Auslagen

Bei der Auslagenerstattung (auch Auslagenersatz) erstattet der Arbeitgeber alle Ausgaben, die ein Arbeitnehmer vorübergehend aus seinem persönlichen Budget vorgestreckt hat. Die Erstattung erfolgt nach der Aufwendung und häufig über eine Spesenabrechnung.

Rechtliche Grundlage

Gemäß § 670 und § 675 BGB handelt es sich bei Auslagen um Betriebsausgaben, für die Angestellte in Vorleistung treten. Diese Kosten müssen durch den Arbeitgeber zurückgezahlt werden.

§ 3 EStG regelt die Auslagenabrechnung und gibt vor, welche Ausgaben unter Auslagen fallen:

• Kosten für Dienstreisen
• Ausgaben zum Erfüllen eines Auftrags oder zum Ausführen einer Dienstleistung
• Bestellungen oder Einkäufe im Namen der Firma

Zu den gängigen Auslagen, die Arbeitgeber erstatten, zählen:

• Reisekosten: Fahrkarten für Bahnfahrten, Mietwagen- und Taxikosten, Flugtickets
• Parkgebühren und Stromkosten für das Laden von E-Dienstwagen
• Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschalen
• Eintrittskarten für Kongresse, Messen oder Fachveranstaltungen
• Mobile Endgeräte: Kosten für betrieblich genutzte Smartphones, Tablets, Laptops sowie Handyverträge
• Geschäftsessen und vom Arbeitgeber beauftragte Kundengeschenke
• Büromaterialien und Portokosten für Briefe oder Pakete

Hinweis: Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand werden häufig über Pauschalen abgerechnet. Die Höhe dieser Pauschalen ist in der Regel in den Reiserichtlinien des Unternehmens festgelegt.

Die Auslagenerstattung ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei – sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Die Ausgaben erfolgen im Namen und zulasten des Betriebs
• Ein Eigeninteresse durch den Mitarbeiter ist niedrig oder ausgeschlossen
• Die Ausgaben wurden korrekt verrechnet und sind auf dem Beleg, der Quittung oder der Rechnung als einzelne Posten angegeben
• Die Zahlung an den Arbeitnehmer stellt kein Gehalt dar
• Pauschale Auslagen liegen unter dem Höchstsatz von 250 Euro
• Sofern die Vorsteuer verrechnet werden soll, muss diese auf den Rechnungen stehen

Nachweispflicht

Bei Kosten unter 250 Euro: Ein einfacher Kaufbeleg genügt, eine Angabe der Umsatzsteuer ist nicht erforderlich.

Bei Kosten über 250 Euro: Der Arbeitnehmer muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorlegen, falls nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG ein Vorsteuerabzug anfällt.