Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Die Kilometerpauschale ist eine pauschale Wegstreckenentschädigung, mit der Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Nutzung des privaten Fahrzeugs für Dienstreisen steuerfrei erstatten können. Statt jeden einzelnen Beleg für Benzin, Verschleiß oder Versicherung sammeln zu müssen, gilt ein fester Betrag pro gefahrenem Kilometer. Das vereinfacht die Abrechnung erheblich und schafft Planungssicherheit auf beiden Seiten.

Für das Jahr 2025 gelten folgende Pauschalsätze:

• Pkw: 0,30 Euro pro Kilometer
• Motorrad oder Moped: 0,20 Euro pro Kilometer

Diese Sätze sind gegenüber 2024 unverändert geblieben und gelten bundesweit einheitlich für alle Dienstreisen mit dem privaten Fahrzeug.

Nur für beruflich veranlasste Dienstreisen 🧳🚗

Die Kilometerpauschale gilt ausschließlich für beruflich veranlasste Dienstreisen – nicht für den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte. Typische Anwendungsfälle sind Kundenbesuche, Messebesuche, externe Schulungen, Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten oder Außendiensttermine an wechselnden Einsatzorten.

Anders als bei der Entfernungspauschale werden bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen Hin- und Rückfahrt abgerechnet und es gibt keine Höchstgrenze.

Firmenwagen: Nutzen Mitarbeitende einen vom Unternehmen gestellten Firmenwagen für Dienstreisen, kann keine Kilometerpauschale geltend gemacht werden. In diesem Fall übernimmt das Unternehmen bereits alle laufenden Fahrzeugkosten, sodass eine zusätzliche Pauschale nicht vorgesehen ist.

Öffentliche Verkehrsmittel: Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden die tatsächlichen Ticketkosten erstattet, nicht die Kilometerpauschale.

Einer der größten Vorteile der Kilometerpauschale liegt in ihrer steuerlichen Behandlung. Wenn Sie als Arbeitgeber die Fahrtkosten nach den gesetzlichen Pauschalsätzen erstatten, bleibt diese Erstattung für Ihre Mitarbeitenden steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Gleichzeitig können Sie als Unternehmen die Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Damit die Steuerfreiheit jedoch greift, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

Einhaltung der Pauschalsätze: Die Erstattung darf die zulässigen Kilometersätze nicht überschreiten. Bei einem Pkw sind das maximal 0,30 Euro pro Kilometer, bei Motorrädern und Mopeds 0,20 Euro pro Kilometer.

Betriebliche Veranlassung: Die Dienstreise muss eindeutig betrieblich veranlasst sein. Das bedeutet: Ihr*e Mitarbeiter*in ist im Auftrag des Unternehmens unterwegs, nicht aus privaten Gründen. Diese betriebliche Veranlassung sollte vor Reiseantritt dokumentiert werden.

Zeitnahe Aufzeichnung: Die Fahrtkosten müssen zeitnah im Lohnkonto erfasst werden. "Zeitnah" bedeutet in der Praxis: unmittelbar nach der Dienstreise oder spätestens zum Ende des Monats.

Belegaufbewahrung: Entsprechende Nachweise wie Fahrtenbuch, Reiseanträge oder Bestätigungen müssen aufbewahrt werden, damit bei einer Betriebsprüfung alle Angaben nachvollziehbar sind.

Werden diese Anforderungen erfüllt, profitieren beide Seiten: Ihr Unternehmen spart Lohnnebenkosten, Ihre Mitarbeitenden erhalten eine faire, steuerfreie Erstattung für ihre Aufwendungen.

Die Bezeichnungen „kleine“ und „große“ Wegstreckenentschädigung stammen ursprünglich aus dem Bundesreisekostengesetz und werden vor allem im öffentlichen Dienst verwendet. In vielen Unternehmen dienen sie aber als Orientierung, um interne Reisekostenregelungen zu strukturieren und steuerlich sicher zu gestalten.

Kleine Wegstreckenentschädigung

Bei der kleinen Wegstreckenentschädigung wird die Nutzung des privaten Pkw für eine Dienstreise zwar akzeptiert, es liegt aber kein besonderes dienstliches Interesse an genau diesem Verkehrsmittel vor. Typischerweise wird hier ein Kilometersatz von 0,20 Euro pro Kilometer angesetzt und zusätzlich ein Höchstbetrag pro Dienstreise festgelegt.

Große Wegstreckenentschädigung

Die große Wegstreckenentschädigung kommt zum Tragen, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung des privaten Fahrzeugs besteht, etwa weil kein geeigneter ÖPNV zur Verfügung steht, dringende Termine wahrzunehmen sind oder umfangreiche Arbeitsmaterialien transportiert werden müssen. In diesen Fällen wird in der Praxis ein Kilometersatz von 0,30 Euro pro Kilometer ohne betragsmäßige Obergrenze je Dienstreise angewendet.

Erhebliches dienstliches Interesse dokumentieren

Damit sich diese höhere Wegstreckenentschädigung rechtssicher anwenden lässt, sollte das erhebliche dienstliche Interesse vor Beginn der Reise festgehalten werden. In der Praxis geschieht dies meist im digitalen Reiseantrag, in dem die Führungskraft den Bedarf bestätigt und kurz begründet, warum die Nutzung des privaten Pkw erforderlich ist.​

Einordnung für Unternehmen

Auch wenn die Begriffe aus dem Reisekostenrecht des öffentlichen Dienstes stammen, können Unternehmen die dahinterstehende Logik gut für eigene Reiserichtlinien nutzen. Üblich ist zum Beispiel, bei „normalen“ Dienstreisen mit Privat-Pkw einen reduzierten Satz zu erstatten und die volle Kilometerpauschale nur dann anzusetzen, wenn ein klar definiertes erhebliches dienstliches Interesse vorliegt und dokumentiert wurde.

Wenn Ihre Mitarbeitenden regelmäßig mit dem privaten Fahrzeug auf Dienstreise gehen, empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuchs. Dieses muss folgende Angaben enthalten:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Start- und Zielort der Fahrt
• Reisezweck (z. B. Kundentermin, Messebesuch, Schulung)
• Name des aufgesuchten Geschäftspartners oder Kunden
• eventuell erforderliche Umwege mit Begründung

Das Fahrtenbuch muss zeitnah, also unmittelbar nach der Fahrt, geführt werden. Es muss außerdem in geschlossener Form vorliegen, das heißt: nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder zumindest erkennbar sein. Elektronische Fahrtenbücher sind grundsätzlich zulässig, sofern sie diese Anforderungen erfüllen.

Neben dem Fahrtenbuch sollten Sie auch weitere Belege archivieren: Reiseanträge, Genehmigungen, eventuell Tankquittungen oder Hotelrechnungen. Diese dienen der Plausibilitätsprüfung und sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden – so lange, wie auch andere steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind.

Je strukturierter und nachvollziehbarer Ihre Dokumentation ist, desto reibungsloser verläuft eine eventuelle Betriebsprüfung. Und Sie geben Ihren Mitarbeitenden die Sicherheit, dass ihre Abrechnung auf einer soliden rechtlichen Grundlage steht.

Für Mitarbeitende, deren Dienstreisen nicht vollständig vom Arbeitgeber erstattet werden, besteht die Möglichkeit, die nicht erstatteten Fahrtkosten in der privaten Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Wichtig zu wissen: Das Finanzamt erstattet nicht den vollen Betrag zurück, sondern die angegebenen Reisekosten reduzieren das zu versteuernde Einkommen. Dadurch sinkt die Steuerlast.

Beispiel: Ein Mitarbeitender gibt 1.000 Euro nicht erstattete Reisekosten als Werbungskosten an. Das zu versteuernde Einkommen sinkt um 1.000 Euro. Bei einem persönlichen Steuersatz von 30 Prozent spart er dadurch 300 Euro Steuern, bei einem Steuersatz von 25 Prozent 250 Euro.

In der Praxis tauchen immer wieder Fragen auf, wie bestimmte Sonderfälle abzurechnen sind. Hier die wichtigsten Klarstellungen:

Mehrere Fahrten zum selben Zielort: Die Kilometerpauschale wird für jede einzelne Fahrt berechnet. Hin- und Rückfahrt zählen dabei als separate Fahrten. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise fünfmal zu einem Kunden fährt, der 180 Kilometer entfernt ist, können 5 × 180 km × 0,30 Euro = 270 Euro erstattet werden.

Mitfahrer: Seit 2015 gilt: Mitfahrende erhalten keine separate Kilometerpauschale. Wenn mehrere Mitarbeitende gemeinsam in einem Pkw reisen, wird die Pauschale nur einmal – für den Fahrer oder Fahrzeughalter – berechnet. Diese Regelung soll verhindern, dass dieselbe Strecke mehrfach abgerechnet wird.

Typische Stolpersteine bei der Reisekostenabrechnung sind:

• Doppelte Geltendmachung: Kosten werden vom Arbeitgeber erstattet UND zusätzlich in der Steuererklärung angegeben
• Zu viele Kilometer angesetzt: Die Strecke wird nicht korrekt berechnet oder unrealistische Umwege werden nicht begründet
• Firmenwagen falsch abgerechnet: Dienstreisen mit dem Firmenwagen werden trotzdem mit Kilometerpauschale abgerechnet
• Zusätzliche Einzelkosten: Neben der Pauschale werden Benzinquittungen oder Reparaturkosten eingereicht – diese sind jedoch bereits durch die Pauschale abgegolten
• Eigenmächtige Erhöhung des Satzes: Der pauschale Satz wird erhöht, z. B. wegen hohen Spritverbrauchs – dies ist nicht zulässig
• Rechenfehler oder falsch gesetzte Kommata
• Unvollständige oder fehlende Belege
• Fehlerhafte Jahresangaben beim Jahreswechsel
• Private Ausgaben, die fälschlicherweise als geschäftlich deklariert werden
• Unzureichende Aufzeichnungen im Lohnkonto

Eine zeitnahe Abrechnung nach jeder Dienstreise und eine systematische Prüfung vor der Freigabe helfen, solche Fehler zu vermeiden.

Eine zeitnahe Abrechnung nach jeder Dienstreise und eine systematische Prüfung vor der Freigabe helfen, solche Fehler zu vermeiden.

Ihre Mitarbeitenden sind darauf angewiesen, dass Sie als HR-Abteilung klare Vorgaben machen und bei Unklarheiten unterstützen. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig zu den Anforderungen der Reisekostenabrechnung. Je besser Ihre Mitarbeitenden informiert sind, desto reibungsloser läuft der gesamte Prozess.

Die Kilometerpauschale ist ein bewährtes und steuerlich anerkanntes Instrument zur fairen und effizienten Abrechnung von Dienstreisekosten. Als HR-Verantwortliche schaffen Sie mit klaren Richtlinien, strukturierten Prozessen und der richtigen Dokumentation die Grundlage für Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen und eine verlässliche, transparente Abrechnung für Ihre Mitarbeitenden.

So zeigen Sie, dass Sie das Engagement und die Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden bei Dienstreisen wertschätzen – nicht nur in Worten, sondern auch durch eine faire Erstattung ihrer Auslagen.