Das Dienstfahrrad als nachhaltige Alternative? Alles was Sie wissen müssen

Was ist ein Dienstrad?

Ein Dienstrad kann ein Fahrrad, E-Bike oder ein (S-)Pedelec sein.

Je nachdem für welches Dienstrad sich entschieden wird, gelten andere steuerliche Begünstigungen. Das S-Pedelec kann schneller als 25 km/h fahren und wird somit als Kraftfahrzeug eingestuft. Außerdem dürfen sie nicht auf dem Radweg fahren, müssen ein Kennzeichen tragen, verkehrsrechtlich haftpflichtversichert sein und werden wie ein Dienstwagen behandelt. Da S-Pedelecs teurer sind als gewöhnliche Fahrräder, ist das Angebot besonders interessant für Arbeitnehmende.

Fahrräder und Elektrofahrräder (Pedelecs, E-Bikes), die bis zu 25 km/h fahren, machen jedoch aktuell den größten Anteil im Dienstfahrradleasing aus.:

Wie kommen Arbeitnehmende zu einem Dienstfahrrad?

Das Dienstfahrrad kann dem Arbeitnehmenden entweder per Gehaltsumwandlung oder zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. In dem meisten Fällen wird das Fahrrad bei einer Leasinggesellschaft geleast. Wichtig ist hierbei, dass der Arbeitgebende der Leasingpartner ist und die Leasingraten zahlt. Denn er muss wirtschaftlich über das Dienstfahrrad verfügen und darüber entscheiden, ob es neben den beruflichen auch für private Fahrten genutzt werden darf.

Vertragswerk eines Dienstfahrrads

Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt das Leasing von Dienstfahrrädern anerkennt, ist ein rechtssicheres Vertragswerk, welches einen Leasingrahmenvertrag, Einzelleasingvertrag und Nutzungsüberlassungsvertrag beinhalten. Im Leasingrahmenvertrag werden zwischen der Leasinggesellschaft und dem Arbeitgebenden Zahlungsmodalitäten, Formalitäten zum Leasing, Vertragslaufzeit, Versicherungsschutz, Datenschutz, Geheimhaltungsvereinbarungen und Details zum Bestellablauf festgelegt. Die Bedingungen müssen geregelt werden, bevor ein Einzelleasingvertrag zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden abgeschlossen werden kann. Dieser Vertrag gilt in der Regel für 36 Monate und beinhaltet technische Informationen zum Rad, Kaufpreis, Leasingrate, Versicherungs- sowie Servicerate und dokumentiert den Restwert. Da allerdings der Arbeitgebende der Vertragspartner der Leasinggesellschaft ist muss ein Überlassungsvertrag die Weitergabe des Fahrrads an den Arbeitnehmenden regeln. Ebenso wird hier eine etwaige monatliche Gehaltsumwandlung vereinbart.

Die richtige Besteuerung

Die steuerliche Bewertung ändert sich je nachdem ob dem Arbeitnehmenden sein Dienstrad mit einer Gehaltsumwandlung oder zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird.

• Bei der Gehaltumwandlung gilt seit 2020, dass bei der 1 %-Regelung nur ein Viertel des Brutto-Neupreises angesetzt wird, abgerundet auf volle 100 Euro
• Wenn der Arbeitgebende die Kosten des Dienstrades vollständig übernimmt und es zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt, bleibt es steuer- und sozialversicherungsfrei bis (31.12.2030)
• Wenn der Mitarbeitende sein Dienstrad auch privat nutzen möchte, muss er 1 % des Listenpreises als geldwerten Vorteil versteuern. Ausnahmen sind hierbei Fahrräder und E-Bikes, die schneller als 25 km/h fahren und zwischen 2019 und 2021 gekauft worden sind. Bei ihnen liegt der Prozentanteil bei 0,5 %. (ab 2022 bei einem Viertel von 1 %)
• Grundsätzlich: Arbeitnehmende dürfen die volle Pendlerpauschale in Höhe von 30 Cent pro Entfernungskilometer zur Arbeit und Arbeitstag steuerlich geltend machen.

Vorteile für Arbeitgebende

Für Arbeitgebende ist das zur Verfügung stellen von Diensträdern nahezu kein Mehraufwand, bringt allerdings einige Vorteile mit sich. Das Angebot ist ein Zeichen von Wertschätzung an die Mitarbeitenden und Umwelt.

Außerdem wird ein modernes Arbeitsumfeld geschaffen und die Kosten von Parkflächen werden reduziert. Zudem ist das Anbieten von Aufladestationen für Elektrofahrräder steuerfrei und wird nicht auf die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze (ab 2022 50 Euro) angerechnet.

Des Weiteren sind durch die Bewegung am Morgen die Mitarbeitenden motivierter, produktiver und gesünder. Auch das Image des Unternehmens wird verbessert. Auf Bewerbenden wirkt das Unternehmen durch das Angebot direkt attraktiver.

Vorteile für Arbeitnehmende

Auch für Arbeitnehmende ergeben sich viele Vorteile durch die Nutzung eines Dienstrades.

Durch die tägliche Bewegung wird die eigene Gesundheit gefördert und der Kreislauf in Schwung gebracht. Stress durch Staus und Wartezeiten wird aus dem Weg gegangen und die Suche nach einem Parkplatz entfällt.

Gleichzeitig wird ein Beitrag zum Schutz der Umwelt geleistet und CO2 eingespart. Zudem ist das Dienstrad immer aktuell und mit der modernsten Technik ausgestattet. Die Wahl, welches Dienstfahrrad geleast wird, liegt ganz bei dem Mitarbeitenden und fällt je nach Vorliebe aus.

Außerdem übernimmt der Arbeitgebende im Falle der Kurzarbeit zu 100 % die anfallenden Leasingraten und der geldwerte Vorteil für die private Nutzung bleibt bestehen.

Diensträder im Homeoffice

Jetzt und auch in zukünftig wird das Dienstrad einen wichtigen Mitarbeiter-Benefit darstellen und Unternehmen attraktiver für neue Mitarbeitende machen.

Durch das Homeoffice entfällt zwar der Weg zur Arbeit, allerdings kann das Dienstrad auch privat genutzt werden. Denn die fehlende Bewegung sollte auf jeden Fall ersetzt werden, um die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeitende zu stärken.

Durch das Dienstrad im Homeoffice ruft sich das Unternehmen bei jeder Fahrt positiv ins Gedächtnis der Mitarbeitenden und setzt ein Zeichen von Anerkennung.