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Mittagspause ohne Kantine?
Von Constanze Elter
Die Corona-Pandemie schickt nicht nur viele Angestellte ins Home-Office – auch Betriebskantinen müssen schließen. Mit digitalen Essensmarken können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter beim mobilen Arbeiten daheim nicht auf ein gutes Lunch verzichten müssen.
Essenszuschüsse sind steuerlich begünstigt – und das schon seit Jahrzehnten. Vor allem Unternehmen, die sich keine eigene Kantine leisten konnten, gaben Restaurantschecks aus. Diese Essensmarken ähneln einer Eintrittskarte – auf ihnen ist ein Betrag und ein Barcode aufgedruckt. Damit konnten sich die Mitarbeiter in Restaurants und Supermärkten für die Mittagspause versorgen. Nachteil: Die Auswahl der Akzeptanzstellen war meist nicht sonderlich groß.
Digitale Essensgutscheine machen die mobile Mittagspause sehr viel einfacher: Die Angestellten fotografieren nach der Mittagspause mit ihrem Handy den Essensbeleg und laden ihn in eine App hoch.
Am Monatsende gibt es das Geld mit der Gehaltsabrechnung zurück. Vorteil für Sie als Arbeitgeber: Sie zahlen nur das, was Ihre Arbeitnehmer wirklich verbrauchen. Außerdem können Ihre Mitarbeiter in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt ihre Mittagspause verbringen, denn Akzeptanzstellen sind in diesem System nicht notwendig.
Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die steuerlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Denn gerade im Home-Office ist der Essenszuschuss als Ersatz für geschlossene Betriebskantinen ideal. Für die Höhe dieser Zuschüsse gelten amtliche Sachbezugswerte. Diese liegen ab dem Jahr 2021 für ein Frühstück bei 1,83 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen bei 3,47 Euro. Der Essenszuschuss darf diesen Sachbezugswert auch im Home-Office nicht um mehr als 3,10 Euro übersteigen. Der Zuschuss für das Lunch daheim darf also maximal 6,57 Euro (3,47 Euro + 3,10 Euro) betragen.
Neben den finanziellen Bedingungen gelten noch weitere Spielregeln:
• Die Mitarbeiter dürfen mit den Gutscheinen nur verzehrfertige Lebensmittel einkaufen – also echte Mahlzeiten.
• Pro Tag dürfen Ihre Angestellten nur eine Essensmarke einlösen. Mit digitalen Lösungen sind Sie auf der sicheren Seite, dass pro Arbeitstag tatsächlich nur ein Essen bezuschusst wird.
• Den Essensbonus gibt es nur auf der Arbeit. Wer krank ist oder Urlaub hat, darf sich kein steuerlich begünstigtes Essen vom Chef spendieren lassen.
Sorgen Sie also dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auch im Home-Office ein Lunch gönnen – und lassen Sie dabei vom Fiskus unterstützen.
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Heute sind Essensschecks in Papierform nicht mehr zeitgemäß. Zumal es aus steuerrechtlicher Sicht in den letzten Jahren eine Vielzahl an Steuernachforderungen bei Betriebsprüfungen gegeben hat. Einer der Gründe dafür kann beispielsweise die fälschliche Verwendung sein, wie in diesen Fällen:
– Papierschecks wurden für den Wochenendeinkauf genutzt
– es wurden Waren eingekauft, die nicht zum sofortigen Verzehr geeignet sind
– mehrere Schecks wurden am selben Tag eingelöst
Diesem Missbrauch tritt die Finanzverwaltung verstärkt durch Betriebsprüfungen entgegen.
LOFINO hält Systeme, die die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen und der Verwaltungsanweisungen zu der Besteuerung des arbeitstäglichen Mittagessens technisch verwalten, für die einzige Möglichkeit Steuer- und Sozialversicherungs-Nachforderungen zu entgehen.
Wichtig ist, dass der Systemanbieter neben den systemisch eingestellten Parametern zwei weitere Voraussetzungen erfüllt:
– Gehaltsumwandlungen dürfen nicht zugelassen werden, da die Sozialversicherung nach der SV e.V. der Steuerfreiheit nur erfolgt, wenn die Essensschecks zusätzlich gewährt werden.
– Eine Einzelbelegprüfung wird entweder durch den Anbieter (Provider) oder durch den Arbeitgeber gewährleistet. Dies fordert das BMF-Schreiben zu digitalen Essensschecks. Wird diese Voraussetzung nicht erfüllt, besteht das Risiko der Nachversteuerung.
Einige Anbieter von Applikationen behaupten, dass dem Arbeitgeber keine Haftung entstehen kann, wenn Mitarbeitende bewusst oder unbewusst falsche Angaben machen. Diese Aussagen sind aus LOFINO Sicht unzutreffend!
Nach Rechtsprechungen und Verwaltungsanweisungen der Finanzverwaltung hat der Arbeitgeber eine Prüfungspflicht. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach oder sanktioniert dieses Fehlverhalten nicht, haftet er für die nicht zutreffend abgeführte Lohnsteuer!
Im Bereich der Sozialversicherung trifft den Arbeitgeber ohnehin die Abführungspflicht in voller Höhe. Nur wenige Monate kann der Arbeitgeber rückwirkend dem Arbeitnehmer seinen Anteil für die Sozialversicherung nachbelasten.
Eine Einzelbelegprüfung anhand einer klaren und eindeutigen Verfahrensdokumentation ist daher unabdingbar.