Essenszuschuss vs. Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen
Unterschiede und steuerliche Vorteile im Überblick
- Essenszuschuss
Die Begriffe „Essenszuschuss“ und „Verpflegungsmehraufwand“ werden oft verwechselt, da beide mit der Unterstützung von Mitarbeitenden für Mahlzeiten verbunden sind. Die rechtlichen Grundlagen, der Verwendungszweck und die steuerlichen Auswirkungen unterscheiden sich jedoch deutlich. In diesem Artikel erfahren Sie, was Arbeitgeber beim Einsatz der beiden Zuschüsse beachten müssen.
Essenszuschuss: Ein Benefit für den Arbeitsalltag
Der Essenszuschuss ist eine attraktive Möglichkeit für Arbeitgeber, ihre Mitarbeitenden im Arbeitsalltag finanziell zu unterstützen. Diese steuerbegünstigte Leistung entlastet das Budget der Mitarbeitenden für die Mittagsverpflegung und erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Wesentliche Merkmale:
- Zweck: Unterstützung der Mitarbeitenden beim Mittagessen im Arbeitsalltag.
- Beträge: Arbeitgeber können bis zu 7,50 Euro pro Arbeitstag (2024: 7,23 Euro) gewähren. Dieser setzt sich aus einem steuerfreien Zuschuss von 3,10 Euro und einem pauschal versteuerten Betrag von 4,40 Euro (2024: 4,13 Euro) zusammen.
- Nutzung: Essenszuschüsse können flexibel über digitale Essensmarken oder Belegsysteme realisiert werden. Mitarbeitende reichen ihre Belege ein oder nutzen Apps, um die Beträge unkompliziert abzuwickeln.
- Flexibilität: Essenszuschüsse sind sowohl im Büro als auch im Homeoffice nutzbar.
Einschränkungen:
Essenszuschüsse dürfen grundsätzlich nur Mitarbeitenden gewährt werden, die sich nicht auf Dienstreise befinden. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt monatlich nicht mehr als drei Arbeitstage auswärts tätig sind, bleibt die steuerliche Begünstigung weiterhin bestehen.
Praxisbeispiel
Eine Mitarbeiterin, die regelmäßig im Büro arbeitet, erhält einen Essenszuschuss. Auch wenn sie gelegentlich Auswärtstermine wahrnimmt, ist dies steuerlich unschädlich, solange sie die 3-Tage-Regel einhält.
Auf den Cent genau abgerechnet: LOFINO Essenszuschuss
Die Belegprüfung im LOFINO Essenszuschuss unterstützt Arbeitgeber, indem sie die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben sicherstellt und entlastet. Der Zuschuss wird nur für tatsächlich konsumierte Mahlzeiten erstattet.
Dank der Einzelbelegprüfung können sowohl Sammelbelege von mehreren Mitarbeitenden als auch Mischbelege eingereicht und die geltend gemachten Beträge steuerkonform erstattet werden.
Verpflegungsmehraufwand: Unterstützung auf Reisen
Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Dienstreise gehen, fallen oft höhere Verpflegungskosten an. Hier greift der Verpflegungsmehraufwand: eine steuerlich begünstigte Pauschale, die diese Mehrkosten abdeckt. Im Gegensatz zur Essenszuschuss, die für regelmäßige Arbeitstage gedacht ist, dient der Verpflegungsmehraufwand ausschließlich der Abgeltung berufsbedingter Abwesenheiten.
Wesentliche Merkmale:
- Zweck: Ausgleich des erhöhten Verpflegungsmehraufwandes während einer Auswärtstätigkeit.
- Verpflegungspauschalen: Innerhalb Deutschlands gelten folgende Sätze:
- Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro steuerfrei.
- Ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro steuerfrei.
- Für Auslandsreisen gelten je nach Zielland spezielle Pauschalen.
- Abrechnung: Diese Beträge können ohne Belegnachweis in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.
Abgrenzung zum Essenszuschuss:
Dienstreisende können keinen Essenszuschuss erhalten. Stattdessen gilt der Verpflegungsmehraufwand, der an die tatsächliche Dauer der Abwesenheit angepasst ist. Im Gegensatz zum festen Betrag von 7,50 Euro pro Arbeitstag für den Essenszuschuss berücksichtigt der Verpflegungsmehraufwand die besonderen Umstände der Dienstreise.
Rechtliche Besonderheiten:
- Verpflichtung des Arbeitgebers: Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung von Verpflegungsmehraufwendungen.
- Alternative Möglichkeit: Zahlt der Arbeitgeber keine Pauschalen, können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer diese selbst in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.
- Voraussetzungen: Ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht nur, wenn die Dienstreise länger als 8 Stunden dauert und die Kosten für die Verpflegung selbst getragen werden.
Praxisbeispiel
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Dienstreise von 10 bis 20 Uhr. Sein Arbeitgeber erstattet ihm 14 Euro als steuerfreie Pauschale. Wenn der Arbeitgeber keine Erstattung vornimmt, kann der Arbeitnehmer diese 14 Euro in seiner Steuererklärung angeben.
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025?
Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von Dauer und Ort der Auswärtstätigkeit ab. In Deutschland gelten für Geschäftsreisen im Jahr 2025 unverändert folgende Sätze:
- 8 bis 24 Stunden: 14 Euro
- An- und Abreisetage: 14 Euro
- Mehr als 24 Stunden: 28 Euro
Auslandssätze im BMF-Schreiben: Für Auslandsdienstreisen finden Sie im BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums länderspezifische Pauschalen. Der Verpflegungsmehraufwand ermöglicht eine flexible und faire Erstattung der Verpflegungskosten bei Dienstreisen. So profitieren sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber.
Vergleich: Essenszuschuss vs. Verpflegungsmehraufwand
| Merkmal | Essenszuschuss | Verpflegungsmehraufwand |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Mitarbeitende im Büro/Homeoffice | Mitarbeitende auf Dienstreisen |
| Höhe der Unterstützung | Max. 7,50 Euro/Tag (steuerbegünstigt) | 14–28 Euro/Tag (je nach Abwesenheit) |
| Flexibilität | Für Mahlzeiten an jedem Arbeitstag | Nur bei beruflich bedingten Reisen |
| Steuerliche Behandlung | Teilweise steuerfrei, teils pauschal | Komplett steuerfrei (innerhalb der Pauschale) |
| Voraussetzungen | Regelmäßige Nutzung, keine Reise | Mind. 8 Stunden Abwesenheit vom Wohn-/Arbeitsort |
Wann lohnt sich was?
- Essenszuschuss: Perfekt für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden regelmäßig etwas Gutes tun möchten. Besonders attraktiv ist die digitale Verwaltung, die Bürokratie reduziert.
- Verpflegungsmehraufwand: Eine sinnvolle Option, um die mit Dienstreisen verbundenen Zusatzkosten steuerfrei auszugleichen.
Die richtige Förderung zur richtigen Zeit
Sowohl der Essenszuschuss als auch der Verpflegungsmehraufwand sind wertvolle Instrumente zur Mitarbeiterbindung. Arbeitgeber können ihre Attraktivität steigern, indem sie die jeweiligen Modelle gezielt einsetzen – sei es für den Arbeitsalltag oder zur Unterstützung bei Dienstreisen.
Von einer durchdachten Kombination beider Modelle profitieren Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen!