User- & Budgetverwaltung im LOFINO Arbeitgeberportal

Manuelle Userverwaltung

Neuanlage & Änderung von Userinformationen

  1. Einloggen ins Arbeitgeberportal
  2. Links auf „User Management“ gehen
  3. Rechts oben auf „User & Budgets anlegen“ und „Manuelle Erstellung“ klicken
  4. Felder ausfüllen und speichern

Beachte:

  • Zu eingetragenem Startdatum erhält der Mitarbeitende die Einladungs-E-Mail für die LOFINO App
  • Das vorläufige Passwort der Einladungs-E-Mail ist 30 Tage gültig
  • Budgets (z.B. Lunch oder Web) müssen im Anschluss separat angelegt werden

  1. Einloggen ins Arbeitgeberportal
  2. Links auf „User Management“ gehen
  3. Auf den entsprechenden User klicken
  4. Daten ändern & speichern

Beachte:

  • Änderung nach Speicherung direkt gültig
  • Änderung E-Mail-Adresse: User erhält erneut eine Einladung zur App mit Aufforderung zur Anmeldung
  • Änderung Startdatum:
    • User erhalten die Einladung zur App zum neu eingetragenen Startdatum. Alle Budgets sind erst ab dem Startdatum verfügbar
    • Nur möglich, sofern User noch nicht eingeladen wurde / das ursprüngliche Startdatum noch nicht erreicht ist

  1. Einloggen ins Arbeitgeberportal
  2. Links auf „User Management“ gehen
  3. Auf den entsprechenden User klicken
  4. Unter „Befristet bis“ Enddatum eintragen & speichern

Beachte:

  • App-Zugang: bis Ende des Monats der Befristung
  • Belegupload: möglich bis einschließlich des Tages der Befristung. Ausnahme Jahresbudgets: hier ist der Belegupload bis Ende des Vormonats der Befristung möglich
  • Mit der User-Befristung/Beendigung werden alle Budgets beendet
  • Es kann kein Befristungsdatum eingetragen werden, das in der Vergangenheit liegt. Befristungen müssen im Voraus eingetragen werden

  1. Einloggen ins Arbeitgeberportal
  2. Links auf „User Management“ gehen
  3. Auf den entsprechenden User klicken
  4. Unter „Startdatum“ Button „Erneut einladen“ klicken

Beachte:

  • User erhält erneut LOFINO App Einladungs-E-Mail mit vorläufigem Passwort
  • Nur möglich, sofern User noch nicht eingeloggt war
  • Das vorläufige Passwort der Einladungs-E-Mail ist 30 Tage gültig

Manuelle Budgetverwaltung

für die LOFINO Module Mobility, Lunch, Web und Sachbezug-Gutscheine

Budgetverwaltung MOBILITY

So funktioniert die Budgetverwaltung Schritt für Schritt

  1. Logge dich ins Arbeitgeberportal ein und gehe auf Usermanagement.
  2. Klicke auf den entsprechenden User/Mitarbeitenden.
    Beachte: Ist der User/Mitarbeitende noch nicht angelegt (die Userinformation), muss dies vor Budgetzuweisung erledigt werden.
  3. Wechsel auf das Tab “Budgets” und wähle Mobility aus.
  4. Gib den gewünschten monatlichen Budgetbetrag ein, den der Mitarbeitende für Mobility erhalten soll.
  5. Entscheide, ob nicht genutztes Budget angespart (Überschussbudget) werden soll.
    Beachte: Diese Option wird nur angezeigt, wenn sie in den Einstellungen grundsätzlich zugelassen ist.
  6. Wähle die Mobilitätskategorien aus, die für den Mitarbeitenden in der App verfügbar sein sollen.
    Beachte: Die Auswahl richtet sich nach den für dein Unternehmen freigeschalteten Paketen und Kategorien.
  7. Lege den Startmonat fest, ab dem das Budget zur Verfügung stehen soll.
    Beachte: Der früheste Monat ist der aktuelle Monat.
  8. Speichere die Einstellung.

Beispiel:

Wählst du am 20.11.2025 den November als Startmonat aus, erhält der Mitarbeitende ab November den vollen monatlichen Budgetbetrag. Der Mitarbeitende kann Belege mit einem Belegdatum aus dem gesamten November einreichen.

  1. Logge dich ins Arbeitgeberportal ein und gehe auf Usermanagement.
  2. Klicke auf den entsprechenden User/Mitarbeitenden und das Tab “Budgets”.
  3. Gehe auf „Budget ändern“ und wechsle zur Ansicht „inaktiv“.
  4. Wähle den Startmonat aus, ab dem die Inaktivität gelten soll.

Beispiel:

Wenn du als Inaktivitätsstart den Monat Februar 2026 auswählst, erhält der User/Mitarbeitende das Budget noch bis Ende Januar 2026.

  1. Logge dich ins Arbeitgeberportal ein und gehe auf Usermanagement.
  2. Klicke auf den entsprechenden User/Mitarbeitenden und das Tab “Budgets”.
  3. Gehe auf „Budget ändern“.
  4. Trage den neuen Betrag ein.
  5. Lege den Startmonat fest, ab dem das neue Budget gelten soll.
  6. Speichere die Einstellung.

Beachte: Liegt der Start des neuen Betrags vor einem bereits hinterlegten Inaktivitätsstart, wird die geplante Inaktivität bei Speicherung der Änderung überschrieben. Die Inaktivität muss bei Bedarf neu hinterlegt werden.

Beispiel:

Der Administrator führt die folgenden Schritte nacheinander aus:

  • Ab November 2025 wird ein Budget von 30 € hinterlegt.
  • Ab September 2026 wird das Budget auf inaktiv gesetzt.
  • Ab Januar 2026 wird das Budget auf 40 € erhöht.

Ergebnis: Die zuvor angelegte Inaktivität im September 2026 wird durch den letzten Schritt überschrieben und muss bei Bedarf neu hinterlegt werden.

Budgetverwaltung LUNCH / WEB / SB-GUTSCHEINE

Budgetverwaltung für die LOFINO Module Web, Lunch und Sachbezug Gutscheine

So funktioniert die Budgetverwaltung Schritt für Schritt

  1. Logge dich ins Arbeitgeberportal ein und gehe auf Usermanagement.
  2. Klicke auf den entsprechenden User/Mitarbeitenden.
    Beachte: Ist der User/Mitarbeitende noch nicht angelegt (die Userinformation), muss dies vor Budgetzuweisung erledigt werden.
  3. Wechsel auf das Tab “Budgets” und wähle das entsprechende Modul aus.
  4. Gib den gewünschten monatlichen Budgetbetrag ein, den der Mitarbeitende für das Modul erhalten soll.
  5. Lege den Startmonat fest, ab dem das Budget zur Verfügung stehen soll.
    Beachte: Der früheste Monat ist der aktuelle Monat. Ausnahme SB-Gutscheine: der früheste Startmonat ist der nächste Monat.
  6. Speichere die Einstellung.

  1. Logge dich ins Arbeitgeberportal ein und gehe auf Usermanagement.
  2. Klicke auf den entsprechenden User/Mitarbeitenden und das Tab “Budgets”.
  3. Gehe auf „Budget ändern“ und wechsle zur Ansicht „inaktiv“.
  4. Wähle den Startmonat aus, ab dem die Inaktivität gelten soll.
    Beispiel: Trägst du als Inaktivitätsstart den Monat Februar 2026 aus, erhält der User/Mitarbeitende noch bis Ende Januar 2026 das Budget.
  5. Speichere die Einstellung.  

  1. Logge dich ins Arbeitgeberportal ein und gehe auf Usermanagement.
  2. Klicke auf den entsprechenden User/Mitarbeitenden und den Tab “Budgets”.
  3. Gehe auf „Budget ändern“.
  4. Trage den neuen Betrag ein.
  5. Lege den Startmonat fest, ab dem das neue Budget gelten soll.
  6. Speichere die Einstellung.

Beachte: Liegt der Start des neuen Betrags vor einem bereits hinterlegten Inaktivitätsstart, wird die geplante Inaktivität bei Speicherung der Änderung überschrieben. Die Inaktivität muss bei Bedarf neu hinterlegt werden.

Beispiel:

  • Ab November 2025 ist ein 30 Euro Budget hinterlegt  
  • Ab September 2026 liegt ein Inaktivitätsstart vor
  • Für Januar 2026 wird der Budgetbetrag auf 40 Euro erhöht  
  • Der Inaktivitätsstart im September 2026 wird durch den letzten Schritt überschrieben und muss bei Bedarf neu hinterlegt werden

Einstellen von Auszeiten (z.B. Elternzeit, Sabbatical)

Möchten Sie während Auszeiten (z.B. Sabbatical, Elternzeit) die Budgets für Mitarbeitende aussetzen, können Sie dies im Arbeitgeberportal für Sachbezug, Lunch, Web und Mobility folgendermaßen hinterlegen:

  • Beendigung der Budgets (vgl. "Budgets beenden") zum Start der Auszeit und
  • Aktivierung der Budgets (vgl. "Budgets anlegen"), sobald die Mitarbeitenden zurückkehren.

Beispiel: Ein Mitarbeitender hat ein Lunchbudget und ist ab Mai 2026 bis einschließlich Oktober 2026 in einer Auszeit. Das Lunchbudget wird mit Startmonat Mai auf inaktiv gestellt. Ab November 2026 wird das Budget wieder neu zugewiesen.

Dies hat zur Folge:

  • Der App-Zugang bleibt erhalten.
  • Potenziell angesammeltes Überschussbudget (nur bei Mobility möglich) verfällt.
  • Es steht kein Budget während der "Auszeit" zur Verfügung.

Bitte befristen Sie im Fall einer Auszeit nicht den User-Account des Mitarbeitenden. Dies ist nur dann sinnvoll, wenn die Person dauerhaft, also nicht nur temporär, für Benefits ausgeschlossen wird (z.B. aufgrund einer Kündigung).