Es erscheint zunächst als ein gewagter Schritt: Die übliche, altbekannte, betriebsinterne Lohnbuchhaltung outsourcen. Dabei lohnt sich oftmals, genau zu analysieren, welche Vorteile diese Entscheidung bringen könnte. Es gibt verschiedene Gründe, warum das Outsourcing der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sinnvoll ist.

Viele Firmen entscheiden sich dazu, weil sie Zeit für die Kerngebiete und Kompetenzen gewinnen möchten. Doch natürlich ist die Lohnbuchhaltung auch ein sehr sensibles Gebiet. Immerhin geht es auch darum, mit Mitarbeiterdaten umzugehen. Wer unsicher ist, sollte sich die 3 Argumente, warum Sie die Lohnabrechnung outsourcen sollten, gründlich durchlesen und sich schließlich überzeugen lassen.

  • Argument 1: Die personellen Veränderungen
  • Argument 2: Der gründliche Blick von außen
  • Argument 3: Schwangerschaft bzw. Mutterschutz
  • Und zum Schluss …

 

Die personellen Veränderungen

Festangestellte Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung können sich beruflich verändern wollen. Oftmals sind Unternehmen darauf aber nicht gut genug vorbereitet und können nicht schnell genug reagieren. Wenn eine Fachkraft, die Lohnabrechnungen durchgeführt hat, ausscheidet, kann diese Stelle häufig auch nicht neu besetzt werden. Der Kostenfaktor spielt dabei oft eine nicht unerhebliche Rolle. Dabei werden die Aufgaben schließlich an andere Mitarbeiter verteilt, die dann eine Mehrarbeit zu leisten oder sich extra fortzubilden haben. Heikel wird es, wenn der „Ersatz“ keine ausreichenden Kenntnisse von Löhnen und Gehältern hat.

Oftmals ist die Lohnbuchhaltung außerdem über viele Jahre hinweg von derselben Person durchgeführt worden. Eine entsprechend geeignete personelle Absicherung fehlt nur allzu häufig. Um diesem Umstand vorzubeugen, ist es durchaus sinnvoll, die Lohnabrechnungen dauerhaft outzusourcen, um kein Risiko mehr eingehen zu müssen.

Natürlich kann es auch sein, dass ein Unternehmen den Gürtel enger schnallen und sowieso Personal abbauen muss. Häufig ist dies der letzte Rettungsanker vor der Insolvenz. Dabei kommt es vor, dass es sich um Stellen handelt, die durch Outsourcing am ehesten kompensiert werden können. Das könnte dann z.B. auch die Lohnbuchhaltung bzw. das Erstellen der Lohnabrechnungen betreffen.  Wenn sich kein zweiter Mitarbeiter für diese Tätigkeit anbietet, ist das Outsourcing sowieso eine kaum zu umgehende Maßnahme.

Eines ist sicher: Die Lohnabrechnungen müssen weiterhin zuverlässig getätigt werden, damit jeder Mitarbeiter sein Gehalt bekommt.

 

Der gründliche Blick von außen bei der Lohnbuchhaltung

Auch wenn die Lohnabrechnungen ein eher sensibles firmeninternes Thema sind, so bringen der Blick von außen und das externe Zuarbeiten einige nicht zu unterschätzende Vorteile. Der Dienstleister möchte außerdem natürlich seinen Auftrag behalten und wird sehr zuverlässig und genau arbeiten. Eine betriebsinterne Lohnbuchhaltung läuft auf Dauer Gefahr, an Elan und Gründlichkeit einzubüßen.

Außerdem gibt es einen exakten gesetzlichen Rahmen, der stets einzuhalten ist. Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht müssen ständig berücksichtigt werden.

Ein guter Dienstleister sollte dann auch sehr gut erreichbar sein, um den persönlichen Kontakt hinreichend zu pflegen. Man möchte schließlich auch wissen, wem man diese sensiblen Daten zur Verfügung stellt, um sie für die Lohnbuchhaltung zu bearbeiten.

 

Schwangerschaft bzw. Mutterschutz

Dieser Fall kommt in der Praxis immer wieder vor: Lohnbuchhalterinnen fallen durch Mutterschutz bzw. Schwangerschaft für einige Monate bzw. teilweise Jahre aus. Dennoch müssen die Mitarbeiter jeden Monat ihr Gehalt bekommen. Eine Ersatzkraft einzustellen ist oftmals nicht so einfach und mit viel Einarbeitungszeit und Stress verbunden. Eine Lohnbuchhaltung muss sofort gut und fehlerfrei funktionieren. Ein Ersatz könnte überfordert sein, könnte sich nicht an die Arbeitsbedingungen gewöhnen, bräuchte eventuell zu lange, um sich zu akklimatisieren oder könnte schlichtweg nicht ins bestehende Team passen. Außerdem ist der Ersatzkraft klar, dass der Job befristet ist. Dieses Wissen im Hinterkopf zu haben, kann sich ebenso negativ auf die Arbeitsqualität auswirken. Schließlich weiß die Kraft, dass sie im Grunde bald wieder auf Jobsuche ist.

Die Lohnbuchhaltung zumindest während der Zeit des Mutterschutzes bzw. der Schwangerschaft auszulagern, ist ein durch und durch sinnvoller Schritt, der mit wenig Aufwand verbunden ist. Sie müssen niemanden einarbeiten und Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Abrechnungen Monat für Monat korrekt und gründlich durchgeführt werden.

 

Und zum Schluss …

… möchten wir Ihnen unter anderem einen der wichtigsten Gründe in aller Kürze mit auf den Weg geben: Das Outsourcing ist schlicht und einfach auch ein kostensparender Schritt. Wenn Sie den direkten Vergleich machen, werden Sie merken, welche Einsparpotentiale so eine Entscheidung hat. Gerade bei kleineren Betrieben verursacht eine Buchhaltungsfachkraft hohe Kosten. Werden „normale“ Bürokräfte für diese Tätigkeit miteingebunden, dann gibt es oftmals Probleme aufgrund des fehlenden Fachwissens. Durch das Outsourcing entfallen außerdem auch Kosten für Seminare oder Literatur, um die Mitarbeiter geeignet zu schulen. Ebenso brauchen Sie keine Software- oder Updatekosten befürchten. Mit der Bearbeitungstechnik haben Sie dann auch nichts mehr zu tun, da die Arbeiten extern erledigt werden.

Doch nicht nur hinsichtlich der Kosten, sondern auch in Anbetracht der reinen Qualität ist das Outsourcen der Lohnabrechnungen ein guter und logischer Weg. Schließlich geben Sie die Lohnbuchhaltung in absolute Profihände.

Das Lohn-Outsourcing entsteht auch oft aus der strategischen Entscheidung, dass die Lohnbuchhaltung als kleiner, aber auch tiefgreifender und aufwändiger Nebenbereich der Buchhaltung eben nicht mehr direkt in der eigenen Firma bearbeitet werden soll. Outsourcing ist schließlich auch ein Zukunftskonzept, das dafür sorgt, dass man sich auf wenige Kernkompetenzen konzentrieren kann.