Allgemeine Einführung und einzelne steueroptimierte Module

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1.   Allgemeine Einführung

Das deutsche Steuergesetz ist kompliziert – mit LOFINO wird eine einfache Handhabung rund ums Thema steuerfreie Benefits ermöglicht!

LOFINO vereinfacht Dir die gesetzlichen Regelungen soweit wie möglich und erlaubt Dir in Zusammenarbeit mit Deinem Arbeitgeber, das Maximum aus Deinem Gehalt herauszuholen. LOFINO kümmert sich dabei um alles: komplizierte Abläufe, Dokumentation und Prüfung. Du brauchst also nichts weiter zu tun als fleißig Belege zu fotografieren und Dir selbst beim Sparen zuzusehen.

Dein einziger Beitrag ist Deine Belege mit der LOFINO App zu fotografieren. LOFINO ordnet, systematisieret, bewertet, dokumentiert und archiviert.

1.1 Wie steuerfreie Zusatzleistungen funktionieren

1.1.1 In Kürze

Der deutsche Staat möchte helfen, fördern und begünstigen. So sind im Laufe der Zeit diverse Gesetzesinitiativen auf den Weg gebracht worden, die auf mehr Fairness, Gerechtigkeit oder Ausgleich abzielen.
Das Grundprinzip ist dabei meistens gleich: eine Maßnahme wird gefördert, indem sie von der Steuer befreit oder mit einer günstigeren Pauschalsteuer belegt wird.
Der Effekt für Dich: Du erhältst am Ende des Monats mehr Lohn, denn Du bekommst diese Auszahlungen steuerfrei.

 

1.1.2 Im Detail

Jeder Baustein hat andere, teils sehr komplizierte verwaltungstechnische Bedingungen. Wir befreien Dich und Deinen Arbeitgeber von der Last diese Regelungen zu kennen oder sogar selbst abzuwickeln. LOFINO erledigt alle notwendigen Arbeiten im Hintergrund.  Alles was wir von Dir benötigen, sind entsprechenden Nachweise per Foto.
Der Deal ist also: Du fotografierst Rechnungen und Deine Firma zahlt Dir dafür mehr Cash auf Dein Konto.

Ein Vergleich:
Du bekommst von Deinem Chef ab nächstem Monat 100,- Euro mehr Gehalt (Brutto). Auf Dein Brutto-Gehalt fallen jedoch hohe Steuern und Abgaben an: je nach individueller Situation (insbesondere beeinflusst durch Deine Steuerklasse und Gehaltshöhe) ist Dein Netto deutlich geringer. Vereinfacht kann man sagen, dass ungefähr die Hälfte ausgezahlt wird. In diesem Fall also 50,- Euro Netto.

Bei einer LOFINO-Gehaltserhöhung bekommst Du 100% ausgezahlt: 100,- Euro, also doppelt so viel Netto.

 

1.1.3 Vorraussetzungen 

  • Dein Arbeitgeber bietet steuerfreie Lohnmodule an
  • Durch Hochladen von Beleg, Kostennachweis oder Vertrag per LOFINO App ist die steuerrechtlich korrekte Prüfung und Archivierung möglich

 

 

1.2 Wie LOFINO funktioniert

1.2.1 In Kürze

LOFINO ist eine App, die Du Dir als Arbeitnehmer ganz einfach aus den Appstores herunterladen kannst. Dafür musst Du lediglich von Deinem Arbeitgeber eingeladen werden. Du erhältst dann eine E-Mail mit Passwort und Benutzernamen und schon kann es losgehen.

Der Ablauf ist ganz einfach:

  1. Kategorie auswählen
  2. Beleg abfotografieren
  3. Foto bei LOFINO per Klick einreichen

1.2.2 Im Detail

Dein Chef ermöglicht Dir, zusätzliche Teile Deines Lohns steuerfrei zu bekommen. Dabei führt LOFINO die Nachweise für Dich und Deine Firma und stellt sicher, dass alles gesetzeskonform erfolgt. Diese Arbeiten werden im Hintergrund erledigt. Von Dir werden lediglich Rechnungen, Quittungen oder Belege Deiner Einkäufe in den entsprechenden Modulen benötigt. Diese werden steuerrechtlichen Gründen dauerhaft und datenschutzkonform gespeichert. Jeden Monat bekommst Du eine Abrechnung Deiner Aktivitäten und Dein Arbeitgeber erhält eine Info welche Summe er Dir steuerfrei auszuzahlen soll.

Jeder Baustein beruht auf komplexen finanzverwaltungs-technischen Abläufen. Zwar stellt der Staat die von LOFINO verwendeten Lohnmodule per Gesetz zur Verfügung, die Steuergesetze sind jedoch oft recht offen formuliert und bedürfen der näheren Ausarbeitung durch Verordnungen und Verwaltungspraxis. Hinzu kommt, dass die zuständigen örtlichen Finanzämter in ihrer Handhabung einerseits zu Recht sehr genau sind, andererseits aber nicht selten von der Praxis anderer Finanzämter abweichen. LOFINO kümmert sich durch direkten Kontakt mit den örtlichen Finanzämtern um eine für Dich und Deinen Arbeitgeber belastbare Handhabung.

 

1.2.3 Voraussetzungen

  • Deine Firma hat einen Rahmenvertrag mit LOFINO
  • Du bekommst von Deinem Chef einen oder mehrere Lohnmodule zugewiesen
  • Du erbringst die erforderlichen Nachweise (Rechnungen, Belege, Quittungen, etc.)

 2. Die einzelnen steueroptimierten Lohnmodule

2.1 Modul Spend “Sachbezug”

2.1.1 Beschreibung

Nach dem Einkommensteuergesetz darf Dir Deine Firma einen zusätzlichen Teil des Lohns in Waren, Sachen oder Dienstleistungen gewähren. Der Vorteil: Du bekommst bis zu 44,- Euro brutto gleich netto und musst weder Steuern noch Sozialabgaben abführen. Einzige Bedingung: Du hast keinen direkten Anspruch auf Geld, keine Überweisung des Barlohn, sondern es muss eine Ware oder Sache sein (=“Sachlohn“).

Dein Arbeitgeber hat sich für eine moderne und volldigitale Abwicklung per LOFINO App entschieden. Zur technischen Abwicklung wird zum Monatsanfang ein elektronischer bzw. digitaler Voucher (Gutschein) in Deiner LOFINO App mit einem Maximalbetrag von 44,- Euro hinterlegt. Jetzt kannst Du für Einkäufe und Dienstleistungen Belege in der App hochladen. Monatlich bist Du berechtigt Deinen digitalen Gutschein mit bis zu 44,- Euro einzulösen. Über Deine nächste Gehalts- bzw. Lohnabrechnung wird Dir die AUSLAGE für Deinen Einkauf bis zur Höchstgrenze von 44,- Euro erstatten. Nicht ausgenutzte Restbeträge verfallen leider am Monatsende. Liegen keine Sachbezüge vor, werden die Belege kommentiert und zurückgewiesen. Es werden ausschließlich Sachbezüge anerkannt, die im Inland erworben wurden und unter die Kategorienwie Lebensmittel / Mahlzeiten / Getränke, laufende Fahrzeugkosten für das eigene Auto, Reisen mit dem öffentlichen Personennahverkehr, Beauty und Hygiene und einige mehr fallen.

Das Modul Spend wurde von Eurem Arbeitgeber zunächst auf die Standard – Produktkategorie Mahlzeiten und Getränke festgelegt. Für zukünftige Monate kann die Produktkategorie gerne geändert werden. Zeitgleich kann leider immer nur eine Kategorie genutzt werden.

Kategorien zur Auswahl:

  • Mahlzeiten und Getränke
  • Fahrzeugbezogene Kosten, Reparaturen und Wartung
  • Mietentgelte für Fahrzeuge (z.B. Autovermietung, Bikevermietung)
  • Öffentliche Mobilitätsangebote im Sharingbereich
  • Fahrtkosten im ÖPNV
  • Textilien
  • Beauty- und Hygieneartikel
  • Einrichtungsgegenstände, Dekoration und Haushaltsartikel
  • Fitness, Massagen und Gesundheitsprodukte
  • Elektronik

Änderungswünsche der Kategorie bitte unter Angabe des Namen / Arbeitgeber an: service@lofino.de

Was Gesetz- bzw. Arbeitgeber dagegen nicht akzeptieren sind zum Beispiel: Zigaretten, Waren mit sexuellen Inhalten, jegliche Waffen oder gewaltverherrlichendes Material.

 

2.1.2 Modul Spend “Sachbezug” Voraussetzungen

  • Du musst per Fotobeleg Rechnungen über Waren oder Dienstleistungen nachweisen
  • Es dürfen nie mehr als 44,- Euro als Auslage erstattet werden. Falls ein Beleg durch Falscherkennung oder wegen einer nicht zulässigen Kategorie abgelehnt werden sollte, kannst Du allerdings „zur Sicherheit“ weitere Belege einreichen
  • Die Rechnungen müssen aus Deutschland stammen und den aktuellen Rechnungsstandards entsprechen (Händler, Datum/Uhrzeit, erworbene Waren/Dienstleistungen, Rechnungsbetrag und ggf. Steuernummer)

 

2.1.3 Modul “LOFINO spend – Sachbezug” Nutzungsbedingungen

  1. Dein Arbeitgeber bestimmt welche Waren und Dienstleistungen er Dir gewähren will
  2. Du bestätigst, nur Deine eigenen Belege zu fotografieren
  3. Finanzprodukte und Versicherungen gelten nicht als Sachbezug
  4. Der Sachbezug darf maximal für 44,- Euro pro Monat gewährt werden
  5. Eine Übertragung nicht genutzter Beträge in den Folgemonat ist nicht möglich

 

2.2 Modul Lunch “arbeitstägliche Mahlzeit”

2.2.1 Beschreibung

Die meisten von uns essen drei Mahlzeiten am Tag und mindestens einmal davon während der Arbeitszeit. Die Kosten hierfür sind unterschiedlich: Große Konzerne haben zum Beispiel häufig eine Betriebskantine. Wer in einer Innenstadtlage arbeitet und keine Kantine hat, muss sich hingegen selbst eine einfache Mahlzeit wie belegte Brötchen teuer kaufen.

Um hier einen Ausgleich und mehr Lohngerechtigkeit zu schaffen, hat sich der Staat dazu entschieden, Mahlzeiten während der Arbeitszeit mit lohnsteuerfreiem Geld zu fördern:

Aktuell (Stand 2020) sind dies maximal 6,50 Euro pro Tag, maximal 15 Tage im Monat und somit gesamt 97,50 Euro pro Monat. Bei Teilzeittätigkeit reduziert sich die maximale Summe entsprechend (z.B.: für eine 60% Stelle sind maximal 57,50 Euro möglich (0,6*15*6,50 Euro).

Da unsere Essgewohnheiten so variieren, ist die Durchführung dieses Bausteins facettenreicher:

  1. Du holst Dir Deine Mahlzeit in einem Restaurant, Schnellimbiss oder der Kantine: Reiche uns einfach Deine Quittung ein. Am besten sofort nach Deinem Einkauf abfotografieren und zack -ist es Typische Zeiten zum Erwerb von Mahlzeiten liegen zwischen 05.00 -20.00 Uhr.
  2. Du bringst Dir Essen mit zur Arbeit: Reiche uns den Beleg Deines Lebensmitteleinkaufs ein. Bei Einkäufen am Wochenende bitten wir Dich um eine Bestätigung, dass Du an dem Tag gearbeitet hast.
  3. Du kannst die Varianten 1 & 2 kombinieren und abwechseln.

Reiche also alle Belege ein, die mit Deinem Essen zu tun haben. Dabei zählen alle Belege von Lebensmitteleinkäufen und Restaurantbesuchen, genauso wie von Fast-Food-Restaurants und Imbissbuden. Bitte beachte, dass auch hier die gesetzlichen Ansprüche an eine Rechnung bzw. Quittung erfüllt sein müssen.

Einkaufen kannst Du zum Beispiel: Lebensmittel wie Brot, Pasta oder Wurst, Fertiggerichte wie Pizza, Aufwärmbares oder Salate, zubereitete Mahlzeiten wie Königsberger Klopse, Schweinshaxen oder vegane Teller. Der Gesetzgeber erlaubt Dir für diesen Baustein jedoch keine Non-Food-Produkte, insbesondere auch keinen Alkohol, Tabak oder andere Rauchwaren.

Einkaufen kannst Du in fast allen Geschäften wie zum Beispiel: allen großen Lebensmittelketten, kleinen Tante Emma-Läden, Schnellrestaurants, Cafés, Bäckereien, Metzgereien, Imbissen und Restaurants.

 

2.2.2 Modul Lunch “arbeitstägliche Mahlzeit” Voraussetzungen

  • Die bereitgestellte Summe darf nur für den Einkauf von Mahlzeiten für das „arbeitstägliche Mittagessen“ verwendet werden
  • Es werden maximal 6,50 Euro (Stand 2020) pro Arbeitstag gutgeschrieben, maximal 15 Mal pro Monat, d.h. maximal 97,50 Euro
  • Mahlzeit oder Lebensmittel müssen deutlich auf der Quittung ausgewiesen werden (Rechnung, Kassenzettel)
  • Bei Teilzeit kann das Mittagessen anteilig erstattet werden
  • Lebensmittel gelten als Mahlzeit, wenn sie unmittelbar zum Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind

 

2.2.3 Modul “LOFINO Lunch – arbeitstägliche Mahlzeit” Nutzungsbedingungen

  1. Du bestätigst, die aufgeführten Waren / Mahlzeiten während Deiner Arbeitszeit konsumiert zu haben und nur Deine eigenen Belege zu fotografieren
  2. Es können fertige Mahlzeiten, aber auch zum sofortigen Verzehr geeignete Lebensmittel erstattet werden
  3. Die steuerbegünstigte Förderung ist nur an Arbeitstagen möglich
  4. Restaurantbesuche und Einkäufe können in der Zeit von 05.00 -20.00 Uhr als arbeitstägliche Mahlzeiten akzeptiert werden. Außerhalb dieser Zeit ist eine Anrechnung nicht möglich
  5. Der Zuschuss beträgt arbeitstäglich maximal 6,50 Euro (Stand 2020)
  6. Eine Übertragung nicht genutzter Beträge in den Folgemonat ist nicht möglich.

 

2.3 Modul Web “Internet”

2.3.1 Beschreibung

Deine Kosten für schnelles Internet können sich schnell summieren. Egal ob Glasfaser, Kabel, LTE oder DSL, die unterschiedlichen Anbieter lassen sich für ihre Geschwindigkeit bezahlen. 25,- Euro pro Monat, also 300,- Euro im Jahr, sind keine Seltenheit.

Da der Gesetzgeber will, dass wir alle hervorragend ans WWW angebunden sind, soll es zumindest nicht an den Kosten scheitern. Deswegen fördert der Staat nach dem bekannten Grundprinzip: Deine Firma erstattet Dir Deine Internetkosten, ohne dass Du dafür Steuern und Sozialabgaben zahlst. Mit Hilfe dieser Förderung zahlt Dir Dein Chef quasi die Internetgebühren für Zuhause und wenn Du unterwegs bist (mobil). Auch die Kosten für ISDN-Internet und Kombitarife kannst Du einreichen.

Es ist super simpel: fotografiere einfach monatlich Deine Internet- und Handyrechnungen.

 

2.3.2 Modul Web “Internet” Voraussetzungen

  • Dein Name muss auf der Rechnung als Empfänger zu lesen sein (es können auch mehrere Personen als Empfänger genannt sein)
  • Wir benötigen alle Seiten Deiner Rechnung (inkl. Detailseiten). Weitere Seiten bitte mit dem „+ Button“ ebenfalls hochladen
  • Maximal können 50,- Euro pro Monat angerechnet werden
  • Ein finanziertes Gerät (z.B. Hardware) kann nicht berücksichtigt werden

 

2.3.3 Modul “LOFINO Web – Internet” Nutzungsbedingungen

  1. Die Rechnung muss auf Deinen Namen ausgestellt sein.
  2. Es können bis zu 50,- Euro erstattet werden. Jedoch maximal die Summe der Beträge Deiner eingereichten Rechnungen.
  3. Bei Kombi-Paketen, Hardware-Leasing oder Zusatzoptionen werden unsere Steuerexperten unter Umständen einzelne Positionen entsprechend der aktuellen Gesetzgebung streichen oder kürzen. Informationen zu e vorgenommenen Kürzungen findest Du als Bemerkung im Beleg.

 

 

 

2.4 Modul Mobility “Mobilitätsbudget”

2.4.1 Beschreibung

Sowohl die Politik als auch Dein Arbeitgeber möchten Dich dazu animieren ökologisch nachhaltige Mobilitätsformen zu nutzen.

Mit LOFINO mobility stellt Dir Dein Arbeitgeber ein digitales Mobilitätsbudget mit mehreren Einsatzgebieten zur Verfügung.

1.) Private Mobilität (in der Freizeit)

2.) Tägliche Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit (oder erster Tätigkeitsstätte)

3) Unterbringungskosten für den Dienstwagen

Das Budget kann für alle Mobilitätsausgaben genutzt werden. LOFINO erreicht damit erstmalig alle städtischen und ländlichen Mobilitätsarten – unabhängig vom regionalen Verkehrsträger.

Bus, Bahn, Fahrrad, Taxi, Fähren, Scooter- und Bikesharing, Tankbelege, Parktickets und Stellplatzmietverträge für den Dienstwagen uvm. können erstattet werden. Einzelheiten zu der Art, dem Umfang und der Höhe der erstattungsfähigen Aufwendungen legt Dein Arbeitgeber fest. Jeder Arbeitnehmer verhält sich individuell und nutzt entsprechend verschiedene Formen der täglichen Mobilität – und das berücksichtigt auch das LOFINO Mobilitätsbudget.

Per Foto der Rechnungen und Belege erfasst Du z.B. das Busticket oder die Car-Sharing Rechnung in der LOFINO App. Im Folgemonat bekommst Du die Mobilitätsausgaben vom Arbeitgeber mit dem Gehalt automatisch auf der Lohnabrechnung ausgewiesen und erstattet.

Für Fahrten mit Deinem privaten Auto, Motorrad oder Fahrrad kannst Du die bereits bekannten 0,30 Euro pro einfach gefahrenen Kilometer zur Arbeit erhalten. Hierbei wird nicht zwischen Elektro, Hybrid oder Verbrenner unterschieden.

Alle Zuschüsse von Deinem Arbeitgeber für Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte und im öffentlichen Personennahverkehr sind für Dich steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie mindern allerdings Deine abzugsfähigen Werbungskosten in Deiner Einkommensteuererklärung und werden deswegen automatisch in Deiner jährlichen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen.

Die Erstattung von privaten Mobilitätskosten unterliegt der pauschalen Lohnsteuer, die Dein Arbeitgeber für Dich trägt. Eine Versteuerung in Deiner Einkommensteuererklärung entfällt daher.

Die Erstattung Deiner privaten Aufwendungen kann aber eventuell zur Beitragspflicht von Sozialversicherungsbeiträgen (z.B. Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung) führen. In Abhängigkeit von der Höhe Deines Einkommens handelt es sich um Größenordnungen von bis zu ca. 20 % der erstatteten privaten Mobilitätsaufwendungen.

Als Nutzer eines Dienstwagens hast Du die Möglichkeit Kosten für die Unterbringung des Wagens vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. In der Regel sind dies wiederkehrende Aufwendungen für die Fremdanmietung von Stellflächen und Garagen.

Das Modul Mobility wurde von Eurem Arbeitgeber oder Euch zunächst initial festgelegt. Für zukünftige Monate können die Produktkategorien gerne geändert werden. Zeitgleich können mehrere Kategorien genutzt werden. (im Unterschied zu Spend!)

Kategorien zur Auswahl:

  • Fahrtkosten Arbeitsweg (eigenes Fahrzeug, ÖPNV, Bahn zur Arbeit)
  • Fahrzeugbezogene Kosten        (Treibstoff, Reparaturen, Wartung, Dienstwagengarage)
  • Miete / Sharing / Taxi                 (Autovermietung, Bikevermietung)
  • Nationaler Linienverkehr            (Bahn, Fernbus, innerdeutsche Flüge)

Änderungswünsche der Kategorie bitte unter Angabe des Namen / Arbeitgeber an: service@lofino.de

 

2.4.2 Modul Mobility “Mobilitätsbudget” Voraussetzungen

  • Du musst Rechnungen/Belege über Mobilitätskosten erfassen und die Belege per Foto in die LOFINO App laden
  • Es wird maximal das monatliche Budget ausgezahlt
  • Deine individuell geförderten Mobilitätsformen siehst Du in der App aufgelistet
  • Bei Mietverträgen müssen alle Seiten erfasst werden (ganz einfach per „+ Button“)

 

2.4.3 Modul “LOFINO Mobility – Mobilitätsbudget” Nutzungsbedingungen

  1. Du bestätigst nur Deine eigenen Belege zu fotografieren
  2. Neben Fahrkarten, Mietrechnungen, Produkten und Sachen können auch Belege für Dienstleistungen sowie Mietverträge erfasst werden
  3. Finanzierungen können leider nicht berücksichtigt werden
  4. Eine Übertragung nicht genutzter Beträge in den Folgemonat ist nicht möglich
  5. Bitte unterscheide zwischen „Fahrten zur Arbeit / ÖPNV / DB Zeitfahrkarten” und „privater Mobilität”

 

2.5 Modul Kurzarbeit

2.5.1 Beschreibung

Das Modul LOFINO Kurzarbeit dient der individuellen Erfassung von Minderstunden der einzelnen Arbeitnehmer um KUG stundengenau abrechnen zu können (speziell im Homeoffice empfohlen). Durch die LOFINO App ist der Nachweis bei späterer Prüfung der Minderstunden durch Aufzeichnung je Mitarbeiter möglich.

Das Kurzarbeitergeld beträgt 60% des ausgefallenen Nettoentgelts, bzw. 67% für Mitarbeiter, die Kindergeldberechtigt sind. Dieser Leistungsanspruch wird von der Bundesagentur für Arbeit erstattet. Kurzarbeit kann angemeldet werden, wenn mindestens 10% der Mitarbeiter von einem Arbeitsausfall betroffen sind. Bei Vereinbarungen zu Arbeitszeitschwankungen kann mit Kurzarbeit dennoch auf den Aufbau von Minusstunden verzichtet werden. Arbeitgeber bekommen von der Bundesagentur für Arbeit eine vollständige Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge.

Durch das Modul LOFINO Kurzarbeit wird die Dokumentation von Kurzarbeit vereinfacht. Über die LOFINO App trägt der Arbeitnehmer jeden Tag seine Ausfallstunden ein und sieht somit auch selbst, wie viele Stunden er gearbeitet hat. Der Arbeitgeber bekommt eine monatliche Zusammenfassung der Daten bzw. werden diese direkt an den Steuerberater oder an die Lohnabrechnung weitergeleitet. Des Weiteren kann der Arbeitnehmer täglich eintragen, welche Arbeiten erledigt hat.

 

2.5.2 Modul Kurzarbeit Voraussetzungen

  • Dein Arbeitgeber hat für dein Unternehmen Kurzarbeit beantragt und du bist davon betroffen (min. 10% der Mitarbeiter sind von einem Arbeitsausfall betroffen)
  • Du musst täglich die Stunden in der LOFINO App eintragen, die du weniger gearbeitet hast (bezogen auf deine vertraglich festgelegte Regelarbeitszeit)
  • Falls von Deinem Arbeitgeber erwünscht, bitte stichpunktartig eintragen, welche Arbeitsthemen täglich bearbeitet wurden
  • Du bestätigst bei jedem Eintrag von Ausfallstunden die Nutzungsbedingungen des Moduls

 

2.5.3 Modul Kurzarbeit Nutzungsbedingungen

  1. Du bestätigst, dass alle gemachten Angaben korrekt sind
  2. Du bestätigst, dass die angegebene Zeitangabe deiner Regelarbeitszeit abgezogen wird und der Richtigkeit entspricht
  3. Du bestätigst die stichpunktartig aufgeführten Arbeitsthemen ausgeführt/ bearbeitet zu haben
  4. Du bestätigst, dass sich die angegebene Zeitangabe um Ausfallstunden handelt

Ausfallstunden können z.B. entstehen bei:

  • Auftragsminderung innerhalb des Unternehmens
  • Arbeitsmaterial ist nicht zugänglich/ nicht vorhanden
  • Familiäre und/ oder andere private Gründe

Ausfallstunden sind definiert als die Stunden, die du an diesem Tag im Vergleich zu deiner vertraglich festgelegten Regelarbeitszeit weniger gearbeitet hast.

 

2.6 Modul Fit ‘Erholungsbeihilfe’

2.6.1 Beschreibung

Kosten für Erholung und Urlaub fallen übers Jahr verteilt öfter mal an. Reisen aller Art, Freizeitbad oder Tiergartenbesuche, Wochenendausflüge zählen zu Aufwänden die der Erholung dienen.  
Nicht erst im Zeitalter von NewWork wird die Erhaltung der Arbeitskraft, Motivation und Kreativität wertgeschätzt. Als einer der ältesten Mitarbeiter Benefits ist die Erholungsbeihilfe ein Budget über 12 Monate von Januar bis Dezember. Der Arbeitgeber kann jedoch den frühesten Monat der Ausschüttung vorgeben. (Beispiel: Ausschüttung frühestens ab September)
Arbeitgeber und Staat fördern nach dem bekannten Grundprinzip: Deine Firma erstattet Dir Deine Erholungsmaßnahmen, ohne dass Du dafür Steuern und Sozialabgaben zahlst.
Es ist super simpel: Fotografiere einfach Deine Kosten für Erholung bis das Budget erreicht ist. Die Ausschüttung erfolgt dann ab dem festgelegten Monat direkt per Lohnabrechnung auf Dein Girokonto.

 

2.6.2 Module Fit ‘Erholungsbeihilfe’ Voraussetzungen

●     LOFINO benötigt alle Seiten Deiner Rechnung (inkl. Detailseiten). Weitere Seiten einer Erholungsmaßnahme bitte mit dem „+ Button” hochladen.
●     Es können bis zu 156,- Euro (+104,- Euro für Partner, +52,- Euro für Kinder) erstattet werden.

 

2.6.3 Module Fit ‘Erholungsbeihilfe’ Nutzungsbedingungen

1.    Die Rechnung für die Erholungsmaßnahme muss als Kleinbetragsrechnung (ohne Namen) oder persönlich auf Dich ausgestellt sein. (es können mehrere Personen als Empfänger genannt sein)
2.    Es können bis zu 156,- Euro (+104,- Euro für Partner, +52,- Euro für Kinder) erstattet werden. Jedoch maximal die Summe der Beträge Deiner eingereichten Rechnungen.
3.    Die Erholungsbeihilfe ist nur für Erholungsmaßnahmen bestimmt und kann auch nur hierfür verwendet werden. Hierzu zählen Kurzurlaube, Fernreisen und Kurleistungen. Beispiele hierfür wären Reisen aller Art (Flüge, Bahnfahrten, Pauschalreisen, Hotelaufenthalte, Kreuzfahrten), Eintritt für besondere Freizeitparks, Zoobesuche sowie Kosten für Skilifte.
4.    Hiermit wird bestätigt, dass es sich um Ausgaben für eine Erholung handelt, die in Zusammenhang eines Erholungsurlaubes oder einer Ein- oder Mehrtagesreise entstanden sind.

 

 

 

ENGLISCH

 

General introduction and individual tax optimized modules

1. General introduction

The German tax law is complicated – with LOFINO you can easily handle all aspects of tax-free benefits!
LOFINO simplifies the legal regulations as much as possible and allows you, in cooperation with your employer, to get the most out of your salary. LOFINO takes care of everything: complicated procedures, documentation and auditing. All you have to do is to diligently photograph receipts and watch yourself saving.
Your only contribution is to photograph your receipts with the LOFINO app. LOFINO organizes, systematizes, evaluates, documents and archives.

1.1 How tax-free additional services work

1.1.1 In Brief


The German state wants to help, encourage and favour. Thus, over the course of time, various legislative initiatives have been launched with the aim of achieving greater fairness, justice or balance.
The basic principle is usually the same: a measure is promoted by exempting it from tax or imposing a more favourable flat-rate tax.
The effect for you is that you receive more pay at the end of the month, because you receive these payments tax-free.

 

1.1.2 In Detail


Each module has different, sometimes very complicated administrative conditions. We relieve you and your employer of the burden of knowing these regulations or even handling them yourself. LOFINO does all necessary work in the background. All we need from you are appropriate proofs by photo.
So the deal is: You photograph invoices and your company pays more cash to your account.

A comparison:
Your boss will give you 100,- Euro more salary (gross) from next month. However, your gross salary is subject to high taxes and duties: depending on your individual situation (especially influenced by your tax class and salary level), your net salary is significantly lower. Simplified you can say that about half of this amount is paid out. In this case 50,- Euro net.
In case of a LOFINO salary increase you will get 100% paid: 100,- Euro, twice as much net.

 

1.2.3 Requirements

  • Your employer offers tax-free wage modules
  • By uploading receipts, cost statements or contracts via LOFINO App, the tax-legally correct verification and archiving is possible

 

1.2 How LOFINO works

1.2.1 In Brief

LOFINO is an app that you as an employee can easily download from the Appstores. All you need to do is to be invited by your employer. You will then receive an email with your password and username and you are ready to go.

The process is very simple:
1. Choose category
2. Photograph the receipt
3. Submit a photo to LOFINO by click

 

1.2.2 In Detail

Your boss allows you to get additional parts of your salary tax free. LOFINO keeps the records for you and your company and makes sure that everything is done according to the law. This work is done in the background. You only need invoices, receipts or receipts of your purchases in the corresponding modules. These are stored permanently and in accordance with data protection laws. Every month you will receive a statement of your activities and your employer will be informed which amount he should pay you tax-free.
Each module is based on complex financial management processes. Although the state provides the wage modules used by LOFINO by law, the tax laws are often quite openly formulated and require further elaboration by ordinances and administrative practice. In addition, the local tax offices responsible are, on the one hand, rightly very precise in their handling, but, on the other hand, often deviate from the practice of other tax offices. LOFINO takes care of a reliable handling for you and your employer through direct contact with the local tax offices.

 

1.2.3 Requirements

  • Your company has a framework contract with LOFINO
  • You will be assigned one or more salary modules by your boss
  • You provide the necessary proof (invoices, receipts, receipts, etc.)

 

2. The individual tax-optimised wage modules

2.1 LOFINO Spend “Non-cash Benefits”

2.1.1 Description

According to the Income Tax Act, your company may grant you an additional part of your salary in goods, goods or services. The advantage: You receive up to 44,- Euro gross or net and you do not have to pay taxes or social security contributions. The only condition: You have no direct claim to money, no transfer of the cash wage, but it must be a good or thing (=”wage in kind”).
Your employer has chosen a modern and fully digital processing via LOFINO App. For the technical processing, an electronic or digital voucher will be deposited in your LOFINO App at the beginning of the month with a maximum amount of 44,- Euro. Now you can upload vouchers for purchases and services in the app. Every month you are entitled to redeem your digital voucher for up to 44,- Euro. Your next payroll will refund you for your purchases up to a maximum amount of 44,- Euro. Unfortunately, any unused balance will expire at the end of the month. If there are no benefits in kind, the receipts will be commented and rejected. Only benefits in kind that were purchased in Germany and fall under the categories such as food / meals / beverages, ongoing vehicle costs for your own car, travel with public transport, beauty and hygiene and some more will be accepted.
The module Spend was initially set by your employer to the standard product category of meals and beverages. For future months the product category can be changed.

Unfortunately only one category can be used at a time.

Categories to choose from:

  • Meals and beverages
  • Vehicle-related costs, repairs and maintenance
  • Rental fees for vehicles (e.g. car rental, bike rental)
  • Public mobility offers in the sharingbusiness
  • Travel costs in public transport
  • Textiles
  • Beauty and hygiene products
  • Furniture, decoration and household articles
  • Fitness, massages and health products
  • Electronics

If you wish to change the category, please send your request with your name/employer to: service@lofino.de
What the law or employers do not accept are for example: cigarettes, goods with sexual content, any weapons or material glorifying violence.

 

2.1.2 LOFINO Spend “Non-cash Benefit” Requirements

  • You must provide proof of invoices for goods or services by means of photo proof
  • No more than 44 euros may ever be reimbursed as expenses. However, if a receipt is rejected due to incorrect recognition or because it is in an inadmissible category, you can submit further receipts “for security”.
  • The invoices must originate from Germany and comply with current invoicing standards (dealer, date/time, goods/services purchased, invoice amount and tax number, if applicable)

 

2.1.3 LOFINO Spend – “Non-cash Benefit” Terms of Use

1. Your employer determines which goods and services he wants to grant you
2. You confirm to photograph only your own receipts
3. Financial products and insurance are not considered to be non-cash benefits
4. Non-cash benefits may be granted for a maximum of 44 euros per month
5. It is not possible to carry over unused amounts to the following month

 

2.2 LOFINO Lunch “Working Day Meal”

2.2.1 Description

Most of us eat three meals a day and at least once during working hours. The cost of this varies: large corporations, for example, often have a company canteen. Those who work in a city centre location and do not have a canteen, on the other hand, have to pay dearly for a simple meal such as sandwiches.
In order to create a balance and more wage justice here, the state has decided to subsidize meals during working hours with wage tax-free money:
Currently (as of 2020) this is a maximum of 6.50 euros per day, a maximum of 15 days per month and thus a total of 97.50 euros per month. For part-time work, the maximum amount is reduced accordingly (e.g.: for a 60% job, a maximum of 57.50 euros is possible (0.6*15*6.50 euros).
Since our eating habits vary so much, the implementation of this module is more multi-faceted:

1. You get your meal in a restaurant, fast food shop or the canteen: just hand in your receipt. It’s best to take a picture immediately after your purchase and bang – it’s done. Typical times to purchase meals are between 05.00 – 20.00 hours.
2. You bring food to work: Give us the receipt of your food purchase. For weekend shopping, we ask you to confirm that you worked that day.
3. You can combine and alternate between 1 & 2.

So please hand in all receipts that have to do with your food. This includes all receipts from food purchases and restaurant visits, as well as fast food restaurants and snack bars. Please note that the legal requirements for an invoice or receipt must also be met here.
You can buy for example: food like bread, pasta or sausage, ready meals like pizza, reheatables or salads, prepared meals like Königsberger meatballs, pork knuckles or vegan plates. However, the law does not allow you to use non-food products for this component, especially alcohol, tobacco or other smoking products.
You can shop in almost all shops such as: all large grocery chains, small Aunt Emma shops, fast food restaurants, cafés, bakeries, butcher’s shops, snack bars and restaurants.

 

2.2.2 LOFINO Lunch “Working Day Meal” Requirements

  • The amount made available may only be used to purchase meals for the “working day lunch
  • A maximum of EUR 6.50 (as of 2020) per working day is credited, a maximum of 15 times per month, i.e. a maximum of EUR 97.50
  • Meal or food must be clearly indicated on the receipt (invoice, sales slip)
  • In case of part-time work, lunch can be reimbursed proportionally
  • Food is considered a meal if it is suitable for immediate consumption or intended for consumption during meal breaks

 

2.2.3 LOFINO Lunch “Working Day Meal”

1. You confirm that you have consumed the listed goods / meals during your working hours and only photograph your own receipts
2. Reimbursement may be granted for ready meals, but also for food suitable for immediate consumption
3. The tax-privileged promotion is only possible on working days
4. Restaurant visits and shopping can be accepted as working day meals between 05.00 – 20.00 hours Outside of this time a crediting is not possible
5. The subsidy amounts to a maximum of EUR 6.50 per working day (as of 2020)
6. It is not possible to carry over unused amounts to the following month

 

 

2.3 LOFINO Web “Internet” 

2.3.1 Description

Your costs for fast internet can quickly add up. No matter whether fibre optic, cable, LTE or DSL, the different providers can be paid for their speed. 25,- Euro per month, i.e. 300,- Euro per year, are not uncommon.
Since the legislator wants all of us to have excellent connections to the WWW, it should at least not fail because of the costs. That’s why the state supports you according to the well-known basic principle: Your company reimburses you for your internet costs without you having to pay taxes and social security contributions. With the help of this subsidy, your boss will pay you the internet fees at home and when you are on the road (mobile). You can also submit the costs for ISDN Internet and combination rates.
It’s super simple: just take a picture of your internet and mobile phone bills every month.

 

2.3.2 LOFINO Web “Internet” Requirements

  • Your name must appear on the invoice as the recipient (several people can be named as recipients)
  • We need all pages of your invoice (including detailed pages). Please upload further pages with the “+ Button” as well
  • A maximum of 50,- Euro per month can be credited
  • A financed device (e.g. hardware) cannot be considered

 

2.3.3 LOFINO Web “Internet” Terms of Use

1. The invoice must be made out in your name
2. Up to 50,- Euro can be refunded However, at most the sum of the amounts of your submitted invoices.
3. In the case of combination packages, hardware leasing or additional options, our tax experts may delete or reduce individual items according to current legislation. You will find information on any reductions made as a comment in the receipt.

 

2.4 LOFINO Mobility “Mobility Budget”

2.4.1 Description

Both politicians and your employer would like to encourage you to use ecologically sustainable forms of mobility.
With LOFINO mobility your employer provides you with a digital mobility budget with several fields of application.

1) Private mobility (in leisure time)
2) Daily travel between home and work (or first place of work)
3) Accommodation costs for the company car

The budget can be used for all mobility expenditure. LOFINO thus reaches all urban and rural mobility types for the first time – regardless of the regional transport mode.
Bus, train, bicycle, taxi, ferries, scooter and bike sharing, fuel receipts, parking tickets and parking space rental contracts for company cars and much more can be reimbursed. Details of the type, scope and amount of reimbursable expenses are determined by your employer. Every employee behaves individually and uses different forms of daily mobility accordingly – and the LOFINO mobility budget takes this into account.
By taking a photo of the invoices and receipts, you can enter e.g. the bus ticket or the car-sharing invoice in the LOFINO App. In the following month, your employer will automatically show your mobility expenses on your pay slip together with your salary and reimburse you.
For trips with your private car, motorbike or bicycle, you can receive the already known 0.30 Euro per single kilometre driven to work. No distinction is made between electric, hybrid or combustion engines.
All subsidies from your employer for journeys between home and place of work and in local public transport are tax and social security free for you. However, they reduce your deductible expenses in your income tax return and are therefore automatically shown in your annual income tax certificate.
The reimbursement of private mobility costs is subject to the flat-rate income tax that your employer pays for you. There is therefore no need to pay tax on your income tax return.
However, the reimbursement of your private expenses may result in the obligation to pay social insurance contributions (e.g. health, nursing care, unemployment and pension insurance). Depending on the amount of your income, this can amount to up to approximately 20% of the reimbursed private mobility expenses.
As a user of a company car, you have the possibility of having your employer reimburse you for the cost of housing the car. As a rule, these are recurring expenses for the external rental of parking spaces and garages.
The Mobility module was initially defined by your employer or you. The product categories can be changed for future months. Several categories can be used simultaneously. (in contrast to Spend!)

Categories to choose from:
– Travel costs to work (own vehicle, public transport, train to work)
– Vehicle-related costs (fuel, repairs, maintenance, company car garage)
– Rent / Sharing / Taxi (Car rental, Bike rental)
– National scheduled services (rail, long-distance bus, domestic flights)

If you wish to change the category, please send your request with your name/employer to: service@lofino.de

 

2.4.2 LOFINO Mobility “Mobility Budget” Requirements

  • You have to enter invoices/receipts for mobility costs and upload the receipts by photo to the LOFINO app
  • The maximum amount paid out is the monthly budget
  • Your individually promoted forms of mobility are listed in the app
  • For rental contracts, all pages must be recorded (simply by clicking on the “+ Button”)

 

2.4.3 Module “LOFINO Mobility – Mobility Budget” Terms of Use

1. You only confirm to photograph your own receipts
2. In addition to tickets, rental invoices, products and goods, receipts for services and rental contracts may also be recorded
3. Unfortunately, financing cannot be considered
4. It is not possible to carry over unused amounts to the following month
5. Please distinguish between “travel to work / public transport / DB season tickets” and “private mobility

 

2.5 LOFINO Short-time Work

2.5.1 Description

The module LOFINO short-time work is used for the individual recording of reduced hours of the individual employees in order to be able to account for KUG on an hourly basis (especially recommended in the home office). With the LOFINO App it is possible to verify the reduced hours by recording per employee.
The short-time allowance is 60% of the lost net remuneration, or 67% for employees entitled to child benefits. This benefit is reimbursed by the Federal Employment Agency. Short-time work can be registered if at least 10% of employees are affected by a loss of working hours. In the case of agreements on working time fluctuations, short-time work can nevertheless be used to avoid having to build up minus hours. Employers receive full reimbursement of social security contributions from the Federal Employment Agency.
The LOFINO short-time work module simplifies the documentation of short-time work. Using the LOFINO App, employees enter their lost hours every day and can see for themselves how many hours they have worked. The employer receives a monthly summary of the data or the data is forwarded directly to the tax consultant or payroll accounting. Furthermore, the employee can enter daily which work has been completed.

 

2.5.2 LOFINO Short-time Work Prerequisites

  • Your employer has applied for short-time work for your company and you are affected by it (at least 10% of employees are affected by a loss of working hours)
  • Every day you have to enter the hours you have worked less in the LOFINO app (in relation to your contractually agreed regular working hours)
  • If requested by your employer, please enter a brief summary of the work topics that were worked on daily
  • You confirm the terms of use of the module with every entry of lost hours

 

2.5.3 LOFINO Short-time Work Terms of Use

1. You confirm that all the information provided is correct
2. You confirm that the time stated is deducted from your regular working time and is correct
3. You confirm that you have carried out/worked on the work topics listed in key points
4. You confirm that the time indicated is for lost hours

Lost hours can occur, for example, at:

  • Order reduction within the company
  • Working material is not accessible/ not available
  • Family and/or other private reasons

Lost hours are defined as the hours you worked less on that day compared to your contractually agreed regular working hours.

 

2.5.3 LOFINO Fit Work ‘Recovery Allowance’

The costs which appear as the result of relaxation time and vacation are throughout the year more common than ever. Travel of all kinds, leisure pool activities, visits to the zoo or weekend excursions, all are a part of the effort to relax and discharge the stress.

The maintenance of workforce, motivation, and creativity is valued not only in the ‘New Work’ era but is included as one of the oldest employee benefits, such as the recovery allowance with a budget spanning 12 months from January to December. However, the employer can specify the earliest month of the distribution. (For example, distribution from September at the earliest)

Employers and the state follow the one well-known basic principle: Your company will reimburse you relaxation opportunities without you paying taxes and social security contributions.

The process is quite simple, you only need to take a picture of your ticket of the service you used to relax and rest and upload it to the system until the budget is reached. The distribution then takes place from the specified month directly on your current account via payroll.

 

2.6.2 Fit Module “Recovery allowance” Requirements

  •  LOFINO requires you to submit all the pages of your invoice (including detail pages). Please upload further pages of your invoice with the “+ button”.
  •  In total up to 156 ​​Euro (+ 104 Euro for partners, + 52 Euro for children) can be reimbursed.

 

2.6.3 Fit Module “Recovery allowance” Terms of Use

1. The invoice for recovery must be issued to you as a small invoice (without a name) showing the exact amount or a detailed one mentioning the name. (several people can be named as recipients)

2. Up to 156 ​​Euro (+ 104 Euro for partners, + 52 Euro for children) can be reimbursed. However, the maximum amount of the budget is one of your submitted invoices.

3. The LOFINO Fit Module Budget allowance is only intended for recovery measures and can only be used for this reason. These include short breaks, long-distance trips, and spa services. Examples of this would be trips of all kinds (flights, train trips, package tours, hotel stays, cruises), admission to special amusement parks, visits to the zoo, and costs for ski lifts.

4. It is hereby confirmed that these are the expenses for recovery that have arisen as a result of a relaxing vacation or a one-day / multi-day trips.