Mitarbeitermotivation – wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden steigern

Mitarbeitermotivation – wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden steigern

Mitarbeitermotivation – wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden steigern

Von Adriana Schuh

Mitarbeitermotivation

Jede/r Geschäftsführer:in wünscht sich motivierte Mitarbeitende, die Spaß an ihrer Arbeit haben und vollen Einsatz bringen. Mit ein paar Ideen und Anregungen schaffen auch Sie es, die Leistung Ihrer Mitarbeitenden stets auf einem hohen Level zu halten und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. LOFINO stellt Ihnen 7 Anreize vor, mit denen Sie die Mitarbeitermotivation steigern und zu Bestleistung motivieren.

Motivation der Mitarbeitenden steigern – wieso ist das wichtig?

Die Motivation der Mitarbeitenden kann vor allem durch das Handeln und die Einstellung der Führungskraft gesteigert werden. Dies hat nicht nur positive Auswirkungen auf die Stimmung, sondern auch auf die Kosten. Demotivierte Mitarbeitende leisten nämlich im Schnitt 34 % weniger als Motivierte. Aus diesem Grund ist es wichtig zu handeln und auf die Erwartungen einzugehen.

Eine feste Bindung aufbauen

Je nach Mitarbeiter:in unterscheidet sich der Ursprung der Motivation. Manche lassen sich von äußeren Einflüssen, wie beispielsweise einer Beförderung beeinflussen. Andere hingegen motivieren sich aus innerem Antrieb heraus, da sie Spaß an ihrer Arbeit haben. Somit sind Belohnungen von der Führungskraft an seine Mitarbeitende ein guter Anreiz. Um eine feste und anhaltende Bindung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen aufzubauen, ist die intrinsische Motivation allerdings der Schlüsselpunkt.

7 Anreize für motivierte Mitarbeitende

1. Feedback und Lob

Wertschätzung und offene Kommunikation sind das A und O, um einen Mitarbeitenden zu motivieren und das Arbeitsverhältnis zu stärken. Dazu gehören konstruktive Kritik, allgemeines Feedback und Lob.

2. Vertrauen

Damit die Mitarbeitenden auch weiterhin motiviert bleiben ist es wichtig ihnen Verantwortung zu überlassen. So wird ihr Selbstwertgefühl gesteigert und das Vertrauen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden gestärkt.

3. Klares Ziel

Der/die Mitarbeiter:in muss ein klares Verständnis darüber haben, welchen Beitrag seine/ihre Arbeit leistet. Nur so bleibt er/sie motiviert und verfolgt sein/ihr Ziel. Auch persönliche Ziele steigern die Leistung und treiben an.

4. Umgang mit Fehlern

Fehler können jedem passieren, allerdings sollte aus ihnen gelernt werden. Damit die Mitarbeitenden den Mut am Ausprobieren nicht verlieren, sollte die Fehlerkultur positiv eingestimmt sein. So wird der Einsatz der Mitarbeitenden gefördert.

5. Erfolge und Gehalt

Erfolgreich gemeisterte Meilensteine sollten gefeiert werden, denn so wird der Zusammenhalt im Team gestärkt und die Motivation gesteigert. Gute Arbeit kann beispielsweise auch mit einer Gehaltserhöhung belohnt werden.

6. Weiterbildung und Workshops

Seminare und Coachings sind eine ideale Möglichkeit, um die Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern. Durch diese Angebote können sie ihre Soft und Hard Skills ausbauen, was sich positiv auf ihre Persönlichkeit und Arbeitsweise auswirkt.

7. Auf Wünsche und Bedürfnisse eingehen

Viele Arbeitnehmer:innen wünschen sich flexible Arbeitszeiten und Homeoffice Möglichkeiten. Auf diese Wünsche sollten Sie als Arbeitgeber:in eingehen, um die Bindung zum Unternehmen zu stärken. Aber auch kleine Aufmerksamkeiten am Arbeitsplatz, wie kostenlose Getränke oder Essen haben einen positiven Einfluss auf die Bindung und steigern die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. 

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4 Tipps zur optimalen Mitarbeiterverwaltung

4 Tipps zur optimalen Mitarbeiterverwaltung

4 Tipps zur optimalen Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiter bilden das Rückgrat Ihres Unternehmens. Ohne sie ist ein Erfolg nicht möglich.

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Haben Sie die richtigen Angestellten ausgewählt, so greifen sie wie Zahnrädchen ineinander, um den von der Geschäftsführung definierten Zielen Rechnung zu tragen.

Doch die Verwaltung muss jederzeit exakt darüber im Bilde sein, wie die Mitarbeiterschaft zusammengesetzt ist, welche Kosten sie verursacht, wer wann Urlaub hat, etc. Eine saubere, leicht nachvollziehbare Mitarbeiterverwaltung zu führen, ist für ein erfolgreiches Unternehmen unabdingbar.

Elektronische Personalakten erleichtern dabei die Arbeit der Personalabteilungen. Alle wichtigen Informationen sind per Mausklick abrufbar.

Man erspart sich überflüssiges Kramen in verschiedenen Aktenordnern, um schließlich zu der gewünschten Information zu gelangen. Die Daten können stets aktuell gehalten werden, indem ganz simpel die neuen Werte in der Software aktualisiert werden. Um Ihre Mitarbeiterverwaltung weiter zu optimieren, haben wir von LOFINO Ihnen 4 ganz einfache, aber äußerst wertvolle Tipps im Folgenden zusammengefasst. 

4 wertvolle Tipps

  • Tipp 1: Passen Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung an
  • Tipp 2: „Ordnung ist das halbe Leben“
  • Tipp 3: Misten Sie konsequent aus
  • Tipp 4: Die Papierform darf nicht vernachlässigt werden

Tipp 1: Passen Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung an

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass es keine rechtlichen Vorgaben hinsichtlich dem Führen der jeweiligen Personalakten gibt. Jedes Unternehmen muss eine eigene Ordnung finden, die exakt zu den Bedürfnissen und Ausrichtungen passt. Dabei ist es ratsam, gründlich zu überlegen, welche Daten über welche Mitarbeiter überhaupt relevant und letztlich für das Unternehmen wichtig sind. Überlegen Sie, welche Angaben Sie in der Personalverwaltung häufiger abrufen müssen und welche dagegen nicht so wichtig sind.

Die Struktur sollte sich also nach den internen Arbeitsprozessen und den Bedürfnissen der Verwaltung richten – aber auch nach Anzahl und Art der Dokumente.

Wenn Sie eine neue Mitarbeiterakte anlegen, ist es immer von Vorteil, sie so schlank wie möglich zu halten. Ganz klar: Je dünner die Akte – ganz gleich ob elektronisch oder physisch – desto schneller können Inhalte gefunden werden und desto größer ist die Übersicht.

Außerdem sollten Gliederung und die Inhalte gemeinsam mit den späteren Nutzern aus der Abteilung festgelegt werden, damit sich jeder Mitarbeiter, der mit der Verwaltung der jeweiligen Akte zu tun hat, stets bestens auskennt.

Dabei sollten Sie auch festlegen, was die jeweilige Akte überhaupt beinhalten muss, bzw. kann.

Das MUSS in eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung:

  • Der Arbeitsvertrag (auch mit Zusatzvereinbarungen und/oder Ergänzungen)
  • Die Bewerbungsunterlagen
  • Zeugnisse, Empfehlungen bzw. Beurteilungen
  • Verträge zu vom Unternehmen gestellten Gütern (z.B. Auto, Laptop oder Smartphone)

Das KANN in eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung:

  • Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen
  • Weiterbildungsbescheinigungen
  • Die Einsatzplanungen
  • Mögliche Zertifikate
  • Abrechnungen zu angetretenen Reisen
  • Vermerk zu Abwesenheiten (Krankheit oder Urlaub)
  • Hinweise zu materiellen Vergütungen bzw. Boni

Werden Sie sich also erst klar, was eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung beinhalten sollte und legen Sie es dann fest, so dass Sie es für jeden Mitarbeiter des Unternehmens einheitlich führen können.

Tipp 2: „Ordnung ist das halbe Leben“

Diese alte Weisheit gilt auch für die Mitarbeiterverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens. Wer die Dokumente sorgfältig, korrekt und zuverlässig ordnet, wird kaum Gefahr laufen, in einem Papierberg zu versinken. Auch, wenn sich die Arbeit einmal häufen sollte, sollte immer der Überblick gewahrt werden. Eine richtige Ordnung hilft Ihnen ungemein.

Die physischen Dokumente sollten geordnet und auch klassifiziert werden. Legen Sie hierfür Kategorien für die Arten der Dokumente an (Reisekostenabrechnungen, Arbeitsvertrag, usw.). Dann sollten – je nach Bedarf und Umfang – mehrere Arten von Dokumenten innerhalb eines Registers zusammengefasst werden (z.B. Abrechnungen, Bescheinigungen oder auch Verträge).

Es gilt: Je mehr Sie zusammenfassen können, umso besser. Dennoch müssen die Kategorien natürlich logisch gewählt sein.

Tipp 3: Misten Sie konsequent aus

Gerade wenn Sie physische Dokumente prüfen und überlegen, ob diese in die elektronische Mitarbeiterakte überführt werden sollen, sollte lieber zweimal gecheckt werden, ob es diese Dokumente überhaupt noch braucht. Denken Sie daran, welche Daten und Aktenbestandteile für die Firma wirklich wichtig sind und auf was konkret verzichtet werden kann. Jedes Dokument, das mit dem jeweiligen Mitarbeiter in irgendeiner Art und Weise zu tun hat, aufzuheben, ist sicherlich nicht zweckdienlich und verlangsamt die Arbeitsprozesse auf Dauer wieder.

Typische Dokumente, die es nicht mehr braucht sind z.B.:

  • Kopien! Man glaubt gar nicht, wie viele Kopien von diversen Dokumenten existieren.
  • Personalfragebögen! Wenn die Person nun ihr Mitarbeiter ist, einen Arbeitsvertrag besitzt und in Ihrer Mitarbeiterverwaltung erscheint, brauchen Sie derartige Dokumente nicht mehr.
  • Alte Korrespondenzen! Eventuell frühere Emails des jetzigen Mitarbeiters, um auszuloten, wie die Chancen einer Anstellung stehen? Derartige Dokumente brauchen Sie nicht mehr. Eine Überführung in das elektronische System ist demnach nicht sinnvoll.
  • Verjährte Abmahnungen! Davon abgesehen, dass diese generell nicht enthalten sein dürfen, werden sie sowieso nicht mehr gebraucht und machen de facto keinen Sinn mehr.

Ob Sie die Akten von ausgeschiedenen bzw. früheren Mitarbeitern behalten oder digitalisieren, sollten Sie individuell entscheiden. Eventuell ist in diesem Zusammenhang eine vereinfachte Ansicht in einem einzigen digitalen Dokument möglich.

Sie sollten sorgfältig ausmisten, aber dennoch genau überlegen, ob die Firma das betreffende Dokument nun braucht oder nicht. Natürlich gibt es auch gegenteilige Fälle.

Tipp 4: Die Papierform darf nicht vernachlässigt werden

Es gibt Dokumente im Rahmen einer Mitarbeiterverwaltung, die unbedingt auch in Papierform aufgehoben werden müssen. Sie dürfen also nicht als bloße digitale Daten geführt werden, geschweige denn weggeschmissen. Dazu zählen natürlich der unterschriebene Arbeitsvertrag, Zusätze zum Vertrag, Pfändungen oder auch Dokumente, die einem Urkundencharakter entsprechen.

So wichtig die digitale Form mittlerweile ist, Sie sollten sich immer bewusst sein, dass es eine Mischform geben muss. Die digitalen Ansichten der Mitarbeiterverwaltung dienen der einfachen gemeinsamen Bearbeitung, der Übersicht und schnellen Auffindbarkeit von gesuchten Daten. Essentielle Dokumente des Arbeitsverhältnisses müssen aber immer auch in physischer Form vorliegen.

Je einfacher Ihre Mitarbeiterverwaltung strukturiert ist, desto mehr Zeit werden Sie sparen. Und umso besser kann sich die Belegschaft schließlich auch auf die Kernaufgaben konzentrieren.

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