Alles zur Internetpauschale für Mitarbeitende

Die Internetpauschale ist ein monatlicher Zuschuss , den Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Deckung der laufenden Kosten für den privaten Internetanschluss anbieten können. Die Regelung dient der Steuervereinfachung, da die sonst oft schwierige Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung entfällt.

Die Anforderungen an die Nachweise sind gering, sofern die Kosten 50 Euro im Monat nicht übersteigen. So wird als ausreichend anerkannt, wenn der Mitarbeitende eine Erklärung darüber abgibt, in welcher Höhe ihm monatliche Ausgaben entstehen. Bei falschen Erklärungen droht dem Arbeitgeber zwar keine Haftung. Nachträgliche Steuern würden beim Mitarbeitenden erhoben werden. Um Ärger und Aufwand zu vermeiden, sind Arbeitgeber daher auf der sicheren Seite, wenn sie als Nachweis Rechnungen oder Vertragsdokumente zum Internetvertrag des Mitarbeitenden vorlegen lassen.

Zuschüsse bis zu 50 Euro werden nicht auf die Werbungskosten angerechnet. Hat der Mitarbeitende höhere Ausgaben und möchte der Arbeitgeber diese mit mehr als 50 Euro bezuschussen/erstatten und mit 25 % pauschalieren, muss der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die entstandenen Aufwendungen im Einzelnen nachweisen. Es werden dann die durchschnittlichen Kosten angesetzt (R 40.2 Abs. 5 Satz 9 i. V. m. R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR).

Rechtsgrundlage ist das Einkommensteuergesetz (EStG) § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5.: Für den Arbeitgeber ist die Internetpauschale mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, für die Mitarbeitenden ist sie steuerfrei. Der Internetvertrag muss auf den Namen der Mitarbeiter:in laufen.

Die Internetpauschale bringt sowohl für Arbeitgeber als auch Mitarbeitende Vorteile mit sich: Arbeitgeber können einen attraktiven Benefit anbieten und das Gehalt der Mitarbeitenden kostengünstig aufbessern. Arbeitnehmende erhalten einen steuerbegünstigten Zuschuss zu ihren Internetkosten.

Arbeitgeber und Mitarbeitende müssen einige Regelungen beachten, um die steuerfreie Internetpauschale rechtssicher einzusetzen:

1. Der Internetvertrag muss auf den Namen des Mitarbeitenden laufen.
2. Dem Mitarbeitenden müssen tatsächlich Kosten für die private Internetnutzung entstehen. Die Höhe der geleisteten Internetpauschale darf die tatsächlich angefallenen Kosten für den Internetanschluss nicht übersteigen.
3. Die Pauschale muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.
4. Bei Zuschüssen bis 50 Euro pro Monat reicht grundsätzlich eine schriftliche Bestätigung des Mitarbeitenden über die ihm entstandenen Kosten. Rechnungen oder Vertragsdokumente dienen ebenfalls als Nachweis. In jedem Fall muss der Nachweis im Lohnkonto hinterlegt sein.
5. Höhere Kosten können erstattet werden, erfordern aber eine Dokumentation über die Aufwendungen über einen Zeitraum von drei Monaten.

Werden diese Voraussetzungen erfüllt, kann der Arbeitgeber den Zuschuss für die Internetkosten steuerfrei an den Mitarbeiter auszahlen und selbst mit 25% pauschal versteuern.

Die Internetpauschale bezieht sich ausschließlich auf die laufenden und einmaligen Kosten, die dem Mitarbeiter für seinen privaten Festnetz-Internetanschluss entstehen.

Der Internetzuschuss vom Arbeitgeber deckt folgende Kosten ab:

• Laufende Grundgebühren für den privaten Internetanschluss des Mitarbeiters, wie z.B. DSL- oder Kabel-Internet-Flatrates.
• Einmalige Anschlusskosten für die Einrichtung des privaten Internetanschlusses, wie z.B. Bereitstellungsgebühren.
• Kosten für die erforderliche Hardware wie Modem, Router oder Computer zur Nutzung des Internetanschlusses.

Von der Internetpauschale explizit nicht abgedeckt sind:

• Kosten für Mobilfunkverträge oder Datenvolumen für mobile Internetnutzung
• Kosten für Streaming-Dienste wie Netflix, Amazon Prime etc.
• Telefonkosten für Festnetz- oder Mobilfunkanschlüss