 0,30 Euro (für die ersten 20 km)
Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Ein Arbeitnehmer fährt an 18 Tagen im Monat zur Arbeit, die einfache Strecke beträgt 23 km.
Berechnung:
| Für die ersten 20 km | 18 Tage x 20 km x 0,30 € | 108 € |
| Für die restlichen 3 km | 18 Tage x 3 km x 0,38 € | 20,52 € |
| Gesamter Fahrtkostenzuschuss | 108 Euro + 20,52 € | 128,52 € |
Diese Berechnung kann je nach Unternehmen und Vereinbarung variieren, aber sie bietet eine grundlegende Orientierung für die Ermittlung des Fahrtkostenzuschusses.
Was muss beachtet werden?
Barzuschüsse müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 b EStG).
Wird der Fahrtkostenzuschuss pauschalversteuert, so darf dieser nicht höher sein als der Betrag, den der Mitarbeitende als Entfernungspauschale in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen könnte. Darüberhinausgehende Beträge sind möglich, müssen jedoch dem steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn hinzugerechnet werden.
Auf den berechneten Betrag fallen pauschale Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag an, siehe Versteuerung.
Der Arbeitgeber kann den Zuschuss als Betriebsausgabe geltend machen.
15-Tage-Vereinfachungsregel
Anstelle der tatsächlich erfolgten Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, die eine Dokumentation erfordern, kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen auch von monatlich 15 Arbeitstagen ausgehen, an denen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgten.
Besonderheiten bei regelmäßigem Homeoffice
Die Vereinfachungsregel von 15 Arbeitstagen monatlich vermindert sich, wenn der Mitarbeitende dauerhaft an weniger als fünf Arbeitstagen nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird (bspw. aufgrund von Homeoffice, Teilzeit, etc.).
Beispiel:
- Ein Arbeitnehmer ist auf Dauer an drei Tagen in der Woche in der Firma und an zwei Tagen wöchentlich im Homeoffice beruflich tätig. Für die Fahrten mit seinem eigenen Pkw zur Firma (= erste Tätigkeitsstätte; Entfernung 30 km) erhält er von seinem Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss von 120 € monatlich.
- Für die Berechnung des pauschal besteuerbaren Fahrtkostenzuschusses kann aus Vereinfachungsgründen von monatlich 9 Arbeitstagen (3/5 von 15 Arbeitstagen) ausgegangen werden. Die als Werbungskosten zu berücksichtigende Entfernungspauschale beträgt 88,20 € (20 km × 0,30 € × 9 zuzüglich 10 km × 0,38 € × 9). Der Arbeitgeber kann daher den Zuschuss in Höhe von 88,20 € pauschal mit 15 % besteuern. Der übersteigende Betrag des Zuschusses in Höhe von monatlich 31,80 € erhöht den mit dem individuellen Steuersatz zu versteuernden Bruttoarbeitslohn.
Gut zu wissen
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro jährlich begrenzt. Dies gilt,
- wenn der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa, Fahrrads oder zu Fuß zurückgelegt wird,
- bei Fahrgemeinschaften mit einem Pkw für die Tage, an denen der Arbeitnehmende seinen eigenen oder Dienstwagen nicht einsetzt,
- bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, es sei denn, der Mitarbeitende weist für das Kalenderjahr insgesamt höhere tatsächliche Aufwendungen im Einzelnen nach.
Nutzt der Mitarbeitende seinen eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagen, greift die Begrenzung auf 4.500 Euro jährlich nicht. Ggfs. muss der Mitarbeitende im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung glaubhaft darlegen, dass die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Pkw oder Firmenwagen erfolgt sind (z.B. mittels Darlegung der Jahresfahrleistung, Aufzeichnungen, Vorlage von Inspektionsrechnungen). Ein Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen über 4.500 Euro ist für den Pkw jedoch nicht erforderlich.
Wer kann den Fahrtkostenzuschuss erhalten?
Der Fahrtkostenzuschuss als freiwillige Leistung für Arbeitnehmer ist nicht an eine bestimmte Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob etc.), Gehaltsstufe etc. gebunden. Alle Arbeitnehmenden können diese Leistung in Anspruch nehmen, auch Teilzeitbeschäftigte, sofern der Arbeitgeber diese Leistung anbietet.
Besonders attraktiv ist diese Zusatzleistung für Minijobber, da sie für Arbeitnehmende steuer- und beitragsfrei ist und somit keine Auswirkungen auf die Minijob-Grenze hat. Bei ihnen darf die Verdienstgrenze von 538 € pro Monat (seit dem 1. Januar 2024) nicht überschritten werden, da andernfalls ein sozialversicherungsrechtliches Arbeitsverhältnis entstünde, was zu höheren Abgaben führen würde. Aus diesem Grund bietet sich der Fahrtkostenzuschuss an, der monatlich zusätzlich zum Grundgehalt steuerfrei ausgezahlt werden kann.
Wie wird der Fahrtkostenzuschuss versteuert?
Die Besteuerung des Fahrtkostenzuschusses kann
- entweder pauschal erfolgen, wobei ein Satz von 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer gilt,
- oder entsprechend den Lohnsteuermerkmalen des/der Arbeitnehmenden.
Im Falle einer pauschalen Versteuerung, die in der Regel der Arbeitgeber trägt, entfallen die Sozialversicherungsbeiträge.
Wann ist die Lohnsteuerpauschalierung möglich?
Die Pauschalversteuerung kann nur dann erfolgen, wenn der Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt gewährt wird.
Darüber hinaus darf der im Rahmen der Pauschalbesteuerung maximal zulässige Fahrtkostenzuschuss den Betrag der abzugsfähigen Pendlerpauschale nicht übersteigen.
Alle darüber hinaus gewährten Zuschüsse unterliegen der Lohnsteuer unter Berücksichtigung der individuellen Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers. In der Praxis entspricht der Fahrtkostenzuschuss daher häufig der Höhe der Pendlerpauschale.
Individuelle Besteuerung
Sofern die Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung nicht erfüllt sind, in der Regel in Fällen der Gehaltsumwandlung, erfolgt die Besteuerung des Fahrtkostenzuschusses regulär, d.h. mit dem individuellen Steuersatz. Ein gesonderter Ausweis in der Lohnsteuerbescheinigung entfällt in dem Fall.
Übersteigt der Fahrtkostenzuschuss die maximal anwendbare Pendlerpauschale, ist die Differenz ebenfalls individuell zu versteuern.
Rechenbeispiel Fahrtkostenzuschuss: Abgaben auf Arbeitgeberseite
Auf Basis des obigen Beispiels ergeben sich für den Arbeitgeber folgende monatliche Abgaben:
| Fahrtkosten für den Arbeitnehmer | 128,52 € |
| Pauschale Lohnsteuer (15 %) | 19,28 € |
| Solidaritätszuschlag (5,5 % der pauschalen Lohnsteuer) | 1,06 € |
| Pauschale Kirchensteuer (abhängig vom Bundesland, z.B. Bayern: 7 % von 19, 28 €) | 1,35 € |
| Belastung für den Arbeitgeber insgesamt | 150,21 € |
| Steuerbelastung Arbeitgeber insgesamt | 21,69€ |
Das Beispiel zeigt, dass der Fahrtkostenzuschusses im Vergleich zu einer klassischen Lohnerhöhung zu geringeren Belastungen führt.
Darüber hinaus kann der Arbeitgeber den gesamten geleisteten Betrag (150,21 €) gewinnmindernd als Betriebsausgabe geltend machen.
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Jobticket als steuerfreie Alternative
Eine steuerfreie Alternative zum Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist das Jobticket: Dieses ist steuer- und sozialabgabenfrei, wenn es im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung gestellt wird (§ 3 Nr. 15 EStG). Auch Barzuschüsse sind möglich, sofern sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen. Für die Steuerfreiheit gilt jedoch ebenfalls, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.
Es gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr. Luftverkehr und Taxifahrten sind ausgeschlossen. Das Jobticket kann daneben auch für private Fahrten genutzt werden, was es besonders attraktiv macht. Zusätzlich wird es nicht auf die Freigrenze für Sachbezüge angerechnet.
Die Steuerbefreiung führt zu einer entsprechenden Kürzung der Pendlerpauschale.
Was bringt der Fahrtkostenzuschuss?
Vor- und Nachteile für Arbeitgeber
- Stärkung der Mitarbeiterbindung
- Steuerliche Vorteile
- Oft günstiger als eine klassische Gehaltserhöhung
Unternehmen können den Fahrtkostenzuschuss zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit nutzen. Gerade im ländlichen Raum haben viele Unternehmen das Problem, keine geeigneten Mitarbeiter:innen zu finden. Wenn Arbeitgeber schon in der ersten Gehaltsverhandlung einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, kann das den Ausschlag für die Zusage der Bewerber:innen geben. Mit dem Zuschuss können weite Anfahrtswege zum Arbeitsplatz zumindest teilweise ausgeglichen werden.
Für langjährige und verdiente Mitarbeiter:innen stellt der Fahrtkostenzuschuss aber auch eine Art Gehaltserhöhung dar. Der Zuschuss erhöht direkt das Nettogehalt. In den meisten Fällen können Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern, für die Arbeitnehmer:innen fallen dadurch keine Steuern an.
Natürlich ergeben sich auch Nachteile für Arbeitgeber:
- Höherer Verwaltungsaufwand, insbesondere bei Änderungen der ersten Tätigkeitsstätte.
- Der Effekt von Zusatzleistungen kann über die Zeit abnehmen.
Vor- und Nachteile für Mitarbeitende
- Reduktion der finanziellen Belastung für den Arbeitsweg
- Mehr Netto vom Brutto durch steuerliche Vorteile
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein attraktives Gehaltsextra, da er die finanzielle Belastung durch den Arbeitsweg reduziert und durch die Steuervorteile meist lohnenswerter ist als eine klassische Gehaltserhöhung.
Nachteile für Arbeitnehmende
Allerdings ergeben sich insbesondere für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch Nachteile:
- Kürzung der Pendlerpauschale (Werbungskosten): Durch den Zuschuss wird die Pendlerpauschale gekürzt und damit der Betrag, den Arbeitnehmende in ihrer Steuererklärung im Rahmen der Werbungskosten angeben können.
- Geringere Bemessungsgrundlage für Sozialleistungen: Da der Zuschuss nicht zum regulären Gehalt zählt, hat er keinen Einfluss auf Sozialleistungen wie Arbeitslosen- oder Krankengeld. Auch bei der Berechnung von Rentenansprüchen legt die Rentenkasse das das tatsächliche (sozialversicherungspflichtige) Gehalt zugrunde.
- Keine vollständige Kostendeckung: Manchmal deckt der Zuschuss nicht alle tatsächlichen Fahrtkosten ab.
Wann lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss?
Der Fahrtkostenzuschuss stellt nicht immer die beste Lösung dar. Auch bei kurzem Arbeitsweg kommen im Jahr schnell mehrere Hundert Euro Fahrtkosten zusammen, daher kann der Fahrtkostenzuschuss lohnenswert sein. Auch da er durch die Zahlung mit dem Gehalt schneller zur Verfügung steht als mittels Pendlerpauschale in der Steuererklärung, macht es ihn attraktiv für Arbeitnehmende.
Da jedoch viele Beschäftigte mittlerweile ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten, lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss in diesen Fällen weniger.
Eine allgemeingültige Antwort auf diese Frage gibt es daher nicht.
Was ist besser: Gehaltserhöhung oder Fahrtkostenzuschuss?
Ob eine Gehaltserhöhung oder ein Fahrtkostenzuschuss besser ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier sind die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten:
Gehaltserhöhung
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
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Fahrtkostenzuschuss
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
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Fazit
Die Entscheidung zwischen Gehaltserhöhung und Fahrtkostenzuschuss hängt von den individuellen Umständen ab. Eine Gehaltserhöhung bietet langfristige Vorteile und erhöht die Sozialleistungen, während ein Fahrtkostenzuschuss kurzfristig mehr Netto vom Brutto bietet und steuerlich begünstigt ist.
Arbeitnehmende sollten ihre persönliche Situation und ihre langfristigen Ziele berücksichtigen, bevor sie eine Entscheidung treffen.
Alternativen: Steuerfreier Tankgutschein und 50-Euro-Sachbezug
Bei der Gestaltung der Zusatzleistungen für Mitarbeitende setzen viele Arbeitgeber jedoch nicht nur auf den Fahrtkostenzuschuss. Alternativ oder zusätzlich zum Fahrtkostenzuschuss bieten Unternehmen oft den steuerfreien Sachbezug in Form eines Tankgutscheins an.
Weitere wichtige Fragen
Es besteht kein Rechtsanspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss. Die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gehören zur privaten Lebensführung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und sind grundsätzlich von diesen selbst zu tragen.
Als Anspruchsgrundlage kommen individuelle arbeitsvertragliche Vereinbarungen, tarifvertragliche Regelungen sowie Ansprüche aus Betriebsvereinbarungen in Betracht. Auch Ansprüche, die aus dem allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz und aus betrieblicher Übung hergeleitet werden, sind denkbar.
Der Fahrtkostenzuschuss ist in der Regel nicht steuerfrei. Entweder werden pauschal 15 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer fällig oder der Fahrtkostenzuschuss wird individuell versteuert. Im letzteren Fall sind zusätzlich Sozialabgaben abzuführen.
Der Arbeitgeber kann den Fahrtkostenzuschuss pauschal mit 15 % versteuern.
Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer) und pauschale Kirchensteuer.
Damit erhalten die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Fahrtkostenzuschuss steuerfrei.
Die Ermittlung der Fahrtkosten erfolgt in der Regel durch die Berechnung der anzuwendenden Pendlerpauschale (Formel: km x 0,30 Euro/km x Anzahl der Arbeitstage). Für die Veranlagungsjahre 2022 bis einschließlich 2026 kommt ab dem 21. Kilometer ein Zuschlag von 8 Cent pro vollem Kilometer hinzu.
Unternehmen können ihren Beschäftigten für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 30 Cent pro Kilometer und Arbeitstag erstatten. Dabei wird immer die kürzeste Strecke zugrunde gelegt.
Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht zweckgebunden. Arbeitnehmer:innen müssen nicht nachweisen, dass sie den Zuschuss für den Kauf von Kraftstoff verwendet haben. Der Zuschuss kann auch für andere Anschaffungen oder Aufwendungen genutzt werden.
Auch wenn der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss zahlt, können Arbeitnehmende die Pendlerpauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen. Zu beachten ist, dass sie sich den vom Arbeitgeber ausgezahlten Fahrtkostenzuschuss vom Finanzamt anrechnen lassen müssen. Der Differenzbetrag mindert die Steuerlast.
Auch geringfügig Beschäftigte (Minijobber) haben Anspruch auf den Fahrtkostenzuschuss. Sofern dieser pauschal versteuert wird, ist er sozialversicherungsfrei und zählt somit nicht zum Arbeitsentgelt. Ansonsten erhöht der Fahrtkostenzuschuss das monatliche Arbeitsentgelt und ist damit sozialversicherungspflichtig.
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Beratung buchenGesetzliche Grundlage:
Die Lohnsteuerpauschalierung ist geregelt in § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 b EStG.
§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG regelt, wie sich die Höhe der Entfernungspauschale ermittelt. Weiterführende Informationen gibt das BMF-Schreiben vom 18.11.2021, IV C 5 - S 2351/20/10001 :002, BStBl 2021 I S. 2315.
Zuletzt aktualisiert: 06. August 2024