HR-Kosten – welche Kosten können minimiert werden?

Oftmals entstehen hohe Kosten, die erst beim genaueren Hinsehen entdeckt werden. Auch die HR-Kosten fallen höher aus als meist angenommen.

Wie sie zustande kommen und wie sie minimiert werden können, erklärt LOFINO.

Welche HR-Kosten gibt es?

Die Kosten im HR-Bereich werden meist unterschätzt, wodurch das zur Verfügung gestellte Budget zu gering ausfällt. Denn neben den offensichtlichen Kosten entstehen ebenfalls unsichtbare Kosten, welche für das Unternehmenskonto belastend sind.

Deswegen ist es wichtig, die größten unsichtbaren Kostentreiber im HR-Bereich zu kennen:

• Jede Kündigung eines Mitarbeitenden lässt die Fluktuationsrate steigen. Die unternehmerischen Kosten belaufen sich dabei auf etwa 90 % bis 200 % des Jahresgehaltes des Mitarbeitenden und stellen in Deutschland einen Betrag von insgesamt 118,4 Milliarden Euro jährlich dar.
• Auch unzufriedene Mitarbeitende, die innerlich schon ihre Kündigung eingereicht haben, geben nicht mehr 100 %, schaffen ihr Aufgabenpensum nicht mehr in der eigentlichen Zeit und kosten somit Geld.
• Das gleiche gilt für kranke Mitarbeiter. Krankschreibungen aufgrund von psychischen Erkrankungen nehmen immer weiter zu, was sich auf die Arbeitsleistungen auswirkt. Denn trotz Krankheit gehen die meisten zur Arbeit, sind jedoch unproduktiver und machen Fehler.
• Zudem nehmen die administrativen Aufgaben der Personaler einen Großteil derer Zeit in Anspruch, wenn sie manuell bewältigt werden müssen.

Wie können HR-Kosten minimiert werden?

Wichtig ist es, die HR-Kosten zu erkennen und zu minimieren. Dafür müssen die Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden und motiviert werden. Aber auch eine Vereinfachung der manuellen Standardprozesse entlastet.

Zunächst einmal sollte jedoch herausgefunden werden, wieso die Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen. Die Gründe können hierbei unterschiedlich sein: Umorientierungen, zu eintönige Aufgaben, keine Herausforderungen usw. Die Mitarbeiter zu motivieren und zu fördern ist deswegen unumgänglich.

Weiterbildungen und ein zielorientiertes Führungsverhalten sowie Zugänglichkeit und Zuständigkeit der Führungskraft sind optimale Möglichkeiten, die Mitarbeitenden wertzuschätzen.

Auch die Digitalisierung von Routineaufgaben entlastet die Mitarbeitenden, wodurch diese sich anderen Aufgaben widmen können.

Die Wahl der richtigen HR-Software

Durch eine HR-Software erfahren die Mitarbeitenden eine administrative Erleichterung und profitieren gleichzeitig von den intelligenten Funktionalitäten. Es werden einheitliche HR-Datengrundlagen sowie eine bessere Service- und Prozess-Qualität geschaffen. Die Daten können einfach erfasst und besser ausgewertet werden und halten Datenschutz und DSGVO ein.

Eine HR-Software eignet sich für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Bei der Wahl der richtigen HR-Software sollte das Ziel, das durch die Anschaffung erreicht werden soll klar definiert werden.

Auch bestimmte Anforderungen wie Innovation, Seriosität des Anbieters und Nutzerakzeptanz müssen festgelegt und bei der anschließenden Auswahl berücksichtigt werden.

Nachdem eine HR-Software ausgewählt wurde, folgt die Wahl des Implementierungspartners. Auch Verantwortlichkeiten müssen festgelegt werden und in einer Testphase wird überprüft, ob die Software mit den gewünschten Anforderungen und den vereinbarten Inhalten übereinstimmt. Ist dies der Fall, kann sie für das gesamte Unternehmen verwendet werden.