Weihnachtsfeier: Freibetrag, Kosten & Steuern

Damit eine Weihnachtsfeier steuerlich begünstigt ist, muss sie als Betriebsveranstaltung gelten.

Eine Feier wird als Betriebsveranstaltung anerkannt, wenn sie allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dazu können auch ehemalige Mitarbeitende, Leiharbeitnehmer oder Angestellte konzernangehöriger Unternehmen zählen. Ebenfalls können Begleitpersonen der Mitarbeitenden eingeladen werden.

Auch Abteilungsfeiern können als Betriebsveranstaltungen gelten, selbst wenn nicht alle Mitarbeitenden des gesamten Unternehmens teilnehmen.

Entscheidend ist, dass die Teilnahme unabhängig von der Position, Gehaltsgruppe, Betriebszugehörigkeit oder individuellen Leistungen der Mitarbeitenden möglich ist. So wird sichergestellt, dass die Feier alle im Betrieb gleichermaßen einbezieht.

Für betriebliche Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern gilt ein Steuerfreibetrag von 110 € pro Mitarbeitendem und Veranstaltung – und das bis zu zweimal pro Jahr. Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen eine Weihnachtsfeier und eine zusätzliche Veranstaltung wie ein Sommerfest steuerfrei anbieten können, solange die Kosten pro Kopf unter diesem Freibetrag bleiben.

Was passiert, wenn die Gesamtkosten die 110-€-Grenze pro Mitarbeitendem überschreiten? In diesem Fall wird der übersteigende Betrag steuerpflichtig und gilt als geldwerter Vorteil für die Mitarbeitenden.

Möglichkeiten der Versteuerung:

• Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber kann die übersteigenden Beträge pauschal mit 25 % versteuern, sodass die Mitarbeitenden keine zusätzlichen Steuern zahlen müssen.
  Neben der pauschalen Lohnsteuer fällt ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent an, sowie gegebenenfalls eine pauschale Kirchensteuer. Zudem führt die Pauschalierung der Lohnsteuer dazu, dass keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
• Individuelle Versteuerung: Alternativ kann der Arbeitgeber die Kosten anteilig jedem Mitarbeitenden als geldwerten Vorteil anrechnen, was zu individuellen Lohnsteuerabzügen führt.

Für die Berechnung des Freibetrags werden alle Ausgaben, die direkt mit der Feier zusammenhängen, berücksichtigt. Dazu zählen:

• Speisen, Getränke und Bewirtungskosten
• Musik, DJs, Unterhaltungsprogramme
• Mietkosten und Gestaltung des Veranstaltungsorts
• Fahrtkosten, z. B. Shuttle-Service zum Veranstaltungsort
• Kosten für Sicherheitsmaßnahmen, etwa für anwesende Sanitäter oder die Erfüllung behördlicher Auflagen
• Geschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung

Diese Kosten werden auf die Anzahl der teilnehmenden Personen umgelegt, um den Betrag pro Kopf zu ermitteln.

Häufig dürfen Mitarbeitende Begleitpersonen wie Ehepartner oder Partner zur Weihnachtsfeier mitbringen. Dabei wird der Kostenanteil der Begleitperson dem Mitarbeitenden zugerechnet und auf dessen Freibetrag angerechnet. Ist der Betrag durch die Begleitung überschritten, gilt der übersteigende Anteil als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.