Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) umfasst die Ausgaben für Essen und Trinken während einer Dienstreise.
Andere Reisekosten sind:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Verpflegungsmehraufwendungen können in Höhe der gesetzlichen Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden. Folgende gesetzliche Pauschalen gelten:
- Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro: Bei einer Abwesenheit von mehr als (ab 2024 voraussichtlich 16 Euro) von der Tätigkeitsstätte (sowie der Wohnung) beträgt die Verpflegungspauschale ohne Übernachtung auf 14 Euro.
Gleiches gilt für den Anreise- und Abreisetag bei Dienstreisen, die eine Übernachtung beinhalten, ohne dass eine Mindestabwesenheit erforderlich ist. - Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro: Falls die dienstbedingte Abwesenheit einen ganzen Kalendertag betrifft (also 24 Stunden), beträgt die Pauschale 28 Euro begrenzt (anstatt bisher 24 Euro).
Geltende Verpflegungspauschalen 2023/2024 bei inländischen Dienstreisen
| Dauer der Dienstreise | Pauschale 2023 | Pauschale 2024 |
|---|---|---|
| Eintägige Dienstreise bis 8 Std. | 0 € | 0 € |
| Eintägige Dienstreise 8 bis 24 Std. | 14 € | 14 € |
| Mehrtägige Dienstreise (voller Zwischentag 24 Stunden) |
jeweils 28 € | jeweils 28 € |
| Mehrtägige Dienstreise: An- und Abreisetag (unabhängig von Dauer) |
jeweils 14 € | jeweils 14 € |
Neuerungen 2024
Das Wachstumschancengesetz wurde Ende März 2024 verabschiedet. Einige Vorhaben wurden jedoch nicht umgesetzt nicht umgesetzt:
Die Verpflegungspauschale bleibt unverändert. Der aktuelle Pauschbetrag beträgt weiterhin 14 Euro für An- und Abreisetage sowie Tage mit einer Abwesenheit von über acht Stunden. Für Tage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden gilt weiterhin eine Pauschale von 28 Euro. (Ursprünglich war geplant, diese Beträge auf 15 Euro bzw. 30 Euro zu erhöhen).
Muss der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand zahlen?
Arbeitgeber sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, die Verpflegungskosten während einer Auswärtstätigkeit der Mitarbeitenden zu zahlen. Trotzdem übernehmen viele Unternehmen den Betrag.
Was, wenn der Arbeitgeber keine Spesen zahlt?
Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen nicht, können Arbeitnehmende diese als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Ein Nachweis ist nicht erforderlich. Erstattet werden jedoch nur die jeweils gültigen Verpflegungspauschalen.
Abgrenzung zum Essenszuschuss
Nicht zu verwechseln ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Essenszuschuss, einem Zuschuss des Arbeitgebers zu arbeitstäglichen Mahlzeiten. Beide Zahlungen dürfen nicht gleichzeitig für denselben Zeitraum ausgezahlt werden. Die gesetzlichen Regelungen schreiben explizit vor, dass bei Auswärtstätigkeiten kein Essenszuschuss gewährt werden darf, da in diesem Fall bereits Anspruch auf die Verpflegungspauschale besteht.