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Downsizing des Dienstwagens mit Mobilitätsbudget
Wie Unternehmen Kosten senken und gleichzeitig nachhaltige Alternativen schaffen können
- Mobilität
Dienstwagen sind in Deutschland ein fester Bestandteil der Vergütung – besonders im Vertrieb, im Management oder in beratungsintensiven Branchen. Für Unternehmen sind sie aber auch ein erheblicher Kostenfaktor. Und aus Nachhaltigkeitssicht stehen sie zunehmend in der Kritik.
Gleichzeitig wünschen sich viele Mitarbeitende heute mehr Flexibilität: Nicht nur ein Auto, sondern auch Alternativen wie Bahn, Carsharing oder Fahrrad.
Die Idee des Downsizings
Die Lösung besteht nicht darin, den Dienstwagen abzuschaffen, sondern ihn neu zu denken. Er muss kleiner, günstiger und flexibler werden. „Downsizing” eben.
So bleibt das Auto erhalten, während gleichzeitig Spielraum für moderne Mobilitätsoptionen entsteht.
Downsizing bedeutet konkret, dass der Dienstwagen eine Klasse kleiner ausfällt. Die Leasingrate sinkt in der Regel um 200 bis 400 Euro pro Monat. Dieses Budget wird in ein Mobilitätsbudget umgewandelt.
Für Mitarbeitende bedeutet das: Sie behalten den Status und die Sicherheit eines Firmenwagens. Zusätzlich können sie flexibel wählen, beispielsweise das Deutschlandticket, eine BahnCard, Carsharing oder ein E-Bike. Sogar die Miete für einen Camper im Sommerurlaub lässt sich realisieren.
Wussten Sie...?
- Laut der „Roland-Berger-Benefitsstudie 2024” ist Bike-Leasing unter den Mobilitätsleistungen Spitzenreiter – noch vor Corporate Fitness und Essenszuschüssen.
- In einer McKinsey-Studie gaben 57 % der städtischen Mitarbeitenden an, ein Mobilitätsbudget zu wünschen, auf dem Land sind es immerhin 40 %.
- Ein Mobilitätsbudget fördert nicht nur nachhaltiges Mobilitätsverhalten, sondern verbessert auch das Employer Branding und die Talentbindung.
- Studien zeigen, dass Mitarbeitende mit Firmenwagen ihren Arbeitsweg um bis zu 70 % länger fahren. Downsizing kann somit helfen, die CO₂-Emissionen direkt zu senken.
Wann lohnt sich ein Downsizing?
Ob Downsizing sinnvoll ist, hängt entscheidend davon ab, ob ein Dienstwagen auch privat genutzt werden darf oder nicht.
In der Praxis handelt es sich meist ums eines der beiden Szenarien:
-
Fall 1: Private Nutzung erlaubt.
Hier ist der Dienstwagen Teil der Vergütung. Mitarbeitende profitieren, wenn sie einen kleineren Wagen wählen und dafür ein Mobilitätsbudget erhalten. -
Fall 2: Private Nutzung untersagt.
Das Auto ist ein reines Arbeitsmittel, wie Laptop oder Werkzeug. In diesem Fall bringt Downsizing nur dem Unternehmen einen Vorteil, nicht aber den Mitarbeitenden.
Downsizing lohnt sich also vor allem dort, wo die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt ist.
Wie Downsizing gelingt – ein Fahrplan für HR
Zielgruppen analysieren
Zunächst sollten Sie prüfen, welche Mitarbeitergruppen überhaupt in Frage kommen:
- Downsizing ist nur dort sinnvoll, wo die private Nutzung erlaubt ist.
- Typische Zielgruppen: Management, Vertrieb, Beratung.
- Nicht geeignet: Rollen, bei denen das Auto ausschließlich als Arbeitsmittel dient (z. B. Pflegedienst, Handwerk, Service).
Praxis-Tipp: Nutzen Sie vorhandene Fuhrparkdaten (Leasingraten, Privatnutzung, Fahrleistung), um die relevanten Gruppen zu identifizieren.
Budgetlogik festlegen
Legen Sie fest, wie das Mobilitätsbudget berechnet wird:
- Beispiel: SUV-Leasingrate 800 € → Kompaktklasse 450 € → 350 € Differenz = Mobilitätsbudget.
Definieren Sie anschließend, welche Leistungen aus dem Budget finanziert werden können.
Beachten Sie dabei die steuerlichen Rahmenbedingungen der angebotenen Mobilitätsoptionen:
- Steuerfrei: Deutschlandticket (58 €), wenn zusätzlich zum Lohn. Dienstrad-Leasing ist ebenfalls steuerbegünstigt.
- Alles andere: meist voll steuerpflichtig (Carsharing, BahnCard, Taxi).
Praxis-Tipp: Machen Sie das Modell einfach nachvollziehbar. Verzichten Sie auf komplizierte Rechenmodelle und formulieren Sie stattdessen klare Sätze wie: „Jeder eingesparte Euro beim Auto wird ins Mobilitätsbudget übertragen.“
Kommunikation klar gestalten
Die Mitarbeitenden müssen genau verstehen, was Downsizing bedeutet.
Kernbotschaften:
- Status bleibt: Der Dienstwagen verschwindet nicht.
- Flexibilität steigt: Es gibt ein neues Budget für individuelle Mobilität.
- Nachhaltigkeit wächst: kleinere Autos, weniger CO₂.
Kommunizieren Sie transparent, welche steuerlichen Unterschiede gelten.
Praxis-Tipp: Nutzen Sie konkrete Beispiele, etwa ein Rechenbeispiel SUV vs. Kompaktklasse, damit Ihre Mitarbeitenden den Mehrwert direkt erkennen.
Change-Management als Erfolgsfaktor
Downsizing ist auch ein Kulturthema. Mitarbeitende, die einen Firmenwagen als Statussymbol sehen, müssen abgeholt werden. Erfolgreiche Unternehmen starten deshalb mit einem Pilotprojekt, sammeln Feedback und passen die Car Policy gezielt an.
Car Policy anpassen
Ergänzen Sie Ihre Dienstwagenrichtlinie um eine klare Downsizing-Option.
Die Regeln sollten Folgendes enthalten:
- Welche Fahrzeugklassen stehen zur Auswahl?
- Wie wird die Budgetdifferenz ermittelt?
- Welche Mobilitätsoptionen dürfen aus dem Budget bezahlt werden?
- Wie erfolgt die Abrechnung und Dokumentation?
Halten Sie die Richtlinie so einfach wie möglich – oft reicht eine Seite mit Zusatzregeln aus.
Praxis-Tipp: Binden Sie Betriebsrat und Finance früh ein, um spätere Diskussionen zu vermeiden.
Pilotprojekt starten & evaluieren
Führen Sie das Downsizing zunächst in einer Pilotabteilung, beispielsweise im Vertrieb, ein. Die Pilotlaufzeit beträgt 3–6 Monate.
Messen Sie:
- Kostenentwicklung (Leasing, Budgetnutzung)
- CO₂-Reduktion (Fahrzeugklassen, gefahrene Kilometer)
- Mitarbeiterzufriedenheit (Feedback-Umfragen)
Passen Sie das Modell anschließend an und rollen Sie es stufenweise aus.
Praxis-Tipp: Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Pilotphase intern – mit Zahlen und Zitaten der Teilnehmenden. Das schafft Akzeptanz im gesamten Unternehmen.
Nachhaltigkeit mit Reporting-Effekt
Downsizing reduziert nicht nur die Kosten, sondern auch die Emissionen. Der Unterschied zwischen einem großen SUV und einem Fahrzeug der Kompaktklasse kann bis zu 800 kg CO₂ pro Jahr ausmachen. Unternehmen können diese Werte direkt im Nachhaltigkeitsreporting (CSRD) verwenden.
Für die einfache Umsetzung in der Praxis:
LOFINO Mobilitätsbudget
Das LOFINO Mobilitätsbudget ergänzt Downsizing ideal: Unternehmen verwandeln eingesparte Leasingkosten unkompliziert in ein flexibles Mobilitätsbudget und Mitarbeitende erhalten zusätzlich Zugriff auf über 30 Mobilitätsoptionen.
Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Für Mitarbeitende
- Sicherheit und Status des Dienstwagens bleiben erhalten.
- Zusätzliche Mobilitätsoptionen erweitern die persönliche Flexibilität.
- Mehr Freiheit bei der Wahl zwischen Auto, ÖPNV, Sharing oder Fahrrad.
Für Unternehmen
- Senkung der Leasing- und Fuhrparkkosten.
- Reduktion von CO₂-Emissionen durch kleinere Fahrzeuge und mehr ÖPNV.
- Stärkeres Employer Branding durch moderne, nachhaltige Benefits.
Downsizing ist ein Upgrade
Downsizing ist kein Verzicht, sondern eine Aufwertung.
Mitarbeitende behalten das Auto, Unternehmen sparen Kosten, und beide Seiten profitieren von einem erweiterten, nachhaltigen Mobilitätsangebot. Besonders in Branchen mit hoher Firmenwagenquote ist dieses Modell eine attraktive Alternative zum klassischen Dienstwagen.