Tankgutscheine als attraktiver Mitarbeiter-Benefit

Tankgutscheine sind ein beliebter Mitarbeiter-Benefit, den Arbeitgeber ihren Angestellten als steuerfreien Sachzuwendung gewähren können. Er kann in Form von Papiergutscheinen, digitalen Gutscheinen oder Tankkarten ausgegeben werden.

Tankgutscheine können von Arbeitgebern steuerrechtlich im Rahmen der 50 Euro-Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG)  steuer- und sozialabgabenfrei ausgegeben werden. Im Gegensatz zu Fahrtkostenzuschüssen muss der Gutscheinwert nicht auf die Entfernungspauschale im Rahmen der Einkommensteuererklärung angerechnet werden.

Mit Tankgutscheinen können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr privates Fahrzeug betanken, auch wenn sie keinen Anspruch auf einen Dienstwagen haben. Sie können unkompliziert für die täglichen Fahrten zur Arbeit oder auch für private Fahrten eingesetzt werden und sind damit ein praktischer Benefit, der direkt im Alltag genutzt werden kann.

Tankgutscheine für Mitarbeiter funktionieren wie folgt:

• Der Arbeitgeber erwirbt Tankgutscheine bis maximal 50 Euro pro Monat und Mitarbeitenden bei einer Tankstellenkette oder einem Benefit-Anbieter.
• Die Gutscheine werden monatlich an die Mitarbeitenden ausgegeben und der Vorgang dokumentiert.
• Die Mitarbeitenden können die Tankgutscheine dann zum Tanken von Kraftstoff bei den akzeptierten Tankstellen einlösen. Je nach Anbieter können die Gutscheine ausschließlich zum Tanken/Laden genutzt werden oder aber berechtigen zum Erwerb der gesamten Produktpalette des Anbieters.

Es gibt verschiedene Arten von Tankgutscheinen für Mitarbeiter:

1. Tankgutscheine für eine bestimmte Tankstellenkette
   Dies sind Gutscheine in Papierform oder digital, die bei den Tankstellen einer bestimmten Kette wie Aral, Shell oder Total eingelöst werden können. Sie sind meist bundesweit an allen Filialen dieser Kette gültig.
2. Tankkarten einer Tankstellenkette
   Hier erhalten Mitarbeitende statt Papiergutscheinen wiederaufladbare Prepaid-Tankkarten einer bestimmten Tankstellenkette, mit denen sie Kraftstoff tanken können. Unternehmen geben Tankkarten entweder als Firmenwagen- oder als Sachbezugskarte (siehe Pkt. 3) aus.
3. Sachbezugskarten zum Tanken
   Die Sachbezugs-Tankkarte ist die digitale Form des klassischen Tankgutscheins, bietet jedoch mehr Flexibilität. Das Tankguthaben wird monatlich über eine Prepaid-Karte bereitgestellt. Im Rahmen der Sachbezugsregelung kann sie nur an Tankstellen und nur für den Kauf von Kfz-Dienstleistungen wie z.B. Benzin verwendet werden.
4. Mobilitätsbudget mit virtuellem Tankguthaben
   Einige Unternehmen stellen Mitarbeitenden ein flexibles Mobilitätsbudget zur Verfügung, das nicht nur für ÖPNV, Sharing-Dienste, usw. sondern auch zum Tanken genutzt werden kann. Das Tankguthaben wird über eine virtuelle Prepaid-Karte in der App des Mobilitätsbudget-Anbieters bereitgestellt und kann bei vielen Tankstellenpartnern genutzt werden.

Tankkarten kennen viele Unternehmen aus dem Fuhrpark, (digitale) Tankgutscheine und Sachbezugskarten sind vor allem als steuerfreier Benefit für Mitarbeitende beliebt. Dienstwagen-Tankkarten unterliegen einer anderen Versteuerung als der Sachbezug.

Tankgutscheine für Mitarbeiter sind bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat und Mitarbeitende steuerfrei. Dabei gelten folgende Regeln:

• Bis 50 Euro monatlich pro Mitarbeitende sind Tankgutscheine oder aufladbare Tankkarten steuerfrei und unterliegen nicht der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
• Bei der 50-Euro-Freigrenze gilt zudem: Wenn neben dem Tankgutschein noch andere Sachbezüge wie bspw. Fitnessstudio-Zuschüsse gewährt werden, müssen deren Werte zusammengerechnet werden. Wird die 50-Euro-Grenze überschritten, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig
• Für den Arbeitgeber sind die Kosten für die Tankgutscheine als Betriebsausgaben voll abzugsfähig.
• Voraussetzung für die Steuerfreiheit:
  • Tankkarten, die nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden sind, dürfen ausschließlich zum Tanken/Laden verwendet werden können, um als steuerfreier Sachbezug zu gelten
  • Tankkarten, deren Nutzung begrenzt ist auf einen Anbieter, können bei dem Anbieter auch für andere Waren und Dienstleistungen genutzt werden.

Das Zuflussprinzip regelt, wann ein Sachbezug wie ein Tankgutschein steuerlich zugerechnet und versteuert werden muss.

• Der Zufluss des Sachbezugs erfolgt im Zeitpunkt der Ausgabe des Tankgutscheins an die Mitarbeitenden.
• Es ist unerheblich, wann der Gutschein später tatsächlich zum Tanken eingelöst wird. Entscheidend ist nur der Zeitpunkt der Ausgabe durch den Arbeitgeber.
• Tankgutscheine müssen daher nicht zwingend im selben Monat verbraucht werden, in dem sie ausgehändigt wurden. Sie können über mehrere Monate "angespart" und gebündelt eingelöst werden.

Das Zuflussprinzip erlaubt Mitarbeitern somit eine flexible Nutzung der Tankgutscheine über mehrere Monate, solange die monatliche Ausgabe durch den Arbeitgeber sichergestellt ist.

Die Steuerfreiheit von (Tank)gutscheinen als Sachbezug ist in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG geregelt. Seit 2022 hat der Gesetzgeber die Kriterien, um als Sachbezug zu gelten, für Gutscheine und Geldkarten verschärft.

• Der Wert des monatlichen Tankgutscheins darf nicht in bar ausgezahlt werden.
• Tankgutscheine dürfen nicht als Entgeltumwandlung oder Gehaltsbestandteil gewährt werden, sondern müssen zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt werden.
• Werden Tankgutscheine mit anderen Sachbezügen wie z.B. Firmenfitness kombiniert, darf der Gesamtwert die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten.

Tankgutscheine bieten Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre Mitarbeiter finanziell zu entlasten und gleichzeitig Kosten zu sparen. Im Vergleich zu herkömmlichen Gehaltserhöhungen bieten Tankgutscheine erhebliche Vorteile.

Zum einen profitieren Arbeitgeber von einer hohen Steuerersparnis, da Tankgutscheine bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter steuerfrei sind. Diese steuerliche Begünstigung ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiterleistungen effizient und kostengünstig zu honorieren.

Zudem fallen bei der Gewährung von Tankgutscheinen keine Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsbeiträge an. Diese Kostenersparnis ist ein weiterer Vorteil gegenüber Gehaltserhöhungen, bei denen der Arbeitgeber die Lohnnebenkosten in voller Höhe zu tragen hat.

Insgesamt sind die Kosten für Tankgutscheine deutlich geringer als für eine vergleichbare Gehaltserhöhung. So können Unternehmen ihren Mitarbeitern einen attraktiven geldwerten Vorteil bieten, ohne dafür übermäßig viel Geld ausgeben zu müssen.

Durch die Kombination aus Steuerersparnis, eingesparten Lohnnebenkosten und den im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung geringeren Kosten erweisen sich Tankgutscheine für Arbeitgeber als äußerst vorteilhaftes Instrument zur Mitarbeiterbindung und -motivation.

Tankgutscheine sind eine willkommene finanzielle Entlastung für Mitarbeiter mit langen Anfahrtswegen. Hohe Mobilitätskosten, insbesondere in Zeiten steigender Energiepreise und Inflation, stellen eine erhebliche Belastung dar. Tankgutscheine sind hier eine sinnvolle Zusatzleistung, die den Alltag der Mitarbeiter spürbar erleichtert.

Durch die Steuer- und Abgabenfreiheit bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat erhalten die Mitarbeiter den vollen Wert der Tankgutscheine netto ausbezahlt. Das entspricht einer direkten Erhöhung des Nettoeinkommens um bis zu 600 Euro im Jahr - ein attraktives Gehalts-Plus.

Dieses zusätzliche finanzielle Polster bringt den Mitarbeitern nicht nur einen monetären Vorteil, sondern vermittelt auch Wertschätzung und Anerkennung durch den Arbeitgeber. Das Unternehmen zeigt, dass es die Belastung durch hohe Mobilitätskosten erkennt und aktiv gegensteuert.

Durch die Reduzierung der täglichen Ausgaben für Kraftstoff bieten Tankgutscheine einen praktischen Nutzen, der direkt im Alltag eingesetzt werden kann. Diese Alltagstauglichkeit stärkt die Bindung der Mitarbeiter, da sie die Unterstützung des Arbeitgebers direkt spüren.

Insgesamt sind Tankgutscheine eine clevere Möglichkeit für Unternehmen, ihre Mitarbeiter finanziell und emotional zu unterstützen und so die Mitarbeiterbindung nachhaltig zu fördern.

Ob sich Tankgutscheine für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lohnen, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

Vorteile von Tankgutscheinen für Mitarbeitende

• Der Tankgutschein im Rahmen des Sachbezug bis zu 50 Euro pro Monat ist steuer- und sozialversicherungsfrei
• Bieten Entlastung bei hohen Mobilitätskosten für pendelnde Mitarbeitende
• Sind ein beliebter Benefit zur Mitarbeiterbindung
• Für Arbeitgeber ergeben sich Einsparung von Lohnnebenkosten im Vergleich zur klassischen Gehaltserhöhung

Nachteile und Einschränkungen:

• Mitarbeiter ohne Auto profitieren nicht von Tankgutscheinen
• Tankgutscheine sind oft an eine bestimmte Tankstellenkette gebunden und daher weniger flexibel
• Höhere Beträge sind im Rahmen des Sachbezugs nicht möglich, da hier die 50-Euro-Freigrenze pro Monat gilt

Als Alternative bieten Unternehmen flexible Mobilitätsbudgets oder digitale Gutscheine an, die für unterschiedliche Mobilitätsoptionen wie ÖPNV, Carsharing etc. oder für andere Waren und Dienstleistungen eingelöst werden können. So profitieren auch Mitarbeiter ohne Auto.

Die steigenden Energiekosten im Jahr 2024 und davor haben durchaus Auswirkungen auf Mitarbeiterbenefits wie Tankgutscheine oder Mobilitätszuschüsse. Tankgutscheine als Benefit gewinnen daher an Attraktivität, da sie für Mitarbeitende mit langen Pendelstrecken eine spürbare finanzielle Entlastung angesichts hoher Kraftstoffpreise bringen.

• Digitale Gutscheine für Mobilität allgemein (ÖPNV, Carsharing, Ladestrom etc.)
• Flexible Sachbezugskarten zum Einkaufen, für Freizeit etc.
• Individuelle Sachbezugsgutscheine für eine Vielzahl an Kategorien
• Mobilitätsbudget oder Zuschüsse für ÖPNV-Ticket/Jobticket

Insgesamt lohnen sich Tankgutscheine vor allem für Unternehmen mit vielen Pendlern. Bei einer gemischten Belegschaft mit Autofahrern und ÖPNV-Nutzern sind flexiblere Mobilitätsbudgets sinnvoller, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen zu entlasten.

Flexible Sachbezugsgutscheine unterschiedlicher Kategorien

Flexible Sachbezugsgutscheine ermöglichen Arbeitnehmenden eine freie Auswahl aus einer Vielzahl von Waren und Dienstleistungen wie Einkaufsgutscheine, Benzingutscheine, Lebensmittelgutschein und mehr. So können individuelle Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt und der Sachbezug optimal genutzt werden. Die Gutscheine sind meist deutschlandweit, was zusätzliche Flexibilität schafft.

Für Arbeitgeber vereinfacht eine digitale Gutscheinlösung die Verwaltung von Sachbezügen erheblich. Die Ausgabe und Abrechnung erfolgt zentral und automatisiert über eine App oder Online-Plattform. Zudem lassen sich meist die Akzeptanzstellen anpassen, um beispielsweise ein rein nachhaltiges Angebot für die Mitarbeitenden bereitzustellen.