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Ab dem 7. Juni 2026 gelten in Deutschland neue Regeln zur Gehaltstransparenz, die HR-Abteilungen vor weitreichende Änderungen stellen. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen zu mehr Offenheit bei Gehältern – von der Stellenanzeige bis zur jährlichen Berichterstattung. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Pflichten und zeigt, welche Schritte Sie bis zur Deadline ergreifen müssen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Stichtag: 7. Juni 2026 – ab dann gelten die neuen Pflichten
- Gehaltsspannen: Müssen in jeder Stellenanzeige angegeben werden
- Auskunftsrecht: Alle Beschäftigten können Gehaltsinformationen anfragen (Frist: 2 Monate)
- Berichtspflicht: Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden müssen jährlich oder alle 3 Jahre über Gender Pay Gap berichten
- 5-Prozent-Schwelle: Bei Lohnlücken über 5% sind binnen 6 Monaten Korrekturmaßnahmen Pflicht
- Sanktionen: Schadensersatz, Geldbußen und öffentliche Berichterstattung bei Verstößen
Unternehmen, die jetzt handeln, haben 2026 einen Vorsprung von 12 Monaten gegenüber der Konkurrenz.
Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?
Die Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen wurde am 10. Mai 2023 veröffentlicht. Sie verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, bis zum 7. Juni 2026 entsprechende nationale Gesetze zu erlassen. Die Richtlinie zielt darauf ab, geschlechtsspezifische Lohnunterschiede durch mehr Transparenz und verbindliche Durchsetzungsmechanismen zu beseitigen.
Warum diese Richtlinie jetzt auf den Tisch kommt
Der Gender Pay Gap liegt in Deutschland bei 16 Prozent – deutlich über dem EU-Durchschnitt von 12 Prozent. Zum Vergleich: Luxemburg hat nur 1 Prozent, Italien 5 Prozent. Die bisherigen nationalen Regelungen zeigten zu wenig Wirkung. Mit der neuen EU-Richtlinie ändert sich das fundamental: verbindliche Pflichten, konkrete Fristen, wirksame Sanktionen.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Zeit freiwilliger Selbstverpflichtungen ist vorbei. Ab Juni 2026 müssen Sie nachweisen können, dass Ihre Gehaltsstrukturen diskriminierungsfrei sind. Die Berichte werden öffentlich – Reputationsrisiken inklusive.
Die 4 Kernpflichten: Was sich für HR konkret ändert
Gehaltstransparenz im Recruiting
Was müssen Sie tun?
In jeder Stellenanzeige müssen Sie die Gehaltsspanne oder das Einstiegsgehalt angeben, spätestens vor dem Vorstellungsgespräch. Fragen nach der bisherigen Gehaltshistorie von Bewerbenden sind verboten.
Konkrete Aufgaben:
- Stellenanzeigen-Templates überarbeiten
- Interviewleitfäden anpassen (keine Frage nach aktuellem Gehalt)
- Bewerbermanagementsysteme aktualisieren
- Externe Personaldienstleister briefen
Die Gehaltsspanne sollte realistisch sein – etwa 20 bis 30 Prozent zwischen Minimum und Maximum – und auf Ihrem internen Stellenbewertungssystem basieren.
Praxis-Tipp
Eine geeignete Formulierung für Stellenausschreibungen ist diese:
"Für diese Position bieten wir ein Jahresgehalt zwischen 55.000 € und 70.000 €, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung."
Erweiterte Auskunftsrechte für Beschäftigte
Was ändert sich?
Bisher konnten nur Beschäftigte in Betrieben mit über 200 Mitarbeitenden Auskunft verlangen, und nur wenn mindestens sechs Vergleichspersonen existierten. Diese Hürden fallen weg.
Neu ab 2026:
- Alle Mitarbeitenden haben Auskunftsrecht (unabhängig von Unternehmensgröße)
- Keine Mindestgruppengröße mehr
- Antwortfrist: 2 Monate (schriftlich)
- Sie müssen jährlich aktiv über dieses Recht informieren
Was Beschäftigte verlangen können:
- Informationen zum eigenen Gehalt und den Bewertungskriterien
- Durchschnittsgehälter vergleichbarer Gruppen nach Geschlecht
- Transparente Begründung von Gehaltsunterschieden
Ihre Aufgaben:
Etablieren Sie standardisierte Prozesse für Auskunftserteilung und dokumentieren Sie alle Gehaltsunterschiede objektiv. Eine lückenlose Dokumentation von Leistungsbeurteilungen und Gehaltserhöhungen wird zur Pflicht.
Berichtspflichten nach Unternehmensgröße
Wann müssen Sie berichten?
| Mitarbeitende | Erste Berichterstattung | Rhythmus |
|---|---|---|
| 250+ | Juni 2027 | Jährlich |
| 150-249 | Juni 2027 | Alle 3 Jahre |
| 100-149 | Juni 2031 | Alle 3 Jahre |
Was muss der Bericht enthalten?
- Gender Pay Gap (unbereinigt, nach Grundgehalt und variablen Bestandteilen)
- Median-Entgelte nach Geschlecht
- Anteil mit variabler Vergütung
- Geschlechterverteilung in Entgeltquartilen
- Pay Gap für gleiche/gleichwertige Tätigkeiten
Kritisch: Diese Berichte werden öffentlich. Behörden veröffentlichen Ihre Daten unverzüglich – direkter Vergleich mit anderen Arbeitgebern inklusive.
Auch wenn Sie erst 2031 berichten müssen: Beginnen Sie jetzt mit der Datenerfassung. HR-Systeme brauchen Vorlaufzeit.
Objektive Entgeltkriterien
Die vier Bewertungssäulen
Gehälter müssen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien basieren: Kompetenzen (Qualifikation, Erfahrung), Belastungen (physisch/psychisch), Verantwortung (Personal, Budget) und Arbeitsbedingungen (Umfeld, Flexibilität).
Was Sie brauchen
Ein transparentes Stellenbewertungssystem mit dokumentierten Punktevergaben und klaren Gehaltsbändern. Beispiel:
| Junior (0-2 Jahre): | 35.000 € - 45.000 € |
| Professional (3-5 J): | 46.000 € - 65.000 € |
| Senior (6-10 J): | 66.000 € - 90.000 € |
| Expert (10+ J): | 91.000 € - 120.000 € |
Für jede Stelle sollte nachvollziehbar sein, wie die Einstufung zustande kam. Bei Gehaltserhöhungen müssen Sie begründen können, warum die Person die Kriterien erfüllt hat.
🚨 Die 5%-Schwelle: Wann Sie sofort handeln müssen
Kritische Grenze: Bei einem Gender Pay Gap von 5 Prozent oder mehr, der nicht objektiv begründbar ist, müssen Sie handeln.
Was dann passiert:
- Gemeinsame Entgeltbewertung mit Betriebsrat/Arbeitnehmervertretung
- Entwicklung konkreter Korrekturmaßnahmen
- Umsetzung binnen 6 Monaten
- Dokumentation und Nachweis im nächsten Bericht
Beispiel:
Ihr Marketing-Team hat einen Pay Gap von 8,5 Prozent. Sie können ihn nicht durch Berufserfahrung, Qualifikation oder Leistung erklären. Dann müssen Sie binnen sechs Monaten Gehaltsanpassungen vornehmen oder strukturelle Änderungen umsetzen.
Wichtig: Dokumentation allein reicht nicht – Sie müssen aktiv korrigieren.
Warum der Aufwand sich lohnt
Transparenz zahlt sich wirtschaftlich aus:
Die Zahlen:
- 21% höhere Profitabilität bei Unternehmen mit Lohntransparenz
- 280 Mrd. € BIP-Beitrag durch geschlossene Pay Gaps bis 2030
- 8% geringere Fluktuation durch faire Bezahlung
- 72% der Bewerbenden bevorzugen Stellenanzeigen mit Gehaltsangaben
Ihre Vorteile:
- Besseres Recruiting (passendere Kandidaten, schnellere Einstellungen)
- Stärkere Mitarbeiterbindung (Vertrauen durch Fairness)
- Strategische HR-Position (Sie werden Partner der Geschäftsführung)
- Employer Branding (attraktiv für Gen Z – 68% fordern Transparenz)
Transparenz schützt Sie vor kostspieligen Diskriminierungsklagen und baut eine Kultur auf, die auf Fairness basiert.
Ihr Fahrplan bis Juni 2026 in drei Phasen
Phase 1: Bis Mitte 2025 – Fundament
Bestandsaufnahme
- Equal Pay Audit durchführen
- Gender Pay Gap berechnen (unbereinigt & bereinigt)
- Kritische Bereiche identifizieren (> 5% Lücke?)
Systeme aufbauen
- Stellenbewertungssystem entwickeln
- Gehaltsbänder definieren
- HR-Software vorbereiten (Datenfelder, Reporting)
Recruiting anpassen
- Stellenanzeigen mit Gehaltsspannen
- Interviewleitfäden aktualisieren
- Gehaltsverschwiegenheitsklauseln aus Verträgen entfernen
Phase 2: Zweite Jahreshälfte 2025 – Implementierung
Kommunikation:
- Intranet-Seite "Entgelttransparenz" erstellen
- FAQ-Dokument bereitstellen
- Townhall-Meeting mit Geschäftsführung
Schulungen:
- Führungskräfte-Workshop (rechtlicher Rahmen, Gehaltsgespräche, Unconscious Bias)
- HR-Team für Auskunftserteilung trainieren
Betriebsrat einbinden:
- Präsentation der Änderungen
- Gemeinsame Entwicklung des Stellenbewertungssystems
Phase 3: Erstes Halbjahr 2026 – Go-Live
Testphase:
- Pilot in einer Abteilung
- Feedback einholen und optimieren
Roll-Out:
- Alle Mitarbeitenden informieren (E-Mail, Intranet)
- Auskunftsrecht bekannt machen
- Ansprechpartner in HR benennen
Monitoring:
- KPIs definieren (Gender Pay Gap < 5%)
- Quartalsweise Reviews
- Dashboard für Geschäftsführung
Die fünf häufigsten Fehler
- Zu spät anfangen – Sechs Monate vor Deadline ist zu spät. Systeme brauchen Vorlauf.
- Keine Datengrundlage – Ohne geeignete HR-Software können Sie den Pay Gap nicht berechnen.
- Führungskräfte nicht einbinden – Widerstand bei Gehaltsverhandlungen erschwert die Umsetzung erheblich.
- Gehaltsunterschiede nicht dokumentieren – Die Beweislastumkehr bedeutet: Sie müssen begründen können.
- Nur Compliance-Denken – Wer Transparenz als Chance begreift, gewinnt den War for Talents.
Quick-Check: Wie gut sind Sie vorbereitet
Beantworten Sie diese Fragen mit Ja oder Nein:
- Kennen Sie Ihren aktuellen Gender Pay Gap?
- Haben Sie ein objektives Stellenbewertungssystem?
- Sind Gehaltsbänder definiert und dokumentiert?
- Können Sie Gehaltsunterschiede objektiv begründen?
- Sind Stellenanzeigen-Templates mit Spannen vorbereitet?
- Ist Ihre HR-Software fürs Reporting bereit?
- Sind Gehaltsklauseln aus Verträgen entfernt?
- Haben Sie einen Auskunftsprozess etabliert?
- Sind Führungskräfte geschult?
- Ist der Betriebsrat eingebunden?
Auswertung:
8-10 Ja: Hervorragend vorbereitet
5-7 Ja: Auf gutem Weg
0-4 Ja: Dringender Handlungsbedarf
Jetzt handeln, später profitieren
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist mehr als Compliance – sie ist die Chance, faire Strukturen zu etablieren und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Unternehmen, die jetzt starten, haben 2026 einen Vorsprung von zwölf Monaten.
Starten Sie jetzt mit der Bestandsaufnahme, entwickeln Sie objektive Systeme und schulen Sie Ihre Teams. Die Zeit bis Juni 2026 vergeht schneller, als Sie denken.
