Checkliste zur Einführung eines Mobilitätsbudgets
So führen Sie als Arbeitgeber ein Mobilitätsbudget ein
Das Konzept des Mobilitätsbudgets hat in verschiedenen europäischen Ländern wie Belgien, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden und der Schweiz bereits Fuß gefasst. In Zeiten sich ändernder Mobilitätsanforderungen und steigenden Umweltbewusstseins gewinnt das Mobilitätsbudget immer mehr an Bedeutung. Es bietet Unternehmen und Mitarbeitenden eine flexible Alternative zum klassischen Firmenwagen. Doch bevor ein Mobilitätsbudget eingeführt wird, gibt es einige Dinge zu beachten. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung sind unerlässlich, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen eine Checkliste für die Einführung des Mobilitätsbudgets und die Auswahl des richtigen Anbieters vor. Zusätzlich geben wir Ihnen wertvolle Tipps für eine reibungslose Umsetzung.
Fakten zum Mobilitätsbudget
Ein Mobilitätsbudget im Unternehmen ist eine bestimmte Summe, die der Arbeitgeber einem Arbeitnehmenden für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung stellt, um Mobilitätsleistungen zu finanzieren. Das Mobilitätsbudget dient dazu, den Arbeitnehmenden alternative Transportoptionen zu bieten und die Umweltbelastung zu reduzieren. Der Betrag kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie zum Beispiel die Finanzierung eines Dienstfahrrads, die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder die Anmietung eines Elektroautos. Durch die Bereitstellung eines betrieblichen Mobilitätsbudgets können Arbeitgeber auch dazu beitragen, die Mobilitätskosten transparenter zu gestalten und die Verwaltung von Mobilitätsleistungen zu erleichtern. Das Ziel dieses Ansatzes ist es, die Umweltbelastung zu reduzieren, indem alternative, umweltfreundlichere Transportmöglichkeiten gefördert werden.
Herausforderungen bei der Einführung
Bisher bieten nur zwei Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein Mobilitätsbudget an. Dies liegt daran, dass viele Unternehmen Bedenken hinsichtlich des höheren personellen und finanziellen Aufwands haben, der mit dem Umstieg auf ein solches Budget verbunden ist. Obwohl das Mobilitätsbudget viele Vorteile bietet und die Nachfrage der Mitarbeitenden nach modernen und flexiblen Angeboten wächst, stellen die zahlreichen lohnsteuerrechtlichen Vorschriften für die Besteuerung der verschiedenen Mobilitätsleistungen und der hohe Verwaltungsaufwand für die HR-Abteilungen aus Sicht vieler Unternehmen ein zentrales Problem dar, wenn das Management intern mit eigenen Ressourcen umgesetzt werden soll.
Checkliste: Einführung eines Mobilitätsbudgets
Die Einführung eines Mobilitätsbudgets kann sehr herausfordernd sein. Es gibt zahlreiche Apps und Plattformen, die die Planung, Buchung und Abrechnung von Mobilitätsleistungen vereinfachen. Um Ihnen Durchblick in diesem Dschungel an Lösungen zu bieten, haben wir Ihnen eine Checkliste erstellt, die Ihnen dabei hilft, die erfolgskritischen Aspekte im Bereich Mobilitätsbudget zu identifizieren.
- Mobilitätsformen: Sie sollten Klarheit darüber haben, welche Mobilitätsformen Ihr Unternehmen den Mitarbeitenden zur Verfügung stellen möchte. Die ausgewählten Mobilitätsformen sollte Ihr Anbieter dann selbstverständlich anbieten. Mögliche Mobilitätsformen sind: Fahrradleasing, ÖPNV-Karten, Bahncard, Auto-Abo und Sharing-Dienste.
- Steuer-Know-how: Der Anbieter sollte über ein ausführliches Steuerwissen verfügen, um Ihnen und Ihren Mitarbeitenden die maximale Steuerersparnis zu gewährleisten. Denn die Herausforderung besteht darin, dass der geldwerte Vorteil bei den einzelnen Komponenten eines Mobilitätsbudgets unterschiedlich ermittelt und einzeln versteuert werden muss. Zudem greifen sehr unterschiedliche Steuerbefreiungsvorschriften für einzelne Komponenten eines Mobilitätsbudgets.
- Verwaltungsaufwand: Der Verwaltungsaufwand sollte für Ihr Unternehmen nicht steigen. Zusätzlicher Verwaltungsaufwand kann durch Implementierung, Optimierung der Steuervorteile, Rechnungstellung, Änderung von Benutzerdaten (An- und Abmeldung von Mitarbeitenden) entstehen. Im Idealfall bieten Anbieter vollintegrierte Prozesse an, bei denen Sie sich um nichts kümmern müssen.
- Belegprüfung: Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, sollten Sie darauf achten, dass die Belegprüfung vom Anbieter übernommen wird.
- Usability für Ihre Mitarbeitenden: Es gibt verschiedene Softwarelösungen, um Ihren Mitarbeitenden ein Mobilitätsbudget zugänglich zu machen. Der Anbieter sollte mindestens eine App oder eine Plattform anbieten können, die von Ihren Mitarbeitenden bequem und einfach genutzt werden kann.
- Rechnungsstellung: Bei der Rechnungsstellung ist darauf zu achten, dass Sie am Ende des Monats eine Gesamtrechnung erhalten.
- Integration in bestehende HR-Softwaretools: Bei der Auswahl des Anbieters sollten Sie darauf achten, dass die Plattform des Anbieters sich in Ihr bestehenden HR-Tool integrieren lässt. Sollten Sie beispielsweise mit DATEV zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass der Anbieter eine DATEV-Schnittstelle hat, sodass eine fehlerfreie Übertragung gewährleistet ist.
- Datenschutz und Sicherheit: Der Mobilitätsbudget-Anbieter sollte angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Dazu gehört beispielsweise die Verschlüsselung von Daten und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsvorkehrungen. Zudem sollten Sie darauf achten, dass Ihre Daten nur für den angegebenen Zweck verwendet werden und dass sie nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. Im besten Fall verfügt der Anbieter bereits über gängige Zertifizierungen zu Datenschutz und Informationssicherheit.
- Akzeptanz der Mitarbeitenden: Die Einführung eines Mobilitätsbudgets erfordert möglicherweise eine Veränderung der Gewohnheiten und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden in den Prozess einbezogen werden und dass sie ausreichend informiert und geschult werden, um das Programm zu verstehen und in die Nutzung zu kommen.
- Flexibilität: Ein guter Mobilitätsanbieter sollte Ihnen eine große Auswahl an Mobilitätslösungen anbieten, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Dazu zählen beispielsweise Carsharing, Fahrradverleih, öffentlicher Nahverkehr und auch Elektromobilität. Je nach Situation und Bedarf sollte der Dienstleister in der Lage sein, Ihnen eine individuelle Anpassung anzubieten, um jedem Mitarbeitenden gerecht zu werden. Zusätzlich sollte die Budgethöhe frei wählbar sein und der Vertrag sollte keine versteckten Mindestabnahmemengen enthalten.
- Kosten: Die Kosten sollten ebenfalls bei der Auswahl eines Mobilitätsanbieters berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass der Mobilitätsanbieter transparente und faire Preise bietet, dass die Kostenstruktur einfach zu verstehen und nachvollziehbar ist.
- Service und Support: Guter Kundenservice und technischer Support sind bei der Nutzung von Mobilitätsangeboten unerlässlich. Achten Sie darauf, dass der Mobilitätsanbieter Ihnen jederzeit bei Fragen oder Problemen zur Seite steht sowie einen schnellen und effizienten Support bietet.
- Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein sollten bei der Auswahl eines Mobilitätsanbieters eine wichtige Rolle spielen. Ein guter Mobilitätsanbieter sollte eine breite Palette an umweltfreundlichen Mobilitätslösungen anbieten und sich zum Ziel setzen, die CO2-Emissionen zu reduzieren.
Unsere Empfehlung
Die Einführung eines Mobilitätsbudgets erfordert in der Regel die Auswahl eines Anbieters, der integrierte und synchronisierte Systeme und Services für das gesamte Budget-Management bereitstellt. Es ist zu erwarten, dass dieser Dienstleister automatisierte Workflows anbietet, die den gesamten Prozess von der Konzeption des Mobilitätsbudgets über das Arbeitsvertragsmanagement bis hin zur steuerlichen Optimierung, der Nutzung einer Mitarbeitenden-App und der digitalen Übernahme der Daten in die Lohnbuchhaltung federführend steuern.
Arbeitgeber sollten daher erwarten, dass der ausgewählte Dienstleister bei allen Prozessschritten die zentrale Rolle spielt und alle erforderlichen Aufgaben effizient und reibungslos ausführt. Dies wird dazu beitragen, dass das Mobilitätsbudget effektiv genutzt wird und alle Beteiligten, sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende, von den Vorteilen eines solchen Systems profitieren können.
Um den für Sie besten Anbieter zu finden, sollten Sie Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse berücksichtigen und dann die verschiedenen Anbieter anhand der oben genannten Faktoren vergleichen. Lesen Sie auch Erfahrungsberichte von anderen Nutzern, um einen Eindruck von der Qualität und Zuverlässigkeit der Anbieter zu erhalten.
Wir helfen Unternehmen, die Herausforderung rund um das Thema Mobilitätsbudget zu
meistern. Dabei bieten wir das höchste Maß an Steuer-Know-how sowie eine Plattform, die allen Beteiligten effiziente Prozesse ermöglicht. Sollten Sie Interesse an die Einführung eines Mobilitätsbudgets haben, beraten wir Sie gerne.
Zuletzt aktualisiert: 07. Februar 2024
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