Fragen zum Modul Lunch
Was ist der steuerfreie Essenszuschuss?
Mit dem steuerfreien Essenszuschuss haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Beschäftigten eine finanzielle Unterstützung für die Mittagsverpflegung an Arbeitstagen zu gewähren. Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, diesen Zuschuss sowohl in der betriebseigenen Kantine als auch außerhalb des Unternehmens in außerbetrieblichen Einrichtungen in Anspruch zu nehmen.
Um den Zuschuss zu ermöglichen, können Arbeitgeber entweder Essensgutscheine in Papierform verteilen oder als digitale Essensgutscheine in Form einer flexiblen App anbieten. Die digitale Lösung erleichtert die Verwendung des Zuschusses, da der Zuschuss so in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt eingesetzt werden kann. Damit haben auch Beschäftigte im Homeoffice die Möglichkeit, kostenlos oder vergünstigt zu essen.
Wie hoch ist der mögliche Betrag für den Essenszuschuss?
Der Arbeitgeber darf die täglichen Mahlzeiten bis zu maximal 108,45 Euro pro Monat (2023: 103,50 Euro) übernehmen.
Dieser Betrag von 7,23 Euro täglich setzt sich aus einem steuerfreien (Arbeitgeberzuschuss) und einen pauschal besteuerten Anteil (amtlicher Sachbezugswert) zusammen. Der amtliche Sachbezugswert wird auch Pflichtanteil genannt und mit 25 % pauschal versteuert und liegt 2024 bei 4,13 Euro (2023: 3,80 Euro). Der Arbeitgeberzuschuss ist steuer- und sozialversicherungsfrei und liegt bei 3,10 Euro.
Wie wird der Essenszuschuss versteuert?
Die digitale Essenmarke ist in einen steuerfreien (Arbeitgeberzuschuss) und einen pauschal besteuerten Anteil (amtlicher Sachbezugswert) unterteilt. Der Arbeitgeberzuschuss ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Maximalbetrag liegt bei 3,10 Euro. Der amtliche Sachbezugswert wird auch Pflichtanteil genannt und mit 25 % pauschal versteuert. Der Maximalbetrag wird jedes Jahr neu festgelegt. 2024 liegt dieser bei 4,13 Euro.
Welche Regeln müssen beim digitalen Essenzuschuss beachtet werden?
- Mitarbeiter dürfen den steuerfreien Essenszuschuss ausschließlich für Mittag- und Abendessen verwenden, die sie selbst bezahlt haben.
- Die erworbenen Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie sich für den unmittelbaren Verzehr oder den Verzehr während der Essenspause eignen.
- Der Sachbezugswert darf für jeden Mitarbeiter nur einmal pro Arbeitstag gewährt werden.
- Die Zahlung des Essenszuschusses ist auf tatsächliche Arbeitstage beschränkt, und Arbeitgeber müssen dies grundsätzlich nachweisen. Die Nachweispflicht entfällt jedoch, wenn der Arbeitgeber nicht mehr als 15 Mahlzeiten pro Monat erstattet.
- Belege können generell nur einmalig eingereicht werden und dürfen nicht auf verschiedene Tage aufgeteilt werden.
- Nicht erstattungsfähig sind Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren. Nicht alkoholische Getränke sind jedoch erstattungsfähig, sofern sie im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden.
Alle Informationen zum Essenszuschuss finden Sie in den Gesetzestexten von § 8 Abs. 2 S. 6 EStG i.V., R.8.1 Absatz 7 LStR, § 17 Abs. 3 SGB IV und § 2 Abs. 1 2 sowie im BMF Schreiben.
Welche Mitarbeiter*innen können den Essenszuschuss nutzen?
Grundsätzlich kann der Essenszuschuss von allen Beschäftigten, d.h. Vollzeit- und Teilzeitkräften, Werkstudenten, Auszubildenden und Minijobbern in Anspruch genommen werden.
Welche Belege dürfen eingereicht werden und wo können Mitarbeitende einkaufen?
Zulässig sind alle Belege für Mahlzeiten oder Lebensmittel, die zum sofortigen Verzehr während der Mittagspause bestimmt sind. Das bedeutet, dass die Mahlzeit überall gekauft werden kann, sei es in einer Bäckerei, einem Restaurant, einem Supermarkt oder einem Imbiss.
Was ist die 15-Tage-Regelung für den Essenszuschuss?
Durch die Anwendung der 15-Tage-Regel (bei einer 5-Tage-Woche) können maximal 15 (digitale) Essensmarken mit einem Höchstbetrag von 7,23 € pro Tag (insgesamt 108,45 € pro Monat) ausgegeben werden. Hierbei ist es nicht erforderlich, An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden nachzuweisen.
Wir nutzen bereits Papier-Essenmarken oder Restaurantgutscheine.
Der digitale Essenszuschuss stellt eine nachhaltige Alternative zu physischen Essensmarken dar und bietet zusätzliche Vorteile im Vergleich zu Papiergutscheinen:
- Kostengünstiger Benefit: Das Rückerstattungsprinzip spart Kosten auf AG-Seite gegenüber einer klassischen Gehaltserhöhung.
- Minimaler Verwaltungsaufwand: Arbeitgeber sparen wertvolle Zeit, da die Verwaltung des Budgets, die Belegkontrolle und die Archivierung durch LOFINO erfolgt.
- Uneingeschränkte Akzeptanz: Supermärkte wie Rewe, Penny oder Edeka werden in Zukunft voraussichtlich keine Papiermarken mehr akzeptieren.
- Rechtskonforme Nutzung: Durch unsere digitale Lösung ist gewährleistet, dass Mitarbeitende nur einen Essenszuschuss pro Arbeitstag einlösen können.
Wir beraten Sie zum Umstieg auf den digitalen Essenszuschuss mit LOFINO.