Urlaubsgeld und Urlaubsbeihilfe

Urlaubsgeld ist eine freiwillige Sonderzahlung des Arbeitgebers an seine Beschäftigten, die in der Regel einmal jährlich – häufig im Juni oder Juli vor der Haupturlaubssaison – ausgezahlt wird. Es handelt sich um eine zusätzliche Vergütung ohne Zweckbindung, über die der Arbeitnehmer frei verfügen kann.

Grundsätzlich besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsgeld. Ein solcher Anspruch kann sich jedoch aus verschiedenen Quellen ergeben: Beispielsweise durch entsprechende Vereinbarungen in Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen oder durch betriebliche Übung. Laut aktuellen Erhebungen erhalten 74 Prozent der tarifgebundenen Beschäftigten Urlaubsgeld, bei Beschäftigten ohne Tarifvertrag sind es hingegen nur 36 Prozent.

Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Arbeitgeber drei Jahre hintereinander vorbehaltlos Urlaubsgeld zahlt, ohne einen Freiwilligkeitsvorbehalt zu erklären. Einmal entstanden, kann dieser Anspruch nur durch Änderungskündigung oder einvernehmliche Vereinbarung beseitigt werden.

Urlaubsgeld unterliegt der vollständigen Steuerpflicht und wird steuerlich als sonstiger Bezug behandelt. Im Gegensatz zum laufenden Arbeitslohn kann die darauf entfallende Lohnsteuer nicht direkt aus der monatlichen Lohnsteuertabelle abgelesen werden.

Für die korrekte Berechnung der Lohnsteuer auf das Urlaubsgeld ist ein spezielles Verfahren erforderlich. Zunächst ermittelt der Arbeitgeber den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn des Arbeitnehmers ohne das Urlaubsgeld und berechnet die entsprechende Jahreslohnsteuer. Anschließend legt er den Jahresarbeitslohn einschließlich des Urlaubsgeldes zugrunde und ermittelt die darauf entfallende Jahreslohnsteuer.

Die Differenz zwischen diesen beiden Steuerbeträgen stellt die auf das Urlaubsgeld entfallende Lohnsteuer dar, die einzubehalten ist. Aufgrund der Einmalzahlung kann sich dabei ein erheblicher Progressionseffekt ergeben. Das zusätzliche Urlaubsgeld erhöht das zu versteuernde Jahreseinkommen, sodass ein insgesamt höherer Steuersatz angewendet wird. Diese sogenannte Vergleichsberechnung führt in vielen Fällen dazu, dass die Lohnsteuerbelastung für das Urlaubsgeld überproportional hoch ausfällt.

Neben der Steuer werden auch Beiträge zur Sozialversicherung einbehalten, also Abgaben für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Zusammen führen Steuern und Sozialabgaben dazu, dass den Arbeitnehmer*innen vom Urlaubsgeld in der Regel nur etwas mehr als die Hälfte netto ausgezahlt wird.

Wichtig: Urlaubsgeld nicht mit Urlaubsabgeltung verwechseln

Die Urlaubsabgeltung ist eine finanzielle Entschädigung für nicht genommenen oder nicht gewährten Erholungsurlaub, zum Beispiel bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sie ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und wird in der Regel als sonstiger Bezug behandelt und besteuert.

Damit die steuerliche Begünstigung anerkannt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die Zahlungen müssen ausdrücklich zur Förderung der Erholung bestimmt sein und in einem zeitlichen Zusammenhang mit einem Erholungsurlaub stehen. Das bedeutet, der Urlaub darf frühestens drei Monate vor und spätestens drei Monate nach der Auszahlung stattfinden. Außerdem besteht eine Nachweispflicht: Der Arbeitnehmer muss Belege vorlegen, aus denen der Zweck der Erholungsmaßnahme eindeutig hervorgeht.

Für Arbeitnehmer ist die Erholungsbeihilfe bis zu den jeweiligen Höchstgrenzen vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei. Arbeitgeber müssen eine Pauschalbesteuerung von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer entrichten. Sozialversicherungsbeiträge fallen jedoch nicht an.

Die aktuellen Höchstgrenzen für 2025 betragen: 156 Euro pro Jahr für den Arbeitnehmer selbst, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro pro Kind. Bei einer Familie mit zwei Kindern können somit 364 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden.

Die Erholungsbeihilfe ist für Arbeitgeber und Mitarbeitende oft die günstigere Alternative: Für eine dreiköpfige Familie verursacht sie beispielsweise Gesamtkosten von etwa 390 Euro (312 Euro plus 25 Prozent Pauschalsteuer). Die 312 Euro kommen direkt beim Arbeitnehmer an.

Arbeitgeber sollten die Erholungsbeihilfe als steueroptimierte Alternative zum klassischen Urlaubsgeld in Betracht ziehen. So können beispielsweise bei einer Familie mit zwei Kindern 364 Euro vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Das bietet Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmende.

Freiwilligkeitsvorbehalte in Arbeitsverträgen sind essenziell, um rechtliche Flexibilität zu wahren. Sie müssen klar und verständlich formuliert sein, beispielsweise: „Die Zahlung von Urlaubsgeld erfolgt freiwillig und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Ein Rechtsanspruch auf künftige Zahlungen wird auch bei wiederholter Gewährung nicht begründet.“

Bei der praktischen Umsetzung sollten separate Lohnarten für die verschiedenen Zuwendungsarten eingerichtet werden. Für die Erholungsbeihilfe ist eine strukturierte Belegsammlung zu organisieren und die Drei-Monats-Frist zu überwachen. Der Gleichbehandlungsgrundsatz ist bei allen Sonderzahlungen zwingend zu beachten.

Zu berücksichtigen sind die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen 2025: In der Kranken- und Pflegeversicherung beträgt sie 5.512,50 Euro monatlich, in der Renten- und Arbeitslosenversicherung 8.050 Euro monatlich. Diese Grenzen sind bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für das Urlaubsgeld relevant.