HR-Kosten

Was sind HR-Kosten?

Als HR-Kosten werden die Gesamtheit aller Ausgaben bezeichnet, die durch die Tätigkeiten und Prozesse der Personalabteilung (Human Resources) eines Unternehmens entstehen. Dazu zählen sowohl direkte als auch indirekte Kostenfaktoren im Personalmanagement.

Zu den HR-Kosten zählen:

  • Gehälter und Sozialleistungen der HR-Mitarbeitenden,
  • Kosten für Personalbeschaffung, Recruiting und Onboarding
  • Ausgaben für Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung.
  • Kosten für HR-Software, -Tools und administrative Prozesse.
  • Aufwendungen für Compliance und rechtliche Beratung.
  • Kosten durch Mitarbeiterfluktuation und Krankenstandsvertretungen.
  • Ausgaben für externe HR-Dienstleister und Beratung

HR-Kostentreiber: Die größten Kostenfaktoren im Personalbereich

Was sind Kostentreiber?

HR-Kostentreiber sind alle direkten und indirekten Faktoren, die maßgeblich zur Kostenstruktur im Personalbereich eines Unternehmens beitragen. Sie betreffen nicht nur Gehälter und Benefits, sondern auch Prozesse, Tools, Fluktuation, Produktivitätseinbußen und rechtliche Risiken.

Kostentreiber Beschreibung
Personalkosten (Gehälter & Lohnnebenkosten) Größter direkter Kostenblock – umfasst Bruttogehalt, Sozialabgaben, Zuschläge und freiwillige Leistungen.
Fluktuation & Rekrutierung Jeder Mitarbeitende, der das Unternehmen verlässt, verursacht bis zu 200 % seines Jahresgehalts an Kosten.
Krankheit & Fehlzeiten Fehlende Arbeitskraft kostet nicht nur direkt (Lohnfortzahlung), sondern auch indirekt durch Produktivitätsverluste.
Onboarding & Time-to-Productivity Langsames Onboarding verzögert Wertschöpfung und erhöht die Gesamtkosten pro Mitarbeitendem.
Weiterbildung & Qualifizierung Notwendig, aber bei fehlender Wirkung oder ineffizienter Umsetzung schnell ein „versunkener“ Kostenblock.
Administrative HR-Prozesse Papierbasierte und nicht automatisierte Prozesse beanspruchen Zeit und erzeugen Opportunitätskosten.
HR-Software & Tools Je nach Auswahl können Tools zur Effizienzsteigerung oder zur Kostenfalle werden – bei zu vielen Insellösungen z. B. doppelte Lizenzkosten.
Fehlbesetzungen & Mismatches Ein falsch eingestellter Mitarbeitender kann Kosten verursachen, die über Gehalt und Nachbesetzung weit hinausgehen.
Rechtliche Risiken & Compliance DSGVO-Verstöße, fehlerhafte Verträge oder Arbeitsrechtsverletzungen können empfindliche Strafen und Nachzahlungen auslösen.
Engagement & Mitarbeiterzufriedenheit Unzufriedene Mitarbeitende leisten weniger, bleiben kürzer und sind häufiger krank – mit hohen Folgekosten.

Warum ist das wichtig?

Für CFOs & CEOs:

  • HR-Kosten machen oft über 60 % der gesamten Fixkosten eines Unternehmens aus.
  • Viele Treiber sind nicht direkt sichtbar (z. B. Produktivitätseinbußen durch „Dienst nach Vorschrift“).
  • Frühzeitiges Gegensteuern verbessert die Rentabilität, die Skalierbarkeit und das Risiko-Profil des Unternehmens.

Für HR-Verantwortliche:

  • Durch gezielte Maßnahmen in Onboarding, Retention und Prozessautomatisierung lassen sich viele Treiber direkt beeinflussen.
  • Ein systematisches Monitoring macht „weiche Faktoren“ wie Mitarbeiterbindung messbar und steuerbar.