Gutscheine für Mitarbeitende
Der praktische Benefit: 600 Euro steuerfrei pro Jahr
- Sachbezug
Unternehmen müssen sich heute mehr denn je um qualifizierte Fachkräfte bemühen. Dabei ist es wichtig, dass die Vergütung attraktiv und gleichzeitig kosteneffizient ist. Hier können steuerfreie Mitarbeitergutscheine eine tolle Lösung sein. Sie sind für Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen von Vorteil.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Arbeitnehmer können Sachzuwendungen in Form von Gutscheinen für Waren oder Dienstleistungen erhalten.
- Die monatliche Freigrenze beträgt 50 Euro je Monat und Mitarbeiter*in.
- Bei Einhaltung aller Vorgaben sind diese Gutscheine steuer- und sozialversicherungsfrei.
- Zusätzlich können steuerfreie Gutscheine für persönliche Anlässe (Aufmerksamkeiten bis 60 Euro) ausgegeben werden.
- Die Gutscheine müssen auf bestimmte Anbieter oder Warengruppen beschränkt sein (z.B. Supermärkte, Tankstellen) und dürfen keine breite Produktpalette abdecken (z.B. Amazon).
- Pro Monat können mehrere Gutscheine ausgegeben werden, solange der Gesamtbetrag 50 Euro nicht übersteigt.
- Digitale Benefit-Anbieter ermöglichen eine flexible und individuelle Auswahl für die Mitarbeitenden und erleichtern die Abwicklung in der Lohnbuchhaltung.
- Steuerfreie Gutscheine tragen zur Mitarbeiterbindung bei.
Was sind steuerfreie Gutscheine für Mitarbeitende?
Steuerfreie Mitarbeitergutscheine sind Sachzuwendungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen können.
Es gibt zum einen monatliche Gutscheine bis zu einer Freigrenze von 50 Euro und steuerfreie Gutscheine zu persönlichen Anlässen, die die Grenze von 60 Euro nicht überschreiten dürfen.
Diese Gutscheine oder Geldkarten dürfen ausschließlich für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen verwendet werden und müssen zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt gewährt werden, um die Steuerbefreiung zu erhalten.
Diese Regelungen basieren auf § 8 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) und den Vorgaben des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung von Sachbezügen.
Steuerliche Grundlagen und gesetzliche Regelungen
Laut § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG können Sachzuwendungen an Mitarbeiter steuerfrei gewährt werden, sofern sie die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten. Diese Regelung gilt ausschließlich für Sachbezüge – Bargeldzahlungen oder zweckgebundene Geldleistungen fallen nicht darunter.
Anforderungen des ZAG an Gutscheine
Gutscheine können nur dann als steuerfreie Sachbezüge angesehen werden, wenn sie die Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Dazu müssen sie auf bestimmte Akzeptanzstellen (z.B. ausgewählte Händler oder Ketten) beschränkt sein und ein begrenztes Sortiment abdecken. Gutscheine, die an größere Akzeptanzstellen oder ein unbegrenztes Sortiment gebunden sind, wie z.B. Amazon, gelten als Barlohn und sind nicht steuerfrei. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Gutscheine diese Anforderungen erfüllen, um die Steuerfreiheit zu erhalten.
Monatliche 50-Euro-Freigrenze
Pro Mitarbeiter und Monat dürfen maximal 50 Euro als steuerfreier Sachbezug gewährt werden. Nicht genutzte Beträge können nicht übertragen werden.
Wird diese Grenze überschritten, wird der gesamte Sachbezug steuerpflichtig und unterliegt der Sozialversicherung.
Wichtig: Bei Gutscheinen gilt das Zuflussprinzip
Das Zuflussprinzip besagt, dass ein steuerfreier Sachbezug in dem Monat als "zugeflossen" gilt, in dem die Arbeitnehmenden wirtschaftlich darüber verfügen können. Bei Gutscheinen ist also entscheidend, dass diese innerhalb des jeweiligen Monats ausgestellt und übergeben werden, um die Steuerfreiheit zu wahren. Eine verspätete Übergabe, z.B. im Folgemonat, führt zum Verlust der Steuerfreiheit.
Ein besonderer Vorteil für die Beschäftigten besteht jedoch darin, dass die Gutscheine angespart werden können. Zwar gilt die Freigrenze von 50 Euro streng pro Monat, doch ist es unerheblich, wann der Gutschein tatsächlich eingelöst wird. Arbeitnehmende können also mehrere Gutscheine sammeln, um größere Anschaffungen zu tätigen. Auf diese Weise erhalten die Arbeitnehmer mehr Flexibilität und die Arbeitgeber können sich die steuerlichen Vorteile sichern.
Pauschalversteuerung bei Überschreitung der Freigrenze
Wird die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro überschritten, kann der Betrag pauschal mit 30 % versteuert werden (§ 37b EStG). In diesem Fall übernimmt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer, so dass die Gutscheine für den Arbeitnehmer steuerfrei bleiben. Dies hat den Vorteil, dass der Betrag nicht als Arbeitslohn angerechnet wird und somit keine zusätzlichen Sozialabgaben für den Arbeitnehmer anfallen. Der Arbeitgeber kann so flexibel auf höhere Gutscheinbeträge setzen, ohne die Abgabenlast für seine Mitarbeiter zu erhöhen.
Sozialversicherungsfreiheit
Solange die Freigrenze eingehalten wird, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Auch bei Pauschalbesteuerung bleiben die Gutscheine sozialversicherungsfrei.
Weitere Regelungen
Mehrere Gutscheine pro Monat
Es ist möglich, einem Mitarbeiter mehrere Gutscheine im selben Monat auszustellen, solange der Gesamtwert der Gutscheine die Freigrenze von 50 Euro nicht überschreitet.
Diese Flexibilität ermöglicht es, den Mitarbeitern eine Auswahl verschiedener Gutscheine anzubieten, die ihren Vorlieben oder Bedürfnissen entsprechen, ohne die steuerliche Höchstgrenze zu überschreiten.
Zusätzlich: Geschenke zu besonderen Anlässen
Zusätzlich zur monatlichen Freigrenze dürfen bei bestimmten persönlichen Anlässen, wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Jubiläen, einmalig bis zu 60 Euro steuerfrei als Gutschein ausgegeben werden. Dies muss jedoch ausdrücklich an den Anlass gekoppelt sein.
Dokumentation
Eine sorgfältige Dokumentation der Gutscheinausgabe ist erforderlich, um bei einer Steuerprüfung alle relevanten Informationen bereitzustellen.
Praktische Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende
Mitarbeitergutscheine haben sich als besonders beliebte Zusatzleistung etabliert, da sie Flexibilität und direkte Wertschätzung bieten. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt der Vorteil in der individuellen Einlösung: Ob Supermarkt, Tankstelle oder Freizeitangebot - Gutscheine können vielfältig eingelöst werden.
Für Unternehmen ist es eine einfache Möglichkeit, ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern, ohne zusätzliche Abgaben oder steuerliche Belastungen zu riskieren.
Personalverantwortliche profitieren zudem von einer hohen Planbarkeit und Kosteneffizienz. Durch die feste Grenze von 50 Euro lässt sich dieser Benefit genau kalkulieren und in das bestehende Gehaltssystem integrieren. Gleichzeitig bleibt der Verwaltungsaufwand dank digitaler Tools, wie sie Benefit-Anbieter wie LOFINO anbieten, überschaubar.
Konkrete Vorteile für den Arbeitgeber:
- Steueroptimierte Vergütungsgestaltung
- Stärkung der Arbeitgebermarke
- Erhöhte Mitarbeiterbindung
- Geringerer Verwaltungsaufwand durch digitale Lösungen
Beliebte Mitarbeitergutscheine
Zu den beliebtesten Arten von steuerfreien Gutscheinen für Mitarbeitende gehören:
Gutscheine für Supermärkte: Diese sind besonders beliebt, da sie den Mitarbeitenden helfen, ihre täglichen Ausgaben zu decken. Aufgrund von Inflation und steigenden Lebenshaltungskosten sind solche Gutscheine eine wertvolle Unterstützung.
Tankgutscheine: Besonders nützlich für Beschäftigte, die auf ein Auto angewiesen sind. Diese Gutscheine bieten finanzielle Entlastung bei steigenden Benzinpreisen und sind sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Gebrauch geeignet.
Mehr zur Benzingutscheinen erfahren Sie in unserem Ratgeberartikel "Tankgutscheine als attraktiver Mitarbeiter-Benefit"
Gutscheine für Onlineshops: Diese umfassen eine breite Audwahl an Kategorien, darunter Technik, Bekleidung, Einrichtung und Kosmetik. Diese Gutschein-Arten sind auch als Geschenk zu besonderen Anlässen beliebt, da sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, sich selbst etwas Besonderes zu gönnen.
Hinweise zu Amazon, Edeka – diese Gutscheine sind nicht steuerbefreit
Amazon- und EDEKA-Gutscheine können nicht als steuerfreie Sachbezüge angeboten werden, weil sie nicht den Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG entsprechen. Dies liegt daran, dass diese Gutscheine entweder eine zu breite Akzeptanzstelle haben (z. B. Amazon bietet Produkte von Drittanbietern an) oder keine eingeschränkte Produktpalette bieten (wie bei EDEKA, das verschiedene Produktkategorien und Vertriebspartner umfasst).
So setzen Sie Gutscheine erfolgreich um
Für eine erfolgreiche Einführung sollten Unternehmen zunächst die Bedürfnisse ihrer Belegschaft analysieren. Welche Art von Gutscheinen wird am meisten geschätzt? Regionale Anbieter oder große Ketten? Daran schließt sich die Wahl des Anbieters an. Digitale Plattformen erleichtern nicht nur die Ausgabe der Gutscheine, sondern bieten auch rechtssichere Lösungen zur Einhaltung steuerlicher Vorgaben.
Bei der Auswahl des Anbieters sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Umfang und Attraktivität des Akzeptanzstellennetzes
- Technische Integrationsmöglichkeiten
- Qualität von Kundenservice und Support
- Kosten und Gebührenstruktur
Auch die Kommunikation spielt eine zentrale Rolle. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten genau wissen, wie sie die Gutscheine einlösen können und welche steuerlichen Vorteile sie haben. Begleitmaterial oder ein FAQ-Bereich auf internen Plattformen können dabei helfen.
Für weniger Aufwand bei HR:
LOFINO Sachbezug
Der LOFINO Sachbezug bietet eine praktische Lösung für Mitarbeitergutscheine, indem er Arbeitgebern und Arbeitnehmern eine große Auswahl von über 100 Gutscheinpartnern zur Verfügung stellt. LOFINO kümmert sich um die Bereitstellung und Verwaltung der Gutscheine sowie um die korrekte Verarbeitung der Lohndaten, um die Steuerkonformität zu gewährleisten. Dies erleichtert den gesamten Lohnprozess und sorgt für eine einfache Handhabung.
Unser Tipp
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine breite Auswahl an Gutscheinen und stellen Sie mit dem LOFINO Sachbezug ein individuelles Gutscheinangebot zusammen. So geben Sie ihnen die Freiheit, ihren bevorzugten Anbieter zu wählen, während Sie vordefinieren, welche Marken oder Dienstleistungen Sie in Ihr Angebot aufnehmen möchten.
Diese Flexibilität sorgt für mehr Zufriedenheit und ermöglicht es Ihnen, gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden einzugehen.