Buchhaltung digitalisieren – so gehen Sie vor!

Buchhaltung digitalisieren – so gehen Sie vor!

Buchhaltung digitalisieren – so gehen Sie vor!

Von Adriana Schuh

Buchhaltung digitalisieren

Wir leben in einem Zeitalter der Digitalisierung, weswegen immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Vor allem die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bringt einige Vorteile mit sich. Was Sie erwarten können und wie Sie bestenfalls vorgehen, erklärt Ihnen LOFINO.

Buchhaltung digitalisieren – was bedeutet das?

Einfach erklärt: Sie trennen sich von Ihrer Zettellandschaft und wickeln Ihre Buchhaltung komplett papierlos ab. Für das Ausstellen von Rechnungen bedeutet das, dass diese digital erstellt und versandt werden. Eingehende Rechnungen werden eingescannt und digital archiviert. Außerdem kommt eine geeignete Buchhaltungssoftware zum Einsatz, welche die gesamten Prozesse der Buchhaltung automatisch anstößt und abwickelt.

6 Schritte zur Digitalisierung

Sich dafür zu entscheiden die Unternehmensbuchhaltung zu digitalisieren ist schon mal ein Schritt in die richtige Richtung.  Allerdings sollten Sie folgende Schritte bei der Digitalisierung beachten:

1. Schritt: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater

Setzen Sie Ihren/Ihre Steuerberater:in über den Wechsel unbedingt in Kenntnis. Denn er/sie verfügt über alle notwendigen und wichtigen Gutachten, die für den Umstieg gebraucht werden. Außerdem weiß er/sie darüber Bescheid, auf welche Vorgaben der GoBD Sie achten müssen und welche Buchhaltungssoftware sich am besten eignet.

2. Schritt: Unterstützung suchen

Ziehen Sie sich geeignete und technikaffine Unterstützung heran, die den Prozess von der Papier-Buchhaltung zur digitalen Buchhaltung begleitet.

3. Schritt: Mitarbeitende einbeziehen

Auch wenn die Entscheidung, ob Sie eine digitale Buchhaltung einführen möchten bei Ihnen liegt, sollten Sie Ihre zuständigen Mitarbeitenden in Ihr Vorhaben einbeziehen. So können diese sich auf den Wechsel vorbereiten und über die Vorteile aufgeklärt werden. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeitenden schulen lassen, damit Sie schnell über die benötigten Kenntnisse verfügen.

4. Schritt: Hardware aufrüsten

Damit die digitalisierte Buchhaltung auch ohne Probleme genutzt werden kann, wird die passende Hardware benötigt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden über Computer bzw. Laptops verfügen müssen und die Belege und Rechnungen mithilfe eines Dokumentenscanner digitalisiert werden können.

5. Schritt: Passende Software für die digitale Buchhaltung

Bei der Auswahl der geeigneten Buchhaltungssoftware sollten Sie auf den Rat bzw. die Empfehlung Ihres/Ihrer Steuerberater:in achten. Allerdings sollten Sie unbedingt vor dem Kauf der passenden Software beim Hersteller nachfragen, ob diese GoBD-zertifiziert ist. Nicht schlecht zu wissen wäre außerdem, mit welchen Folgekosten Sie bei einer Umstellung auf eine neue Buchhaltungssoftware für Wartung, Anpassungen, Schulungen oder Hotline rechnen können.

6. Schritt: Tax-Compliance-Prüfung

Auch im 6. Schritt spielt Ihr/Ihre Steuerberater:in eine wichtige Rolle. Denn nach der Installierung der Buchhaltungssoftware und dem Erfassen aller Daten, sollte er/sie unbedingt eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. So kann sichergestellt werden, dass alle Vorgaben der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (GoBD) erfüllt werden oder gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Tipp: Ihr/Ihre Steuerberater:in sollte seine/ihre Prüfungsschritte, Ergebnisse und Anpassungen schriftlich festhalten.

Mit diesen Vorteilen können Sie rechnen

Klar kommen mit der Umstellung von einer Papier-Buchhaltung auf eine digitale-Buchhaltung Kosten auf Sie zu. Diese werden allerdings mit den vielen Vorteilen der Umstellung kompensiert.

  • Durch die Automatisierung der Prozesse sparen Ihre Mitarbeitenden an Zeit, wodurch andere Aufgaben erledigt werden können. Außerdem können benötigte Dokumente zeit- und ortsunabhängig sowie mit wenigen Klicks gefunden werden, was ebenfalls Zeit einspart.
  • Durch die digitale Buchhaltung sparen Sie einiges an Platz. Denn von nun an können Sie Ihre Belege in digitaler Form archivieren und benötigen nichts weiter als einen digitalen Speicher.
  • Durch den eingesparten Platz und das digitale Versenden von Rechnungen sparen Sie Fixkosten, welche beispielsweise für Druckerpatronen und -papier sowie Aktenorder und -schränke angefallen wären.
  • In der Regel wird Ihre Software laufend vom Hersteller aktualisiert, was Ihnen Rechtssicherheit bietet.
  • Die digitale Buchhaltung bietet Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Ebenfalls kann die E-Bilanz digital erstellt und versendet werden.
  • Die Daten der digitalen Buchhaltung können außerdem über digitale Schnittstellen mit Ihrem/Ihrer Steuerberater:in ausgetauscht werden. Dies spart zum einen Zeit und zum anderen eventuell Steuerberaterhonorar.
  • Zusätzlich zur Speicherung der Dokumente wird meist eine Sicherheitsarchivierung durchgeführt. So umgehen Sie das Risiko, dass Unterlagen bei einer Betriebsprüfung nicht mehr auffindbar sind.

Die steuerlichen Vorgaben der GoBD

Bei der Buchhaltung müssen allgemeine Grundsätze der ordnungsgemäßen und digitalen Buchführung beachtet werden. Dies wird durch regelmäßige Betriebsprüfungen durch die Finanzämter geprüft. Wenn bei einer Überprüfung festgestellt wird, dass die digitale Buchführung nicht den Grundsätzen entspricht, drohen hohe Steuernachzahlungen. Damit die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung der Prüfung standhält ist es wichtig, dass die digitalen Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden können oder geänderte Aufzeichnungen protokolliert werden. Denn nur so weisen Sie Transparenz vor und die Aufzeichnungen können vom Finanzamt nachvollzogen werden.

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7 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer

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Wer nicht das Geld hat oder ausgeben möchte, um einen professionellen Buchhalter zu bezahlen, der muss selber ran.

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Das ist weniger schwer, als es im ersten Moment klingen mag. Denn die Buchhaltung von Selbstständigen oder Freiberuflern ist meist vergleichsweise überschaubar. Beachten Sie dann noch einige grundlegende Tipps, müssen Sie sich vor der Arbeit mit Rechnungen und Belegen nicht fürchten.

  1. Belege aufbewahren
  2. Sechs Kategorien der Buchhaltung
  3. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  4. Geschäftskonto führen
  5. Für reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater sorgen
  6. Papierlose Buchhaltung mit Software
  7. Im Zweifelsfall Unterstützung wahrnehmen

Belege aufbewahren

Zu den typischen Fehlern von Selbstständigen und Freiberuflern gehört ein sorgloser Umgang mit Rechnungen und Belegen. Dies rächt sich spätestens bei der Steuererklärung. Außerdem gelten für viele Belege offizielle Aufbewahrungsfristen.

Deshalb ist es sinnvoll, Rechnungen, Kundenkorrespondenz und Belege sicher an einem zentralen Ort zu verwahren. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann wichtige Dokumente digital speichern. So ist alles immer auffindbar und griffbereit. Andernfalls bietet sich ein Ordner an – oder besser noch mehrere.

Sechs Kategorien der Buchhaltung

Für eine übersichtliche Buchhaltung empfiehlt sich eine Einordnung in sechs Kategorien, ob digital oder in Papierform:

  • Bargeldfluss: Hier werden sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben notiert und mit den entsprechenden Belegen dokumentiert.
  • Bank: An diesen Ort kommen Kontoauszüge.
  • Rechnungen an Kunden: Der Name spricht für sich.
  • Erhaltene Rechnungen: Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen von Lieferanten handeln.
  • Kreditkartenabrechnungen: Kreditkartenabrechnungen sollten ebenfalls mit den zugehörigen Belegen abgeheftet werden.
  • Umsatzsteuervoranmeldungen und Buchhaltungsauswertungen: Beide Posten zusammen verschaffen einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und darüber, wie viel Geld das Finanzamt erhält.

Auch hier gilt: Ordnung zahlt sich aus. Ob Kontoauszüge, Rechnungen oder Belege für Barausgaben, eine chronologische Sortierung ist Pflicht, um den Überblick zu behalten. Sie erleichtert auch dem Steuerberater die Arbeit.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wer als Nicht-Kaufmann im Jahr weniger Umsatz als 500.000 Euro und weniger Gewinn als 50.000 Euro macht, der kann auf die doppelte Buchführung verzichten und stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen. Dasselbe gilt grundsätzlich für Freiberufler. Dies erleichtert die Arbeit im Regelfall deutlich, sodass die Hilfe eines Steuerberaters gar nicht erst in Anspruch genommen werden muss. Außerdem hat diese Form der Buchhaltung den Vorteil, dass Gewinne erst versteuert werden, wenn sie auch wirklich eingegangen sind.

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt, es, Einnahmen und Ausgaben zu dokumentierten – plus die zugehörigen Belege.

Doch Vorsicht: Liegt eine Rechtsform wie die GmbH, AG oder OHG vor, so besteht die volle Buchhaltungspflicht inklusive Bilanz und Jahresabschluss.

Geschäftskonto führen

Gerade bei Kleinunternehmern ist die Versuchung groß, Geschäfts- und Privatkonto zusammenzulegen Schließlich kostet ein Geschäftskonto Geld und erscheint im ersten Moment als überflüssig. Doch in der Realität macht es selbst für Selbstständige, die am Anfang ihrer Tätigkeit stehen und noch wenig Geld verdienen, Sinn, private und geschäftliche Finanzen zu trennen

Andernfalls fällt irgendwann die mühsame Aufgabe an, alle Zahlungen darauf zu überprüfen, ob sie geschäftlicher oder privater Art sind. Das kostet Zeit. Außerdem droht auf diese Art die Übersicht über die eigene Liquidität verlorenzugehen.

Für reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater sorgen

Der eigene Steuerberater ist ein wichtiger Ansprechpartner für alle Kleinunternehmer. Umso wichtiger ist es, dass die Kommunikation mit ihm effizient verläuft. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist dafür eine wichtige Voraussetzung, ebenso wie die vollständige und geordnete Abgabe von Belegen und Dokumenten. Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, dem Steuerberater direkt Zugriff auf entsprechende Dokumente zu geben und/oder diese online zu übermitteln. Das spart Zeit, Mühe und Porto.

Papierlose Buchhaltung mit Software

Natürlich besteht die Möglichkeit, die eigene Buchhaltung mit einem Excel-Dokument oder sogar mit Stift und Papier zu erledigen Moderne Buchhaltungsprogramme erleichtern die Arbeit jedoch. Dabei stehen zwei grundsätzliche Varianten zur Auswahl:

  • Software zur festen Installation
  • Buchhaltungs-Tools in der Cloud

Zweitere haben den Vorteil, dass Sie damit unabhängig von Zeit und Ort sind. Das spielt gerade für Selbstständige, die viel unterwegs sind, eine wesentliche Rolle. Ob nun fest installiert oder in der Cloud, bei der Auswahl sollte der eigene Bedarf im Vordergrund stehen. Freiberufler benötigen weniger Funktionen als Unternehmen mittlerer Größe. Die meisten Buchhaltungs-Tools sind in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Wer nur das nimmt, was er benötigt, spart meist Geld.

Buchhaltung für Kleinunternehmer ist kein Hexenwerk. Doch aller Anfang ist schwer. Haben Sie Schwierigkeiten mit dem Einstieg oder verlieren Sie den Überblick, macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Buchhaltung in guten Händen ist und haben mehr Zeit für das Wesentliche.

Sie brauchen professionelle Hilfe für eine effiziente Buchhaltung? Kontaktieren Sie uns! Wir sorgen gerne dafür, dass alles seine Ordnung hat.

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LOFINO App: Lohnbuchhaltung outsourcen – 3 Gründe dafür!

LOFINO App: Lohnbuchhaltung outsourcen – 3 Gründe dafür!

Lohnbuchhaltung outsourcen – 3 Gründe dafür!

 3 Gründe dafür!

Buchhaltung

Es erscheint zunächst als ein gewagter Schritt: Die übliche, altbekannte, betriebsinterne Lohnbuchhaltung outsourcen. Dabei lohnt sich oftmals, genau zu analysieren, welche Vorteile diese Entscheidung bringen könnte. Es gibt verschiedene Gründe, warum das Outsourcing der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sinnvoll ist.

Viele Firmen entscheiden sich dazu, weil sie Zeit für die Kerngebiete und Kompetenzen gewinnen möchten. Doch natürlich ist die Lohnbuchhaltung auch ein sehr sensibles Gebiet. Immerhin geht es auch darum, mit Mitarbeiterdaten umzugehen.

Gründe, die Lohnabrechnung outzusourcen

Wer unsicher ist, sollte sich die 3 Argumente, warum Sie die Lohnabrechnung outsourcen sollten, gründlich durchlesen und sich schließlich überzeugen lassen.

  1. Argument 1: Die personellen Veränderungen
  2. Argument 2: Der gründliche Blick von außen
  3. Argument 3: Schwangerschaft bzw. Mutterschutz
  4. Und zum Schluss …

Die personellen Veränderungen

Festangestellte Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung können sich beruflich verändern wollen. Oftmals sind Unternehmen darauf aber nicht gut genug vorbereitet und können nicht schnell genug reagieren. Wenn eine Fachkraft, die Lohnabrechnungen durchgeführt hat, ausscheidet, kann diese Stelle häufig auch nicht neu besetzt werden. Der Kostenfaktor spielt dabei oft eine nicht unerhebliche Rolle. Dabei werden die Aufgaben schließlich an andere Mitarbeiter verteilt, die dann eine Mehrarbeit zu leisten oder sich extra fortzubilden haben. Heikel wird es, wenn der „Ersatz“ keine ausreichenden Kenntnisse von Löhnen und Gehältern hat.

Oftmals ist die Lohnbuchhaltung außerdem über viele Jahre hinweg von derselben Person durchgeführt worden. Eine entsprechend geeignete personelle Absicherung fehlt nur allzu häufig. Um diesem Umstand vorzubeugen, ist es durchaus sinnvoll, die Lohnabrechnungen dauerhaft outzusourcen, um kein Risiko mehr eingehen zu müssen.

Natürlich kann es auch sein, dass ein Unternehmen den Gürtel enger schnallen und sowieso Personal abbauen muss. Häufig ist dies der letzte Rettungsanker vor der Insolvenz. Dabei kommt es vor, dass es sich um Stellen handelt, die durch Outsourcing am ehesten kompensiert werden können. Das könnte dann z.B. auch die Lohnbuchhaltung bzw. das Erstellen der Lohnabrechnungen betreffen.  Wenn sich kein zweiter Mitarbeiter für diese Tätigkeit anbietet, ist das Outsourcing sowieso eine kaum zu umgehende Maßnahme.

Eines ist sicher: Die Lohnabrechnungen müssen weiterhin zuverlässig getätigt werden, damit jeder Mitarbeiter sein Gehalt bekommt.

Der gründliche Blick von außen bei der Lohnbuchhaltung

Auch wenn die Lohnabrechnungen ein eher sensibles firmeninternes Thema sind, so bringen der Blick von außen und das externe Zuarbeiten einige nicht zu unterschätzende Vorteile. Der Dienstleister möchte außerdem natürlich seinen Auftrag behalten und wird sehr zuverlässig und genau arbeiten. Eine betriebsinterne Lohnbuchhaltung läuft auf Dauer Gefahr, an Elan und Gründlichkeit einzubüßen.

Außerdem gibt es einen exakten gesetzlichen Rahmen, der stets einzuhalten ist. Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht müssen ständig berücksichtigt werden.

Ein guter Dienstleister sollte dann auch sehr gut erreichbar sein, um den persönlichen Kontakt hinreichend zu pflegen. Man möchte schließlich auch wissen, wem man diese sensiblen Daten zur Verfügung stellt, um sie für die Lohnbuchhaltung zu bearbeiten.

Schwangerschaft bzw. Mutterschutz

Dieser Fall kommt in der Praxis immer wieder vor: Lohnbuchhalterinnen fallen durch Mutterschutz bzw. Schwangerschaft für einige Monate bzw. teilweise Jahre aus. Dennoch müssen die Mitarbeiter jeden Monat ihr Gehalt bekommen. Eine Ersatzkraft einzustellen ist oftmals nicht so einfach und mit viel Einarbeitungszeit und Stress verbunden. Eine Lohnbuchhaltung muss sofort gut und fehlerfrei funktionieren. Ein Ersatz könnte überfordert sein, könnte sich nicht an die Arbeitsbedingungen gewöhnen, bräuchte eventuell zu lange, um sich zu akklimatisieren oder könnte schlichtweg nicht ins bestehende Team passen. Außerdem ist der Ersatzkraft klar, dass der Job befristet ist. Dieses Wissen im Hinterkopf zu haben, kann sich ebenso negativ auf die Arbeitsqualität auswirken. Schließlich weiß die Kraft, dass sie im Grunde bald wieder auf Jobsuche ist.

Die Lohnbuchhaltung zumindest während der Zeit des Mutterschutzes bzw. der Schwangerschaft auszulagern, ist ein durch und durch sinnvoller Schritt, der mit wenig Aufwand verbunden ist. Sie müssen niemanden einarbeiten und Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Abrechnungen Monat für Monat korrekt und gründlich durchgeführt werden.

Und zum Schluss …

… möchten wir Ihnen unter anderem einen der wichtigsten Gründe in aller Kürze mit auf den Weg geben: Das Outsourcing ist schlicht und einfach auch ein kostensparender Schritt. Wenn Sie den direkten Vergleich machen, werden Sie merken, welche Einsparpotentiale so eine Entscheidung hat. Gerade bei kleineren Betrieben verursacht eine Buchhaltungsfachkraft hohe Kosten. Werden „normale“ Bürokräfte für diese Tätigkeit miteingebunden, dann gibt es oftmals Probleme aufgrund des fehlenden Fachwissens. Durch das Outsourcing entfallen außerdem auch Kosten für Seminare oder Literatur, um die Mitarbeiter geeignet zu schulen. Ebenso brauchen Sie keine Software- oder Updatekosten befürchten. Mit der Bearbeitungstechnik haben Sie dann auch nichts mehr zu tun, da die Arbeiten extern erledigt werden.

Doch nicht nur hinsichtlich der Kosten, sondern auch in Anbetracht der reinen Qualität ist das Outsourcen der Lohnabrechnungen ein guter und logischer Weg. Schließlich geben Sie die Lohnbuchhaltung in absolute Profihände.

Das Lohn-Outsourcing entsteht auch oft aus der strategischen Entscheidung, dass die Lohnbuchhaltung als kleiner, aber auch tiefgreifender und aufwändiger Nebenbereich der Buchhaltung eben nicht mehr direkt in der eigenen Firma bearbeitet werden soll. Outsourcing ist schließlich auch ein Zukunftskonzept, das dafür sorgt, dass man sich auf wenige Kernkompetenzen konzentrieren kann.

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