Die Mitarbeiter bilden das Rückgrat Ihres Unternehmens. Ohne sie ist ein Erfolg nicht möglich. Haben Sie die richtigen Angestellten ausgewählt, so greifen sie wie Zahnrädchen ineinander, um den von der Geschäftsführung definierten Zielen Rechnung zu tragen. Doch die Verwaltung muss jederzeit exakt darüber im Bilde sein, wie die Mitarbeiterschaft zusammengesetzt ist, welche Kosten sie verursacht, wer wann Urlaub hat, etc. Eine saubere, leicht nachvollziehbare Mitarbeiterverwaltung zu führen, ist für ein erfolgreiches Unternehmen unabdingbar.

Elektronische Personalakten erleichtern dabei die Arbeit der Personalabteilungen. Alle wichtigen Informationen sind per Mausklick abrufbar. Man erspart sich überflüssiges Kramen in verschiedenen Aktenordnern, um schließlich zu der gewünschten Information zu gelangen. Die Daten können stets aktuell gehalten werden, indem ganz simpel die neuen Werte in der Software aktualisiert werden. Um Ihre Mitarbeiterverwaltung weiter zu optimieren, haben wir von LOFINO Ihnen 4 ganz einfache, aber äußerst wertvolle Tipps im Folgenden zusammengefasst.

  • Tipp 1: Passen Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung an
  • Tipp 2: „Ordnung ist das halbe Leben“
  • Tipp 3: Misten Sie konsequent aus
  • Tipp 4: Die Papierform darf nicht vernachlässigt werden

 

Tipp 1: Passen Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung an

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass es keine rechtlichen Vorgaben hinsichtlich dem Führen der jeweiligen Personalakten gibt. Jedes Unternehmen muss eine eigene Ordnung finden, die exakt zu den Bedürfnissen und Ausrichtungen passt. Dabei ist es ratsam, gründlich zu überlegen, welche Daten über welche Mitarbeiter überhaupt relevant und letztlich für das Unternehmen wichtig sind. Überlegen Sie, welche Angaben Sie in der Personalverwaltung häufiger abrufen müssen und welche dagegen nicht so wichtig sind. Die Struktur sollte sich also nach den internen Arbeitsprozessen und den Bedürfnissen der Verwaltung richten – aber auch nach Anzahl und Art der Dokumente.

Wenn Sie eine neue Mitarbeiterakte anlegen, ist es immer von Vorteil, sie so schlank wie möglich zu halten. Ganz klar: Je dünner die Akte – ganz gleich ob elektronisch oder physisch – desto schneller können Inhalte gefunden werden und desto größer ist die Übersicht. Außerdem sollten Gliederung und die Inhalte gemeinsam mit den späteren Nutzern aus der Abteilung festgelegt werden, damit sich jeder Mitarbeiter, der mit der Verwaltung der jeweiligen Akte zu tun hat, stets bestens auskennt.

Dabei sollten Sie auch festlegen, was die jeweilige Akte überhaupt beinhalten muss, bzw. kann.

Das MUSS in eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung:

  • Der Arbeitsvertrag (auch mit Zusatzvereinbarungen und/oder Ergänzungen)
  • Die Bewerbungsunterlagen
  • Zeugnisse, Empfehlungen bzw. Beurteilungen
  • Verträge zu vom Unternehmen gestellten Gütern (z.B. Auto, Laptop oder Smartphone)

Das KANN in eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung:

  • Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen
  • Weiterbildungsbescheinigungen
  • Die Einsatzplanungen
  • Mögliche Zertifikate
  • Abrechnungen zu angetretenen Reisen
  • Vermerk zu Abwesenheiten (Krankheit oder Urlaub)
  • Hinweise zu materiellen Vergütungen bzw. Boni

Werden Sie sich also erst klar, was eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung beinhalten sollte und legen Sie es dann fest, so dass Sie es für jeden Mitarbeiter des Unternehmens einheitlich führen können.

 

Tipp 2: „Ordnung ist das halbe Leben“

Diese alte Weisheit gilt auch für die Mitarbeiterverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens. Wer die Dokumente sorgfältig, korrekt und zuverlässig ordnet, wird kaum Gefahr laufen, in einem Papierberg zu versinken. Auch, wenn sich die Arbeit einmal häufen sollte, sollte immer der Überblick gewahrt werden. Eine richtige Ordnung hilft Ihnen ungemein.

Die physischen Dokumente sollten geordnet und auch klassifiziert werden. Legen Sie hierfür Kategorien für die Arten der Dokumente an (Reisekostenabrechnungen, Arbeitsvertrag, usw.). Dann sollten – je nach Bedarf und Umfang – mehrere Arten von Dokumenten innerhalb eines Registers zusammengefasst werden (z.B. Abrechnungen, Bescheinigungen oder auch Verträge).

Es gilt: Je mehr Sie zusammenfassen können, umso besser. Dennoch müssen die Kategorien natürlich logisch gewählt sein.

 

Tipp 3: Misten Sie konsequent aus

Gerade wenn Sie physische Dokumente prüfen und überlegen, ob diese in die elektronische Mitarbeiterakte überführt werden sollen, sollte lieber zweimal gecheckt werden, ob es diese Dokumente überhaupt noch braucht. Denken Sie daran, welche Daten und Aktenbestandteile für die Firma wirklich wichtig sind und auf was konkret verzichtet werden kann. Jedes Dokument, das mit dem jeweiligen Mitarbeiter in irgendeiner Art und Weise zu tun hat, aufzuheben, ist sicherlich nicht zweckdienlich und verlangsamt die Arbeitsprozesse auf Dauer wieder.

Typische Dokumente, die es nicht mehr braucht sind z.B.:

  • Kopien! Man glaubt gar nicht, wie viele Kopien von diversen Dokumenten existieren.
  • Personalfragebögen! Wenn die Person nun ihr Mitarbeiter ist, einen Arbeitsvertrag besitzt und in Ihrer Mitarbeiterverwaltung erscheint, brauchen Sie derartige Dokumente nicht mehr.
  • Alte Korrespondenzen! Eventuell frühere Emails des jetzigen Mitarbeiters, um auszuloten, wie die Chancen einer Anstellung stehen? Derartige Dokumente brauchen Sie nicht mehr. Eine Überführung in das elektronische System ist demnach nicht sinnvoll.
  • Verjährte Abmahnungen! Davon abgesehen, dass diese generell nicht enthalten sein dürfen, werden sie sowieso nicht mehr gebraucht und machen de facto keinen Sinn mehr.

Ob Sie die Akten von ausgeschiedenen bzw. früheren Mitarbeitern behalten oder digitalisieren, sollten Sie individuell entscheiden. Eventuell ist in diesem Zusammenhang eine vereinfachte Ansicht in einem einzigen digitalen Dokument möglich.

Sie sollten sorgfältig ausmisten, aber dennoch genau überlegen, ob die Firma das betreffende Dokument nun braucht oder nicht. Natürlich gibt es auch gegenteilige Fälle.

 

Tipp 4: Die Papierform darf nicht vernachlässigt werden

Es gibt Dokumente im Rahmen einer Mitarbeiterverwaltung, die unbedingt auch in Papierform aufgehoben werden müssen. Sie dürfen also nicht als bloße digitale Daten geführt werden, geschweige denn weggeschmissen. Dazu zählen natürlich der unterschriebene Arbeitsvertrag, Zusätze zum Vertrag, Pfändungen oder auch Dokumente, die einem Urkundencharakter entsprechen.

So wichtig die digitale Form mittlerweile ist, Sie sollten sich immer bewusst sein, dass es eine Mischform geben muss. Die digitalen Ansichten der Mitarbeiterverwaltung dienen der einfachen gemeinsamen Bearbeitung, der Übersicht und schnellen Auffindbarkeit von gesuchten Daten. Essentielle Dokumente des Arbeitsverhältnisses müssen aber immer auch in physischer Form vorliegen.

Je einfacher Ihre Mitarbeiterverwaltung strukturiert ist, desto mehr Zeit werden Sie sparen. Und umso besser kann sich die Belegschaft schließlich auch auf die Kernaufgaben konzentrieren.