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Case-Study zum Mobilitätsbudget

Hays bietet flexible und nachhaltige Mobilitätsformen als Ergänzung zum Dienstwagen

Durch die Pandemie und den Wandel zu mehr Arbeit im Homeoffice wird der Dienstwagen immer weniger als klassisches Fortbewegungsmittel gesehen. Ein Mobilitätsprojekt wurde ins Leben gerufen, um mögliche Alternativen zu finden. Während des Projekts kam schnell heraus, dass ein Mobilitätsbudget die einzige wirkliche Alternative bietet​.

Logo HAYS

Hays AG

  • Personalberatungsunternehmen
  • Hauptsitz in Mannheim – 33 Niederlassungen in ganz Deutschland
  • 700 Dienstwagen-Berechtigte
  • Klimaschutz steht im Zentrum der unternehmerischen Verantwortung

Herausforderungen

  • Auswirkungen Corona-Pandemie und Wandel zu mehr Arbeit im Homeoffice
  • Firmenwagen nicht mehr die gleiche Priorität wie früher
  • Nachhaltigkeit und Reduktion von CO2-Emissionen
  • Arbeitgeberattraktivität

Herausforderungen

Im Wandel der Zeit

Durch die Coronapandemie und den Wandel zu flexiblerem Arbeiten hat sich unser aller Reise- und Pendelverhalten geändert. Obwohl das Bereitstellen eines Dienstwagens in vielen Unternehmen zum Standard gehört, verliert der Firmenwagen zunehmend an Bedeutung. Hinzukommt das steigende Bedürfnis insbesondere bei jüngeren Angestellten nach mehr Flexibilität in der eigenen Mobilität: Abhängig von der Situation wünschen sich Mitarbeitende jederzeit den idealen Mix an Mobilitätsarten.

Das Bewusstsein für mehr Nachhaltigkeit steigt nicht nur bei Privatpersonen, sondern auch in Unternehmen. Der Kampf gegen den Klimawandel ist ein zentraler Unternehmenswert. Dazu gehört die Verkleinerung des unternehmensweiten CO2-Fußabdruckes.

Ausgangssituation

Future Mobility @ Hays

Bei Hays entschied man sich, die betriebliche Mobilität in den Fokus zu rücken. Im Rahmen des Projektes „Future Mobility“ widmete sich Hays der Reduktion von CO2-Emissionen, denn der größte Teil der Emissionen steht im Zusammenhang mit Kundenterminen, Pendeln zum Arbeitsplatz oder deutschlandweiten Reisen zu Meetings.

An einer freiwilligen Umfrage nahmen insgesamt 500 von 700 Dienstwagenberechtigten teil. Durch diese Mitarbeiterbefragung wurde deutlich, dass der Dienstwagen wichtiger Bestandteil der Mitarbeitermobilität ist und nicht ersatzlos wegfallen darf. Es müssten allerdings individuelle und flexible Lösungen gefunden werden.

Gemeinsam mit der Unternehmensberatung MHP wurde das bisherige Dienstwagenkonzept mit rund 700 Berechtigten analysiert. Hierzu wurde die bisherige Mobilitätssituation im Unternehmen umfassend untersucht und Personas mit individuellen Bedürfnissen identifiziert. So konnten CO2-Einsparpotenziale festgestellt werden, die als Grundlage für nachhaltige Mobilitätsmaßnahmen genutzt werden konnten.

Ein Mobilitätsbudget kann die Lösung sein, da es über alternative Angebote zum PKW zu mehr Nachhaltigkeit und Flexibilität in der betrieblichen Mobilität beitragen kann.

Anbieter für flexible Mobilitätslösungen

Zusammenarbeit mit LOFINO

Nach einem Screening des Marktes begann die Zusammenarbeit mit LOFINO. In einem Co-Creation-Prozess wurde geprüft, welche Anforderungen die Mitarbeitenden an ein individuelles Mobilitätsbudget haben. Dazu wurde eine Pilotgruppe aus Dienstwagenberechtigten gebildet und während der Testphase der LOFINO App das Angebot der nutzbaren Mobilitätsarten laufend erweitert und anschließend evaluiert. Im Ergebnis entstand ein flexibles Mobilitätsbudget rund um Dienstwagen sowie ÖPNV und DB-Fernverkehr als ergänzende Mobilitätsformen.

Die Resonanz der ersten Nutzer war positiv. So wurde entschieden, das Mobilitätsbudget in zwei weiteren Rolloutphasen für aktuell rund 900 Mitarbeitende einzuführen. Basierend auf der bestehenden Car Policy wurden individuelle Budgets für verschiedene Mitarbeitergruppen gebildet, die bisherigen Kosten für die Dienstwagenordnung wurden dabei berücksichtigt.

Im Ergebnis verzichteten zahlreiche Dienstwagenberechtigte ganz auf einen Dienstwagen oder entschieden sich für ein kleineres Modell (Down-Sizing), was im Budget Raum für nachhaltigere und flexiblere Mobilitätsarten bot.

Steuern lässt sich das Budget unkompliziert über die LOFINO-App, über die auch die entsprechenden Belege hochgeladen werden. Die Abrechnung des genutzten Mobilitätsbudget erfolgt automatisch mit der nächsten Gehaltsabrechnung. In Schulungen können sich die Mitarbeitenden über das Angebot informieren und erfahren, wie das neue Mobilitätsbudget funktioniert.

Projektablauf Mobilitätsbudget bei HAYS

Durch die Beteiligung der Dienstwagen-Berechtigten am Entwicklungsprozess im Rahmen der Pilotgruppe konnten Hays und LOFINO die Mitarbeitenden aktiv beteiligen und so den Erfolg des Projekts sicherstellen.

LOFINO unterstützte zudem bei der Beachtung finanzrechtlicher Vorgaben und bei der steuerkonformen Ausgestaltung des Mobilitätsbudgets.

Lösung

Ein flexibles Mobilitätsbudget

Im Zentrum steht ein modernes, App-basiertes Mobilitätsbudget für alle Dienstwagen-berechtigten Mitarbeitenden. Diese erhalten ein monatliches und flexibel einsetzbares Budget für verschiedenste Mobilitätsarten. Aktuell werden 22 verschiedene Angebote und Services unterstützt. Dazu zählen unter anderem das JobRad, ÖPNV-Fahrten, Tanken des privaten Autos, Parkhausgebühren und Uber-Fahrten. Außerdem kann das Budget für das Ausleihen von Fahrrädern im Urlaub genutzt und sogar angespart werden.

Auch in Zukunft gibt es für Mitarbeitende in verschiedenen Positionen die Möglichkeit einen Dienstwagen zu erhalten – wobei ein Auto nur eine mögliche Mobilitätsform neben vielen weiteren sein wird. Nachhaltige Mobilität wird incentiviert, ohne etwas zu verbieten.

„Das neu ins Leben gerufene Mobilitätsbudget ist ein weiterer Schritt in Richtung einer nachhaltigen und damit auch emissionsärmeren Mobilität bei Hays und gleichzeitig ein toller Benefit für unsere Mitarbeitenden.“

Hays AG