Arbeitsplatzgestaltung im Homeoffice

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Arbeitsplatzgestaltung im Homeoffice

Von Adriana Schuh

Arbeitsplatzgestaltung im Homeoffice

Durch die Corona-Pandemie ist das Arbeiten von zu Hause aus zur Normalität geworden. Dies bringt zwar einige Vorteile mit sich, allerdings verfügen nur wenige über ein eigenes Heimbüro und geeignete Möbel. Um produktiv und konzentriert arbeiten zu können, ist die Arbeitsplatzgestaltung jedoch das A und O. Was Sie dabei beachten sollten, verrät Ihnen LOFINO.

Der geeignete Schreibtisch

Sobald Sie für längere Zeit aus den eigenen vier Wänden arbeiten müssen, ist die Nutzung eines höhenverstellbaren Schreibtischs sinnvoll. Er kann je nach Situation angepasst und auf die eigenen Bedürfnisse eingestellt werden. So ist selbst das Arbeiten im Stehen kein Hindernis mehr und bringt Abwechslung in den Arbeitstag.

Ebenso ist es wichtig auf die benötigte Arbeitsfläche zu achten und dementsprechend die ideale Tischgröße zu wählen.

Ein guter Sitzkomfort

Ein ergonomisch geformter Arbeitsstuhl ist nicht nur deutlich bequemer, sondern auch wichtig für Ihre Gesundheit. Dies liegt vor allem an der Rückenlehne, welche sich an Ihren Rücken anlegt, an den Nackenkissen sowie Armlehnen, die den Nacken entlasten und an der verstellbaren Höhe.

Als Abwechslung eignen sich auch Fitness-Hocker oder Gymnastikbälle, denn sie stärken die Rückenmuskulatur und mobilisieren das Becken und die Lendenwirbel. Der Wechsel von einem herkömmlichen Stuhl zu einem guten Bürostuhl wird Ihnen durch eine bessere Körperhaltung und gesteigerte Konzentration auffallen.

Technisch gut ausgestattet

Je nach Beruf ist es sinnvoll sich den technischen Ansprüchen anzupassen. Für den einen bedeutet dies beispielsweise sich einen weiteren Monitor anzuschaffen, um mit mehreren Programmen gleichzeitig zu arbeiten und für den anderen das zusätzliche Arbeiten mit einem Tablet, um sich einen besseren Überblick verschaffen zu können.

Hierbei sollten Sie sich Gedanken machen, wie Sie Ihre Geräte auf dem Schreibtisch platzieren oder ob Sie zusätzliche Vorrichtungen benötigen. Eine ergonomisch geformte Maus sowie ein ergonomisches Mauspad schonen außerdem Ihr Handgelenk.

Zudem sind eine gute Hardware und Software sowie eine stabile Internetverbindung und gute Stromversorgung essenziell, um effektiv und ohne Störungen zu arbeiten.

Gute Beleuchtung im Homeoffice

Bei der Gestaltung des heimischen Arbeitsplatzes, sollten Sie ebenfalls auf ein gutes und ausreichendes Licht achten, da sonst die Augen gereizt werden können und Müdigkeit hervorgerufen wird.

Allerdings bietet nicht jede Wohnung oder Zimmer einen Platz am Fenster an, weswegen die Installation einer Schreibtischlampe empfehlenswert ist. Hierfür eigenen sich insbesondere Tageslichtlampen oder Glühbirnen mit sanftem Licht.

Um Ihre Augen zusätzlich zu schonen, sollten Sie die Helligkeit des Computers und des Handys anpassen und zu Abend das Blaulicht durch das Einstellen des Nachtmodus herausfiltern.

Die richtige Arbeitsatmosphäre

Trotz Homeoffice ist es wichtig, das Privatleben und den Arbeitsplatz klar voneinander zu trennen. Das bedeutet, dass auf Ihrem Arbeitsplatz keine Gegenstände liegen sollten, die Sie ablenken oder eine Unordnung verursachen könnten.

Regelmäßiges Trinken sowie Durchlüften ist ebenso wichtig, damit Sie konzentriert bleiben. Um mögliche Unruhen oder Lärm, wie beispielsweise von einer Baustelle auszublenden, eignen sich sogenannte Noise-Cancelling-Kopfhörer optimal.

Besonders wichtig ist allerdings, dass Sie sich klare Arbeitszeiten setzen und diese einhalten, um Homeoffice und Freizeit strikt voneinander zu trennen.

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Seit Sommer 2020 gelten neue Arbeitsschutzregeln, welche die Corona-Arbeitsschutzstandards konkretisieren. Vorgaben, die auch im Home-Office eingehalten werden müssen – zum Beispiel mit Blick auf Arbeitszeit, Pausen, aber auch den Zugang zu betrieblicher Kommunikation. Punkte, die Arbeitgeber am besten in einer Home-Office-Vereinbarung festhalten.

Viele Chefs stellen ihren Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel für daheim, etwa das Notebook, den größeren Bildschirm oder auch den ergonomischen Schreibtischstuhl. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Kosten für den Arbeitsplatz tragen – das lässt sich allerdings im Home-Office häufig nicht genau beziffern und noch weniger klar von privaten Aufwendungen trennen.

Trotzdem: Die schnelle Internetverbindung für die nächste Videokonferenz muss gesichert sein, das Diensthandy wird über die private Steckdose aufgeladen und die Druckerpatrone ist schneller leer, wenn berufliche Dokumente zusätzlich gedruckt werden müssen.

Kostenbeteiligung fürs Home-Office

Bieten Sie Ihren Angestellten daher eine Kostenbeteiligung an – steuerfrei sind beispielsweise bis zu 20 Prozent der Telefonrechnung (maximal 20 Euro pro Monat). Ein Barzuschuss für Internetkosten kann pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Wer hauptsächlich daheim arbeitet, kann – zumindest vorübergehend – auch auf Jobticket und Firmenwagen verzichten. Viele Verkehrsbetriebe bieten in Zeiten der Corona-Pandemie an, Ticket-Abos zu pausieren. Ob das Abo ausgesetzt oder die Ticketpreise anteilig erstattet werden, hängt vom lokalen Anbieter ab. Auch Autofahrten beschränken sich derzeit auf ein Minimum, bei manchen Unternehmen sind die Dienstwagen jetzt auf dem Firmengelände geparkt. An den Vorgaben der Ein-Prozent-Regelung ändert das grundsätzlich nichts, der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten ist auch dann anzusetzen, wenn das Auto nur gelegentlich überlassen wird oder der Mitarbeiter das Fahrzeug nur selten privat nutzt.

Fahren Ihre Mitarbeiter nicht regelmäßig ins Büro, können sie von der Einzelbewertung profitieren. Um den geldwerten Vorteil zu berechnen, setzen Arbeitgeber lediglich die tatsächlichen Fahrten zur Firma an – pro Kilometer 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises. Dieser ermäßigte Satz ist allerdings auf 180 Fahrten pro Kalenderjahr beschränkt – und die Mitarbeiter müssen schriftlich erklären, an welchen Tagen sie gefahren sind.

Ihre Angestellten können derartige Kosten auch über die persönliche Einkommensteuererklärung geltend machen. Weisen Sie sie darauf hin, dass sie dafür Nachweise benötigen – und beim Firmenwagen am besten ganzjährig ein Fahrtenbuch führen.

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Die Corona-Pandemie schickt nicht nur viele Angestellte ins Home-Office – auch Betriebskantinen müssen schließen. Mit digitalen Essensmarken können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter beim mobilen Arbeiten daheim nicht auf ein gutes Lunch verzichten müssen.

Essenszuschüsse sind steuerlich begünstigt – und das schon seit Jahrzehnten. Vor allem Unternehmen, die sich keine eigene Kantine leisten konnten, gaben Restaurantschecks aus. Diese Essensmarken ähneln einer Eintrittskarte – auf ihnen ist ein Betrag und ein Barcode aufgedruckt. Damit konnten sich die Mitarbeiter in Restaurants und Supermärkten für die Mittagspause versorgen. Nachteil: Die Auswahl der Akzeptanzstellen war meist nicht sonderlich groß.

Digitale Essensgutscheine machen die mobile Mittagspause sehr viel einfacher: Die Angestellten fotografieren nach der Mittagspause mit ihrem Handy den Essensbeleg und laden ihn in eine App hoch.

Am Monatsende gibt es das Geld mit der Gehaltsabrechnung zurück.

Vorteil für Sie als Arbeitgeber:
Sie zahlen nur das, was Ihre Arbeitnehmer wirklich verbrauchen. Außerdem können Ihre Mitarbeiter in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt ihre Mittagspause verbringen, denn Akzeptanzstellen sind in diesem System nicht notwendig.

Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die steuerlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Denn gerade im Home-Office ist der Essenszuschuss als Ersatz für geschlossene Betriebskantinen ideal. Für die Höhe dieser Zuschüsse gelten amtliche Sachbezugswerte. Diese liegen ab dem Jahr 2021 für ein Frühstück bei 1,83 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen bei 3,47 Euro. Der Essenszuschuss darf diesen Sachbezugswert auch im Home-Office nicht um mehr als 3,10 Euro übersteigen. Der Zuschuss für das Lunch daheim darf also maximal 6,57 Euro (3,47 Euro + 3,10 Euro) betragen.

Neben den finanziellen Bedingungen gelten noch weitere Spielregeln:

  • Die Mitarbeiter dürfen mit den Gutscheinen nur verzehrfertige Lebensmittel einkaufen – also echte Mahlzeiten.
  • Pro Tag dürfen Ihre Angestellten nur eine Essensmarke einlösen. Mit digitalen Lösungen sind Sie auf der sicheren Seite, dass pro Arbeitstag tatsächlich nur ein Essen bezuschusst wird.
  • Den Essensbonus gibt es nur auf der Arbeit. Wer krank ist oder Urlaub hat, darf sich kein steuerlich begünstigtes Essen vom Chef spendieren lassen.

Sorgen Sie also dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auch im Home-Office ein Lunch gönnen – und lassen Sie dabei vom Fiskus unterstützen.

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