Der ÖPNV-Zuschuss für Mitarbeitende
Alles was Personaler*innen zum ÖPNV-Zuschuss wissen müssen
- Mobilität
Mit dem ÖPNV-Zuschuss gewähren Arbeitgeber ihren Beschäftigten einen Zuschuss für die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV). Wir fassen alles Wissenswerte zum ÖPNV-Zuschuss zusammen, was Personaler*innen wissen müssen.
Das Wichtigste zusammengefasst
Der ÖPNV-Zuschuss ist ein freiwilliger Zuschuss, den Arbeitgeber ihren Beschäftigten für die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs gewähren können.
- Er gilt für verschiedene Ticketarten im ÖPNV wie Einzeltickets, Monats- und Jahresabonnements oder auch das Deutschlandticket.
- Unternehmen können den Zuschuss zusätzlich zum Gehalt (steuerfrei) oder über eine Gehaltsumwandlung (pauschalversteuert) gewähren.
- Die Höhe des Zuschusses orientiert sich in der Regel an den tatsächlichen Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Unternehmen können entscheiden, ob sie einen festen Betrag oder den gesamten Ticketpreis übernehmen.
- Digitale Plattformen wie LOFINO erleichtern die Verwaltung und Erstattung der Tickets.
- Der Zuschuss fördert nicht nur die nachhaltige Mobilität, sondern steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit und stärkt die Unternehmenskultur.
Was ist der ÖPNV-Zuschuss
Ein ÖPNV-Zuschuss ist eine finanzielle Unterstützung, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten für die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) gewähren können. Der ÖPNV-Zuschuss umfasst alle Arten des öffentlichen Linienverkehrs, einschließlich Bus, Bahn und Straßenbahn, und kann sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten verwendet werden.
Welche Arten von ÖPNV-Tickets können bezuschusst werden?
Mit dem ÖPNV-Zuschuss können alle Arten von ÖPNV-Tickets bezuschusst werden:
- Einzelfahrscheine
- Wochentickets
- Monatsabonnements
- Jahresabonnements
- Zeitkarten
Wie wird der ÖPNV-Zuschuss versteuert?
ÖPNV-Zuschuss als Gehaltsextra
- Der ÖPNV-Zuschuss ist steuerfrei, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, d. h. das Grundgehalt darf nicht zugunsten des Zuschusses gesenkt werden.
- In diesem Fall fallen für den Zuschuss weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an.
- Die Steuerfreiheit gilt auch für die private Nutzung des ÖPNV-Tickets durch den Arbeitnehmer.
Gemäß § 3 Nr. 15 EStG kann der ÖPNV-Zuschuss des Arbeitgebers steuerfrei gewährt werden, sofern er als Gehaltsextra zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gezahlt wird. Mitarbeitende profitieren dabei nicht nur im Rahmen der betrieblichen Mobilität, sondern können das Ticket auch privat nutzen. In dem zugehörigen BMF-Schreiben vom 15.08.2019 finden Arbeitgeber diverse Anwendungsfragen und Beispielfälle.
Minderung der Entfernungspauschale
Wenn Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel gewähren, reduziert dies die absetzbare Entfernungspauschale des Arbeitnehmers in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung. Gesetzliche Grundlage ist § 3 Nr. 15 Satz 3 EStG. Diese Zuschüsse müssen in der Lohnsteuerbescheinigung unter Punkt 17 eingetragen werden ("Steuerfreie Arbeitgeberleistungen, die auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind").
Alternative: Der Arbeitgeber kann die ÖPNV-Zuschüsse auch pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG). In diesem Fall wird die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nicht gemindert.
Der ÖPNV-Zuschuss ist ein hervorragendes Beispiel für Nettolohnoptimierung. Durch die Steuerbefreiung kommt der Zuschuss in voller Höhe ohne Abzüge bei den Mitarbeitenden an. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Lohnerhöhung entfallen für das Unternehmen zudem die Lohnnebenkosten und für die Mitarbeitenden die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer.
Wie kann der Arbeitgeber das Deutschlandticket bezuschussen?
Mitarbeitende können das Deutschlandticket bei einem Anbieter ihrer Wahl erwerben und es anschließend über die LOFINO App zur Erstattung im Rahmen des Mobilitätsbudgets einreichen, um den steuerfreien ÖPNV-Zuschuss zu erhalten.
ÖPNV-Zuschuss per Gehaltsumwandlung
- Seit 2020 ist auch eine Gehaltsumwandlung möglich, bei der der ÖPNV-Zuschuss gegen Bruttolohn getauscht wird.
Zuvor war es lediglich möglich, Sachbezüge (Job-Tickets) per Gehaltsumwandlung pauschal mit 15 % zu versteuern oder im Rahmen der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze zu gewähren.
Gerade in der derzeit wirtschaftlich schwierigen Lage stehen nicht jedem Arbeitgeber zusätzliche finanzielle Mittel zur Verfügung, um bspw. die Fahrtkosten ihrer Mitarbeitenden zu bezuschussen. Eine Gehaltsumwandlung, d. h. der Mitarbeitende verzichtet auf einen Teil seines Bruttolohns, erscheint in dem Fall eine sinnvolle Alternative für beide Parteien: für den Mitarbeitenden, da sich der steuerpflichtige Arbeitslohn verringert. Für den Arbeitgeber, da auf den umgewandelten Betrag lediglich pauschale Lohnsteuer, nicht aber Sozialversicherungsbeiträge, gezahlt wird. Folgende drei Optionen im Bereich Fahrtkosten per Gehaltsumwandlung sind denkbar:
Option 1: per Gehaltsumwandlung gewährte Job-Tickets
Eine Pauschalversteuerung mit 15 % unter Anrechnung der Kosten auf die Entfernungspauschale ist laut Gesetzgeber möglich für “Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung”, § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 EStG. Hierunter fallen Job-Tickets, d. h. der Arbeitgeber muss das Ticket zur Verfügung stellen. Vom Arbeitnehmer erworbene Tickets und nachträglich durch den Arbeitgeber erstattete Kosten sind nicht möglich, da dies die Voraussetzung des Sachbezugs nicht erfüllen würde.
Zu beachten ist bei dieser Option, dass die Pauschalierung begrenzt ist auf den Betrag, den der Arbeitnehmer als Entfernungspauschale in seiner Steuererklärung geltend machen könnte. Darüber hinaus gehende Beträge erhöhen den steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Option 2: per Gehaltsumwandlung gewährte ÖPNV-Zuschüsse
Um die Attraktivität der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zu erhöhen, besteht seit 2020 die Möglichkeit, sämtliche ÖPNV-Zuschüsse mit 25 % pauschal zu versteuern. Eine Anrechnung auf die beim Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehbare Entfernungspauschale unterbleibt in dem Fall. Ein Sachbezug ist keine Voraussetzung, weshalb auch reine Barzuschüsse pauschal versteuert werden können.
Option 3: Nutzung der 50-EUR-Freigrenze für Sachbezüge
Per Gehaltsumwandlung gewährte Job-Tickets können (weiterhin) im Rahmen der 50-EUR-Freigrenze steuer- und sozialabgabenfrei an Arbeitnehmer ausgegeben werden, sofern diese nicht bereits anderweitig ausgeschöpft ist. Arbeitgeber sollten beachten, dass es sich um einen monatlichen Betrag handelt. Hochrechnungen auf einen Jahresbetrag sind im Rahmen der 50-EUR-Freigrenze nicht möglich.
Im Vergleich:
ÖPNV-Zuschuss oder Fahrtkostenzuschuss
Oft wird der ÖPNV-Zuschuss mit dem klassischen Fahrtkostenzuschuss verglichen, da beide die Mitarbeitenden auf dem Weg zur Arbeit unterstützen sollen.
Wie jedoch schneiden die beiden Zuschuss-Möglichkeiten im Vergleich ab?
Vor- und Nachteile des ÖPNV-Zuschusses
| Vorteile | Nachteile |
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Vor- und Nachteile des Fahrtkostenzuschusses
| Vorteile | Nachteile |
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Zusammenfassend bietet der ÖPNV-Zuschuss eine breitere Anwendbarkeit, steuerliche Vorteile und fördert nachhaltige Mobilität, während der klassische Fahrtkostenzuschuss spezifisch auf den Arbeitsweg beschränkt ist und von der zurückgelegten Entfernung abhängt.
Warum ist der ÖPNV-Zuschuss wichtig?
Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Eine Umfrage des Ifo Instituts ergab, dass 78 % der Mitarbeitenden einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr als positive Maßnahme ihres Arbeitgebers wahrnehmen. Dies zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen in das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden investieren.
Nachhaltigkeit fördern: Laut einer Studie des Umweltbundesamtes tragen öffentliche Verkehrsmittel erheblich zur Reduzierung von CO₂-Emissionen bei.
Ein ÖPNV-Zuschuss ermutigt Mitarbeitende, auf das Auto zu verzichten und die Umwelt zu schonen.
Umsetzung eines ÖPNV-Zuschusses im Unternehmen
Die Umsetzung des ÖPNV-Zuschusses kann flexibel gestaltet werden.
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Modell wählen: Unternehmen haben die Wahl zwischen einem steuerfreien Zuschuss und einer Gehaltsumwandlung. Der steuerfreie Zuschuss ist die vorteilhafteste Variante, da er zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt wird und ohne Abzüge bei den Mitarbeitenden ankommt. Alternativ kann der Zuschuss über eine Gehaltsumwandlung erfolgen, wobei er in diesem Fall pauschal versteuert wird.
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Zusammenarbeit mit Anbietern: Arbeitgeber können direkt mit Verkehrsunternehmen kooperieren, um Jobtickets oder das Deutschlandticket zu subventionieren. Mitarbeitende erhalten dann ihre Fahrkarte dann direkt vom Arbeitgeber. Alternativ kann der Arbeitgeber mit Benefit-Anbietern zusammenarbeiten, die den ÖPNV-Zuschuss meist im Rahmen von Mobilitätsbudgets und weiteren Mitarbeiterbenefits anbieten. Die Mitarbeitenden kaufen die ÖPNV-Tickets dann selbst und reichen den Beleg zur Erstattung ein.
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Digitale Abwicklung: Für eine einfache und effiziente Verwaltung empfiehlt es sich, digitale Lösungen zu nutzen. Benefit-Plattformen wie LOFINO ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre ÖPNV-Tickets hochzuladen und den Zuschuss schnell und unkompliziert zu beantragen. Dabei übernimmt der Dienstleister alle notwendigen Aufgaben rund um Belegprüfung und Aufbewahrung. Dies spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
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Kommunikation und Information: Damit der ÖPNV-Zuschuss erfolgreich genutzt wird, sollten Unternehmen ihre Mitarbeitenden umfassend informieren. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und Umsetzung motiviert zur Teilnahme und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden den vollen Nutzen aus dem Angebot ziehen.
ÖPNV-Zuschuss mit LOFINO umsetzen
Nutzen Sie die Vorteile der LOFINO-Plattform, um den ÖPNV-Zuschuss einfach in Ihrem Unternehmen einzuführen! Unsere Anwendung automatisiert die Verwaltung von Zuschüssen, minimiert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht Ihren Mitarbeitenden eine unkomplizierte Erstattung.
FAQ zum ÖPNV-Zuschuss
Die Höhe des Zuschusses kann flexibel gestaltet werden, je nach Unternehmenspolitik und Budget.
Alle Angestellten, die in einem unbefristeten oder befristeten Arbeitsverhältnis stehen, können den Zuschuss beantragen. Dies schließt sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte ein.
Je nach Unternehmensrichtlinien können auch Auszubildende und Studierende sowie Praktikanten den ÖPNV-Zuschuss erhalten. Eine gesetzliche Einschränkung gibt es nicht.
Ja, der Zuschuss kann auch für rein private Fahrten mit dem ÖPNV gewährt werden.
Der Arbeitgeber kann für die private Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Personennahverkehr steuerfreie Fahrausweise bereitstellen. Diese Steuerfreiheit gilt nicht nur für Einzelfahrscheine für Busse und Bahnen, sondern umfasst auch Monats- und Jahresfahrausweise einschließlich Jobtickets und dem Deutschlandticket.
Ja, das Deutschlandticket oder Zuschüsse hierzu können im Rahmen des ÖPNV-Zuschusses erstattet werden. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden das Deutschlandticket als steuerfreien Zuschuss zu gewähren, sofern es zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ausgezahlt wird (§ 3 Nr. 15 EStG).
Der ÖPNV-Zuschuss wird ausgezahlt, indem Mitarbeitende ihre Ticketbelege über digitale Plattformen wie die LOFINO App einreichen. Nach der Überprüfung durch den Anbieter bzw. Arbeitgeber erfolgt die Erstattung meist mit der nächsten Gehaltsabrechnung.
Mit digitalen Lösungen wie LOFINO sind Unternehmen auf der sicheren Seite, da nur das erstattet wird, was auch tatsächlich vom Mitarbeitenden zuvor geleistet wurde. Reicht der Mitarbeitende aufgrund von Urlaub in einem Monat also nur einen Beleg in Höhe von bspw. 3,80 € ein, werden nur diese 3,80 € erstattet.
Zudem wird der ÖPNV-Zuschuss als Budget verwaltet, das heißt der Arbeitgeber definiert einen maximalen Betrag, bis zu dessen Höhe Tickets erstattet werden; Einreichungen über diesen Betrag werden nicht berücksichtigt. Viele Unternehmen wählen hier die aktuell gültige Höhe des Deutschlandtickets, also 49 € (für 2024).
Der ÖPNV-Zuschuss kann einfach über das Arbeitgeberportal und die App von LOFINO verwaltet und dokumentiert werden, sodass Unternehmen den Überblick behalten.
Erfahren Sie, wie Sie den ÖPNV-Zuschuss und andereZusatzleistungen in Ihrem Unternehmen einführen können, und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch mit unseren Expert:innen.
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