Dienstfahrrad – Ein Leitfaden für HR-Profis

Alles zum beliebtesten Mitarbeiter-Benefit

Sandra Severin
  • Mobilität
Lesezeit: Minuten | Aktualisiert: 28. Januar 2025

In den letzten Jahren hat das Dienstfahrrad als Mobilitätslösung für Mitarbeitende zunehmend an Bedeutung gewonnen. Es bietet nicht nur eine umweltfreundliche Alternative zum Auto, sondern kann auch steuerliche Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende mit sich bringen. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Dienstfahrräder, ihre Vertragskonstellationen, steuerliche Aspekte und die Vor- und Nachteile für beide Seiten.

Was ist ein Dienstfahrrad

Ein Dienstfahrrad (oder auch Firmenrad) ist ein Fahrrad, das ein Arbeitgeber seinem Mitarbeitenden zur Verfügung stellt.

Die Vertragskonstellation kann unterschiedlich gestaltet sein:

  1. Leasing-Modell: Der Arbeitgeber least das Fahrrad über einen Dienstrad-Anbieter wie bspw. JobRad und stellt es dem Mitarbeitenden zur Verfügung. Der Mitarbeitende kann das Fahrrad auch privat nutzen.
  2. Kauf-Modell: Der Arbeitgeber kauft das Fahrrad und überlässt es dem Mitarbeitendem, wobei auch hier eine private Nutzung möglich ist.

Details des Leasing-Modells

Variante 1 ist die gängige Praxis, weshalb Variante 2 in diesem Beitrag nicht weiter beleuchtet wird.

Der Arbeitgeber (Leasingnehmer) schließt also mit einem Dienstrad-Anbieter (Leasinggeber) einen Rahmenvertrag, in dem die allgemeinen Leasingbedingungen festgehalten werden. Im nächsten Schritt suchen sich die Mitarbeitenden ihr Wunschrad bei einem Kooperationspartner (Fachhändler vor Ort oder online) aus. Dieses wird auf der Online-Plattform des Dienstrad-Anbieters hinterlegt. Arbeitgeber und Dienstrad-Anbieter schließen für dieses Fahrrad einen Einzel-Leasingvertrag. In dem Vertrag werden die Leasingdauer und die monatlichen Kosten festgelegt. Üblicherweise läuft der Vertrag 36 Monate. Die Leasingrate berechnet sich anhand des Bruttolistenpreises des Fahrrads. Hinzu kommen Kosten für Wartung und Versicherung.

Parallel zum Leasingvertrag vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Überlassungsvertrag. Die Dienstrad-Anbieter bieten hier regelmäßig vorformulierte Verträge an. Die wichtigsten Punkte, die der Überlassungsvertrag regeln sollte sind:

  • Finanzierung
  • Nutzungsbedingungen
  • Vorzeitige Beendigung oder Ausfälle

Finanzierung

Üblicherweise beteiligt sich der Mitarbeitende an den Leasingkosten als Gegenleistung für die private und berufliche Nutzung des Fahrrads. Hierfür wird eine Gehaltsumwandlung vereinbart, d. h. während der Laufzeit behält der Arbeitgeber einen Teil des monatlichen Arbeitslohns ein. Eine Übertragung sämtlicher Kosten auf den Mitarbeitenden ist nicht empfehlenswert. Hintergrund ist, dass damit der Mitarbeitende der eigentliche wirtschaftliche Leasingnehmer ist. Bei einer Betriebsprüfung könnte das zur Folge haben, dass die Gehaltsumwandlung rückwirkend steuer- und sozialversicherungspflichtig wird.

Nutzungsbedingungen

Die private Nutzung muss im Überlassungsvertrag festgehalten werden. Ebenso werden hier Beginn, Laufzeit und Regelungen zur Kündigung geklärt.

Vorzeitige Beendigung oder Ausfälle

Verlässt der Mitarbeitende das Unternehmen vor Ablauf der Leasingdauer, besteht für den Arbeitgeber die Gefahr, auf dem Fahrrad sitzen zu bleiben. Schließlich ist er der Leasingnehmer, nicht der Mitarbeitende. Ein Interesse wird der Arbeitgeber hieran nicht haben, das ist auch den Dienstrad-Anbietern bewusst. Der Überlassungsvertrag sollte daher regeln, ob und wie der Mitarbeitende den Leasingvertrag auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fortführen kann. Die Zahlungsverpflichtung von vornherein auf den Arbeitnehmer zu übertragen und ihm das Nutzungsrecht zu entziehen dürfte insbesondere bei vorformulierten Verträgen rechtlich problematisch sein. Da das Modell des Dienstrads noch verhältnismäßig jung ist, gibt es hierzu noch keine ständige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.

Fällt der Mitarbeitende vorübergehend aus und besteht kein Anspruch auf Arbeitslohn, bspw. weil Lohnersatzleistungen greifen, kann der Arbeitgeber entweder eine vorübergehende Rückgabe des Fahrrads oder aber Zahlung der Leasingraten verlangen. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorteile entfallen in dem Fall.

Prozess im Dienstfahrrad-Leasing
Prozess im Dienstfahrrad-Leasing

Steuer- und arbeitsrechtliche Voraussetzungen

Die Einführung von Diensträdern im Unternehmen erfordert sowohl aus arbeitsrechtlicher als auch aus steuerrechtlicher Perspektive einige Vorüberlegungen und Voraussetzungen. Eine Abstimmung mit dem Steuerberater bzw. dem zuständigen Lohnbüro ist unablässig.

Steuerliche Aspekte

Steuerliche Behandlung des Fahrrads in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die private Nutzung des Dienstfahrrads führt zu einem geldwerten Vorteil, d. h. zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Eine Steuerbefreiung ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden das Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlässt (§ 3 Nr. 37 EStG). Im Klartext bedeutet das: es darf keine Gehaltsumwandlung vorgenommen werden und der Arbeitgeber übernimmt sämtliche Kosten für das Fahrrad. In dem Fall muss das Fahrrad auch nicht im Lohnkonto aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Ein Ausweis auf der Gehaltsabrechnung ist allerdings weiterhin Pflicht (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 EBV).

In den überwiegenden Fällen wird der Mitarbeitende einen Teil der Kosten mittels Gehaltsumwandlung selbst tragen. Durch die Gehaltsumwandlung sinkt das zu versteuernde Gesamtbrutto, was die Lohnsteuer- und Sozialabgaben für den Mitarbeitenden senkt. Auch der Arbeitgeber spart, da er hälftig an den Sozialabgaben des Mitarbeitenden beteiligt ist. Was Mitarbeitenden jedoch auch bewusst sein sollte: geringere Abgaben führen zu geringeren Beiträgen in die Rentenkasse. Ob die Auswirkungen einschneidend sind, kann pauschal nicht beantwortet werden und ist individuell von dem Mitarbeitenden zu entscheiden. Gerade für Gutverdiener über der Beitragsbemessungsgrenze wird die Gehaltsumwandlung keine negativen Auswirkungen auf die spätere Rente haben.

Wie genau berechnet sich nun der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Dienstfahrrads?

Die Regelungen zur Berechnung des geldwerten Vorteils von Dienstfahrrädern gelten aktuell bis 31.12.2030 und sehen wie folgt aus:

Im Gegensatz zur 1 %-Regelung beim Dienstwagen wird beim Fahrrad lediglich die 0,25 %-Regel angewandt. Das bedeutet, dass die unverbindliche Preisempfehlung (UVP) des Fahrrads geviertelt und auf volle 100 Euro abgerundet wird. Von dem Viertel wird 1 % als geldwerter Vorteil versteuert. Unabhängig von der tatsächlichen Nutzung sind mit dieser Bewertung alle privaten Fahrten inklusive der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgegolten.

Rechenbeispiel

Einem Mitarbeitenden wird ein vom Arbeitgeber geleastes E-Bike, das nicht als Kraftfahrzeug gilt (Unterstützung bis 25 km/h), überlassen. Die UVP betragt 2.100,00 Euro (brutto). Die Leasingrate beträgt 90,00 Eu ro pro Monat. Arbeitgeber und Mitarbeitende haben schriftlich vereinbart, dass die Kosten vom Mitarbeitenden durch Gehaltsumwandlung übernommen werden. Der monatliche Bruttoarbeitslohn vor der Gehaltsumwandlung beträgt 3.000,00 Euro.

Bruttoarbeitslohn 3.000,00 Euro
abzgl. Gehaltsumwandlung ./. 90,00 Euro
zzgl. geldwerter Vorteil (¼ von 2.100 = 625 Euro, abgerundet auf 500 Euro x 1 %) + 5,00 Euro
Monatl. Steuer-/SV-Brutto 2.915,00 Euro

Sonderfall: Überlassung von S-Pedelecs

Einen steuerlichen Sonderfall stellen S-Pedelecs dar, d.h. Elektrofahrräder, die Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützen. Sie gelten verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug. Steuerlich führt das dazu, dass der geldwerte Vorteil in jedem Fall mit der 0,25 %-Regel versteuert wird – unabhängig davon ob das Dienstrad per Gehaltsumwandlung oder als Gehaltsextra geleast wird. Zusätzlich gelten auch die Regelungen für die Dienstwagenbesteuerung: die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen mit 0,03 % der geviertelten und auf volle Hundert Euro abgerundeten UVP versteuert werden.

Ausweis in der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung

Wie bereits oben erwähnt, wird der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung des Fahrrads unabhängig davon, ob zusätzlich oder per Gehaltsumwandlung gewährt, in jedem Fall auf der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung des Mitarbeitenden ausgewiesen. Der Unterschied besteht dann lediglich darin, dass der Ausweis entweder steuerfrei oder steuerpflichtig erfolgt.

Die Abrechnung des geldwerten Vorteils erfolgt in der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers. Ebenso wird die Gehaltsumwandlung auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen, da sie das Steuerbrutto verringert.

Schon gewusst?

Nutzung mehrerer Fahrräder: Der Arbeitgeber kann dem Mitarbeitenden auch mehr als ein Fahrrad überlassen. Zudem kann er gestatten, dass das Fahrrad auch von Angehörigen genutzt werden darf bzw. für sie geleast wird. Voraussetzung ist hier in der Regel, dass es sich um Personen im selben Haushalt handelt.

Steuerfreies Aufladen: Bietet der Arbeitgeber das kostenlose Aufladen von E-Bikes, S-Pedelecs oder E-Autos an, muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden. Jedoch muss das Angebot zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Nutzung der Entfernungspauschale: Das Firmenfahrrad und die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) können gleichzeitig genutzt werden. So kann der Mitarbeitende in seiner persönlichen Steuererklärung weiterhin den einfachen Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte geltend machen. Hier gilt: 0,30 Euro pro km, ab dem 21. km sind es dann 0,38 Euro.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Bei der Gewährung von Benefits sind immer zwei Ebenen zu betrachten: die steuerrechtliche und die arbeitsrechtliche. Möchten Arbeitgeber eine Dienstrad-Option im Unternehmen einführen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Arbeitsrechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz & Diskriminierungsverbote

Grundsätzlich ist es zulässig, unter Beachtung des arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes und spezifischen Diskriminierungsverboten (insb. § 1 AGG und § 4 TzBfG), die Teilnahme an Benefits nur bestimmten Mitarbeitergruppen zu gewähren. Möchte der Arbeitgeber das Dienstrad nicht sämtlichen Mitarbeitergruppen anbieten, empfiehlt sich eine rechtliche Überprüfung.

Mitbestimmung des Betriebsrats und Tarifvorrang

Existiert ein Betriebsrat, wird die Einführung von Dienstfahrrädern in der Regel von der Mitbestimmung des Betriebsrats über eine Betriebsvereinbarung abhängig sein. Besteht zusätzlich auch ein Tarifvertrag, ist allerdings vorab zu prüfen, ob Dienstfahrräder darin bereits tariflich geregelt sind. In diesen Fällen ist eine Mitbestimmung des Betriebsrats ausgeschlossen, es sei denn, der Tarifvertrag sieht eine Mitbestimmung ausdrücklich vor (§ 87 Abs. 1 Hs. 1 BetrVG).

Individualarbeitsrecht oder Gesamtzusage

Für Arbeitgeber, die nicht tarifgebunden sind und die über keinen Betriebsrat verfügen, empfiehlt sich, Diensträder durch individualvertragliche Vereinbarungen oder im Rahmen einer Gesamtzusage – ggfs. beschränkt auf einzelne Mitarbeitergruppen – festzulegen.

Unabhängig von Betriebsrat, Tarifvertrag, o. ä. sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass die o. g. Überlassungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden wirksam vereinbart wurde. Zum einen ist der Arbeitgeber dadurch im Falle von Schäden am Fahrrad oder Diebstahl abgesichert. Zum anderen dient die Überlassungsvereinbarung auch zu Nachweiszwecken im Falle einer Lohnsteueraußenprüfung. Bei der Prüfung muss nachgewiesen werden, ob und wie hoch eine Gehaltsumwandlung stattgefunden hat und ob der geldwerte Vorteil korrekt versteuert wurde.

Kauf nach Leasingende

Typischerweise wird dem Mitarbeitenden das Firmenrad nach Ende der Leasingzeit zu einem günstigeren Preis als dem noch verbleibenden Marktwert angeboten. In dem vergünstigten Kauf liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Um den geldwerten Vorteil zu berechnen, geht man wie folgt vor: Man ermittelt zunächst den Restwert des Fahrrads. Laut BMF-Schreiben kann hierfür aus Vereinfachungsgründen 40 % der auf volle 100 Euro abgerundeten UVP zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme angesetzt werden (bei einer Leasingdauer von 36 Monaten). Im Falle eines Fahrrads mit einem UVP 2.000 Euro brutto würde man also 800 Euro ansetzen (ein geringerer Wert kann nachgewiesen werden). Davon zieht man die Eigenbeteiligung des Mitarbeitenden ab. Erwirbt der Mitarbeitende das Fahrrad also bspw. für 300 Euro anstelle der 800 Euro, verbleiben 500 Euro. Dieser Wert kann pauschal mit 25 % versteuert werden, sofern das Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen wurde (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 7 EStG). Sozialversicherungsbeiträge würden in dem Fall nicht entstehen. Die Regelung gilt nicht für S-Pedelecs.

Wurde das Fahrrad im Rahmen einer Gehaltsumwandlung überlassen, ist eine Pauschalversteuerung mit 25 % ausgeschlossen und es würde der Individualsteuersatz gelten. Allerdings könnte eine Pauschalversteuerung nach § 37b Abs. 1 EStG in Betracht kommen. In dem Fall müsste der Dienstradanbieter die Pauschalversteuerung in Höhe von 30 % übernehmen. Das Wahlrecht, ob eine Pauschalversteuerung mit 30 % erfolgt, obliegt dem Dienstradanbieter. Viele Anbieter bieten heutzutage von sich aus die Übernahme der Pauschalversteuerung an.

Vor- und Nachteile des Dienstradleasings

Zum Überblick hier einmal die Vor- und Nachteile von Dienstfahrrädern aus Sicht des Arbeitgebers bzw. Mitarbeitenden.

Für Arbeitgeber

Vorteile Nachteile
  • Mitarbeiterbindung: Dienstfahrräder können ein attraktives Zusatzangebot für Mitarbeiter darstellen, was die Zufriedenheit erhöht und die Bindung an das Unternehmen stärkt.
  • Steuerliche Vorteile: Arbeitgeber können die Kosten für das Dienstfahrrad als Betriebsausgaben absetzen. Zudem spart auch der Arbeitgeber bei den Sozialabgaben, wenn das Fahrrad per Gehaltsumwandlung überlassen wird.
  • Umweltbewusstsein: Förderung einer umweltfreundlichen Mobilität kann das Unternehmensimage verbessern.
  • Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung der Dienstfahrräder kann zusätzlichen Aufwand verursachen.
  • Haftungsrisiken: Zwar sind Dienstfahrräder grds. versichert. Dennoch bleibt ein Haftungsrisiko, wenn bspw. Schäden oder Diebstahl nicht rechtzeitig gemeldet werden.

Für Mitarbeitende

Vorteile Nachteile
  • Kostenersparnis: Durch die Nutzung eines Dienstfahrrads können Kosten für Benzin oder ÖPNV gespart werden, wenn stattdessen das Fahrrad genutzt wird.
  • Gesundheit: Radfahren fördert die Gesundheit und Fitness und kann das allgemeine Wohlbefinden steigern.
  • Steuerliche Vorteile: Die Gehaltsumwandlung verringert das Steuerbrutto, was zu weniger Abgaben führt.
  • Geldwerter Vorteil: Beteiligt sich der Arbeitnehmer an den Kosten des Fahrrads, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden, was die finanziellen Vorteile mindern kann.
  • Auswirkungen auf die Rente: Durch die Gehaltsumwandlung werden weniger Steuern und Sozialabgaben gezahlt, also auch Beiträge in die Rentenversicherung. In der Regel handelt es sich hier um wenige Euro pro Monat.
  • Wartungskosten: Der Arbeitnehmer könnte für Wartung und Reparaturen verantwortlich sein, je nach Vertragsgestaltung.
JobRad-Integration von LOFINO

Nahtlos integriert:
LOFINO + JobRad®

Unsere JobRad-Integration reduziert den administrativen Aufwand für Arbeitgeber und ermöglicht den Mitarbeitenden eine einfache Auswahl und Nutzung des gewünschten JobRads. Sparen Sie Zeit, fördern Sie nachhaltige Mobilität und steigern Sie gleichzeitig die Attraktivität Ihres Unternehmens!

Beratung buchen

Fazit

Das Dienstrad bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer viele Vorteile. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass bereits bei der Einführung alle rechtlichen Rahmenbedingungen geklärt sind und die Verantwortlichen im Unternehmen wissen, wie sie sich im Falle einer Betriebsprüfung oder bei Haftungsfragen verhalten müssen.

Dienstfahrräder gewinnen immer mehr an Bedeutung und sind eine umweltfreundliche Alternative zum klassischen Dienstwagen.

Mit der richtigen Herangehensweise kann das Dienstrad zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten werden.