Buchhaltung digitalisieren – so gehen Sie vor!

Buchhaltung digitalisieren – was bedeutet das?

Einfach erklärt: Sie trennen sich von Ihrer Zettellandschaft und wickeln Ihre Buchhaltung komplett papierlos ab. Für das Ausstellen von Rechnungen bedeutet das, dass diese digital erstellt und versandt werden. Eingehende Rechnungen werden eingescannt und digital archiviert. Außerdem kommt eine geeignete Buchhaltungssoftware zum Einsatz, welche die gesamten Prozesse der Buchhaltung automatisch anstößt und abwickelt.

6 Schritte zur Digitalisierung

Sich dafür zu entscheiden die Unternehmensbuchhaltung zu digitalisieren ist schon mal ein Schritt in die richtige Richtung.  Allerdings sollten Sie folgende Schritte bei der Digitalisierung beachten:

1. Schritt: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater

Setzen Sie Ihren/Ihre Steuerberater:in über den Wechsel unbedingt in Kenntnis. Denn er/sie verfügt über alle notwendigen und wichtigen Gutachten, die für den Umstieg gebraucht werden. Außerdem weiß er/sie darüber Bescheid, auf welche Vorgaben der GoBD Sie achten müssen und welche Buchhaltungssoftware sich am besten eignet.

2. Schritt: Unterstützung suchen

Ziehen Sie sich geeignete und technikaffine Unterstützung heran, die den Prozess von der Papier-Buchhaltung zur digitalen Buchhaltung begleitet.

3. Schritt: Mitarbeitende einbeziehen

Auch wenn die Entscheidung, ob Sie eine digitale Buchhaltung einführen möchten bei Ihnen liegt, sollten Sie Ihre zuständigen Mitarbeitenden in Ihr Vorhaben einbeziehen. So können diese sich auf den Wechsel vorbereiten und über die Vorteile aufgeklärt werden. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeitenden schulen lassen, damit Sie schnell über die benötigten Kenntnisse verfügen.

4. Schritt: Hardware aufrüsten

Damit die digitalisierte Buchhaltung auch ohne Probleme genutzt werden kann, wird die passende Hardware benötigt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden über Computer bzw. Laptops verfügen müssen und die Belege und Rechnungen mithilfe eines Dokumentenscanner digitalisiert werden können.

5. Schritt: Passende Software für die digitale Buchhaltung

Bei der Auswahl der geeigneten Buchhaltungssoftware sollten Sie auf den Rat bzw. die Empfehlung Ihres/Ihrer Steuerberater:in achten. Allerdings sollten Sie unbedingt vor dem Kauf der passenden Software beim Hersteller nachfragen, ob diese GoBD-zertifiziert ist. Nicht schlecht zu wissen wäre außerdem, mit welchen Folgekosten Sie bei einer Umstellung auf eine neue Buchhaltungssoftware für Wartung, Anpassungen, Schulungen oder Hotline rechnen können.

6. Schritt: Tax-Compliance-Prüfung

Auch im 6. Schritt spielt Ihr/Ihre Steuerberater:in eine wichtige Rolle. Denn nach der Installierung der Buchhaltungssoftware und dem Erfassen aller Daten, sollte er/sie unbedingt eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. So kann sichergestellt werden, dass alle Vorgaben der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (GoBD) erfüllt werden oder gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Tipp: Ihr/Ihre Steuerberater:in sollte seine/ihre Prüfungsschritte, Ergebnisse und Anpassungen schriftlich festhalten.

Mit diesen Vorteilen können Sie rechnen

Klar kommen mit der Umstellung von einer Papier-Buchhaltung auf eine digitale-Buchhaltung Kosten auf Sie zu. Diese werden allerdings mit den vielen Vorteilen der Umstellung kompensiert.

• Durch die Automatisierung der Prozesse sparen Ihre Mitarbeitenden an Zeit, wodurch andere Aufgaben erledigt werden können. Außerdem können benötigte Dokumente zeit- und ortsunabhängig sowie mit wenigen Klicks gefunden werden, was ebenfalls Zeit einspart.
• Durch die digitale Buchhaltung sparen Sie einiges an Platz. Denn von nun an können Sie Ihre Belege in digitaler Form archivieren und benötigen nichts weiter als einen digitalen Speicher.
• Durch den eingesparten Platz und das digitale Versenden von Rechnungen sparen Sie Fixkosten, welche beispielsweise für Druckerpatronen und -papier sowie Aktenorder und -schränke angefallen wären.
• In der Regel wird Ihre Software laufend vom Hersteller aktualisiert, was Ihnen Rechtssicherheit bietet.
• Die digitale Buchhaltung bietet Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Ebenfalls kann die E-Bilanz digital erstellt und versendet werden.
• Die Daten der digitalen Buchhaltung können außerdem über digitale Schnittstellen mit Ihrem/Ihrer Steuerberater:in ausgetauscht werden. Dies spart zum einen Zeit und zum anderen eventuell Steuerberaterhonorar.
• Zusätzlich zur Speicherung der Dokumente wird meist eine Sicherheitsarchivierung durchgeführt. So umgehen Sie das Risiko, dass Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht mehr auffindbar sind.

Die steuerlichen Vorgaben der GoBD

Bei der Buchhaltung müssen allgemeine Grundsätze der ordnungsgemäßen und digitalen Buchführung beachtet werden. Dies wird durch regelmäßige Betriebsprüfungen durch die Finanzämter geprüft. Wenn bei einer Überprüfung festgestellt wird, dass die digitale Buchführung nicht den Grundsätzen entspricht, drohen hohe Steuernachzahlungen. Damit die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung der Prüfung standhält ist es wichtig, dass die digitalen Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden können oder geänderte Aufzeichnungen protokolliert werden. Denn nur so weisen Sie Transparenz vor und die Aufzeichnungen können vom Finanzamt nachvollzogen werden.