Digitale Essensmarken

Die moderne und aufwandsarme Lösung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

LOFINO Redaktion
  • Essenszuschuss
digitale Essenmarken können überall verwendet werden
Lesezeit: Minuten

Digitale Essensmarken sind eine moderne Form des Essenszuschusses, die über mobile Apps bereitgestellt werden. Sie ersetzen traditionelle Papiergutscheine und bieten sowohl Mitarbeitenden als auch Unternehmen eine einfache und flexible Möglichkeit, Mahlzeiten zu bezuschussen.

Ursprünglich wurden Essensmarken in Papierform verwendet, um Arbeitnehmer*innen vergünstigte Mahlzeiten anbieten zu können. Mit der Digitalisierung wurden diese Marken in elektronische Form überführt, was die Handhabung und Nutzung erheblich erleichtert hat.

Funktionsweise digitaler Essensmarken

Arbeitgeber gewähren mit den digitalen Essensmarken ihren Mitarbeitern einen täglichen Essenszuschuss, der über eine App verwaltet wird. Mitarbeitende können Belege für gekaufte Mahlzeiten digital einreichen und erhalten die entsprechenden Beträge mit ihrer nächsten Gehaltsabrechnung erstattet.

  1. Registrierung: Der Arbeitgeber registriert die berechtigten Mitarbeitenden in der entsprechenden Plattform des Anbieters, meist können die Mitarbeitenden über eine App auf den digitalen Essenszuschuss zugreifen.
  2. Essen oder Einkaufen: Die Essensmarke kann flexibel und deutschlandweit genutzt werden. Möglich ist der Kauf von Mahlzeiten oder Lebensmitteln in Restaurants, an Imbissen, bei Lieferdiensten, in Bäckereinen oder Supermärkten.
  3. Bezahlung und Belegeinreichung: Mitarbeitende bezahlen ihre Mahlzeiten und fotografieren den Beleg zur Einreichung per App.
  4. Belegprüfung: Nach der Einreichung über die App wird der Beleg geprüft. Bei Erfüllung aller Kriterien erfolgt eine Rückerstattung im Rahmen der nächsten Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung.
  5. Aufbewahrung: Nach der Prüfung wird der Beleg digital GoBD-konform gespeichert, was den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber reduziert.

Für die Mitarbeitenden ist der Ablauf noch einfacher: Essen, wo man will – Beleg hochladen – Erstattung mit der nächsten Gehaltsabrechnung erhalten.

So funktionieren Essensmarken per App
So funktionieren Essensmarken per App für die Belegschat

Vorteile digitaler Essensmarken

Der Einsatz digitaler Essensmarken ermöglicht die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften mit einem deutlich geringeren Aufwand. Digitale Lösungen ermöglichen eine automatisierte und transparente Verwaltung von Essenszuschüssen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber reduziert. Die Belege werden digital erfasst und geprüft, sodass eine sofortige und korrekte Abwicklung der steuerfreien Erstattungen gewährleistet ist. Dadurch werden Fehlerrisiken minimiert und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet.

Die digitale Erfassung und Speicherung der Belege erfüllt die Anforderungen der GoBD und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Durch das Einreichen der Belege per App werden diese automatisch geprüft und gespeichert, wodurch der Papieraufwand entfällt und die Prozesse effizienter gestaltet werden.

Digitale Essenmarken auf einen Blick

Vorteile Nachteile
  • Flexibilität: Mitarbeiter können die Essensmarken bei einer Vielzahl von Anbietern einlösen, ohne an ein Partnernetzwerk gebunden zu sein. Dies umfasst Restaurants, Supermärkte, Bäckereien, Lieferdienste uvm.
  • Einfache Verwaltung: Die Verwaltung erfolgt digital, was den Aufwand für Bestellung und Verteilung eliminiert. Arbeitgeber können die Erstattungsbeträge einfach in ihre Lohnbuchhaltung integrieren.
  • Steuerliche Vorteile: Digitale Essensmarken sind bis zu 7,23 Euro Euro pro Tag steuerfrei, was für Mitarbeiter einen spürbaren Nettolohnvorteil bedeutet. Dadurch können bis zu 108,45 Euro zusätzlich pro Monat erzielt werden.
  • Belegverwaltung: Mitarbeitende können Belege einfach per App fotografieren und einreichen, was den Papierkram reduziert und eine digitale GoBD-konforme Speicherung ermöglicht.
  • Transparenz und Kontrolle: Digitale Lösungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle der Ausgaben.
  • Nutzung im Homeoffice: Digitale Essensmarken können auch im Homeoffice verwendet werden.
  • Technische Abhängigkeit: Die Nutzung erfordert ein Smartphone und eine Internetverbindung, was für einige Mitarbeitende eine Hürde darstellen kann.
  • Einführungsaufwand: Die Implementierung eines digitalen Systems kann anfangs zeitaufwendig sein, insbesondere bei der Auswahl eines Anbieters und der Schulung der Mitarbeitenden.

Steuerliche Rahmenbedingungen

Grundlage für den digitalen Essenszuschuss zw. digitale Essenmarken ist der Essenszuschuss; diese sind in § 8 Abs. 2 EStG geregelt.

Arbeitgeber können so bis zu 7,23 Euro pro Tag steuerfrei als Essenszuschuss gewähren. Dieser Betrag setzt sich aus einem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro und einem pauschal besteuerten Sachbezugswert von 4,13 Euro zusammen​.

der digitale Essenszuschuss mit LOFINO Lunch

Auf den Cent genau abgerechnet: LOFINO Essenszuschuss

Die Einzelbelegprüfung im LOFINO Essenszuschuss entlastet Unternehmen und gewährleistet die Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften. Durch die nachträgliche Erstattung wird der Verpflegungszuschuss nur bei tatsächlichem Verzehr ausgezahlt.

Die LOFINO Plattform lässt sich mit den gängigen HR-Systemen verbinden und ermöglicht die automatisierte Erstattung der Kosten über die Gehaltsabrechnung.

Digitale Essensmarkenlösungen weisen im Vergleich zu traditionellen Papiermarken eine Vielzahl von Vorteilen auf. Sie bieten Arbeitgebern und Arbeitnehmern mehr Flexibilität, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Zudem ermöglichen sie eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands, bieten ein höheres Maß an Sicherheit und sind umweltfreundlicher.

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Zuletzt aktualisiert: 27. September 2024

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