7 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer

7 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer

7 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer

Wer nicht das Geld hat oder ausgeben möchte, um einen professionellen Buchhalter zu bezahlen,

der muss selber ran.

LOFINO Arbeitgeber
Das ist weniger schwer, als es im ersten Moment klingen mag. Denn die Buchhaltung von Selbstständigen oder Freiberuflern ist meist vergleichsweise überschaubar. Beachten Sie dann noch einige grundlegende Tipps, müssen Sie sich vor der Arbeit mit Rechnungen und Belegen nicht fürchten.

 

  1. Belege aufbewahren
  2. Sechs Kategorien
  3. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  4. Geschäftskonto führen
  5. Für reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater sorgen
  6. Papierlose Buchhaltung mit Software
  7. Im Zweifelsfall Unterstützung wahrnehmen

Belege aufbewahren

Zu den typischen Fehlern von Selbstständigen und Freiberuflern gehört ein sorgloser Umgang mit Rechnungen und Belegen. Dies rächt sich spätestens bei der Steuererklärung. Außerdem gelten für viele Belege offizielle Aufbewahrungsfristen.

Deshalb ist es sinnvoll, Rechnungen, Kundenkorrespondenz und Belege sicher an einem zentralen Ort zu verwahren. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann wichtige Dokumente digital speichern. So ist alles immer auffindbar und griffbereit. Andernfalls bietet sich ein Ordner an – oder besser noch mehrere.

Sechs Kategorien der Buchhaltung

Für eine übersichtliche Buchhaltung empfiehlt sich eine Einordnung in sechs Kategorien, ob digital oder in Papierform:

  • Bargeldfluss: Hier werden sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben notiert und mit den entsprechenden Belegen dokumentiert.
  • Bank: An diesen Ort kommen Kontoauszüge.
  • Rechnungen an Kunden: Der Name spricht für sich.
  • Erhaltene Rechnungen: Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen von Lieferanten handeln.
  • Kreditkartenabrechnungen: Kreditkartenabrechnungen sollten ebenfalls mit den zugehörigen Belegen abgeheftet werden.
  • Umsatzsteuervoranmeldungen und Buchhaltungsauswertungen: Beide Posten zusammen verschaffen einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und darüber, wie viel Geld das Finanzamt erhält.

Auch hier gilt: Ordnung zahlt sich aus. Ob Kontoauszüge, Rechnungen oder Belege für Barausgaben, eine chronologische Sortierung ist Pflicht, um den Überblick zu behalten. Sie erleichtert auch dem Steuerberater die Arbeit.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wer als Nicht-Kaufmann im Jahr weniger Umsatz als 500.000 Euro und weniger Gewinn als 50.000 Euro macht, der kann auf die doppelte Buchführung verzichten und stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen. Dasselbe gilt grundsätzlich für Freiberufler. Dies erleichtert die Arbeit im Regelfall deutlich, sodass die Hilfe eines Steuerberaters gar nicht erst in Anspruch genommen werden muss. Außerdem hat diese Form der Buchhaltung den Vorteil, dass Gewinne erst versteuert werden, wenn sie auch wirklich eingegangen sind.

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt, es, Einnahmen und Ausgaben zu dokumentierten – plus die zugehörigen Belege.

Doch Vorsicht: Liegt eine Rechtsform wie die GmbH, AG oder OHG vor, so besteht die volle Buchhaltungspflicht inklusive Bilanz und Jahresabschluss.

Geschäftskonto führen

Gerade bei Kleinunternehmern ist die Versuchung groß, Geschäfts- und Privatkonto zusammenzulegen Schließlich kostet ein Geschäftskonto Geld und erscheint im ersten Moment als überflüssig. Doch in der Realität macht es selbst für Selbstständige, die am Anfang ihrer Tätigkeit stehen und noch wenig Geld verdienen, Sinn, private und geschäftliche Finanzen zu trennen

Andernfalls fällt irgendwann die mühsame Aufgabe an, alle Zahlungen darauf zu überprüfen, ob sie geschäftlicher oder privater Art sind. Das kostet Zeit. Außerdem droht auf diese Art die Übersicht über die eigene Liquidität verlorenzugehen.

Für reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater sorgen

Der eigene Steuerberater ist ein wichtiger Ansprechpartner für alle Kleinunternehmer. Umso wichtiger ist es, dass die Kommunikation mit ihm effizient verläuft. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist dafür eine wichtige Voraussetzung, ebenso wie die vollständige und geordnete Abgabe von Belegen und Dokumenten. Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, dem Steuerberater direkt Zugriff auf entsprechende Dokumente zu geben und/oder diese online zu übermitteln. Das spart Zeit, Mühe und Porto.

Papierlose Buchhaltung mit Software

Natürlich besteht die Möglichkeit, die eigene Buchhaltung mit einem Excel-Dokument oder sogar mit Stift und Papier zu erledigen Moderne Buchhaltungsprogramme erleichtern die Arbeit jedoch. Dabei stehen zwei grundsätzliche Varianten zur Auswahl:

  • Software zur festen Installation
  • Buchhaltungs-Tools in der Cloud

Zweitere haben den Vorteil, dass Sie damit unabhängig von Zeit und Ort sind. Das spielt gerade für Selbstständige, die viel unterwegs sind, eine wesentliche Rolle. Ob nun fest installiert oder in der Cloud, bei der Auswahl sollte der eigene Bedarf im Vordergrund stehen. Freiberufler benötigen weniger Funktionen als Unternehmen mittlerer Größe. Die meisten Buchhaltungs-Tools sind in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Wer nur das nimmt, was er benötigt, spart meist Geld.
Buchhaltung für Kleinunternehmer ist kein Hexenwerk. Doch aller Anfang ist schwer. Haben Sie Schwierigkeiten mit dem Einstieg oder verlieren Sie den Überblick, macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Buchhaltung in guten Händen ist und haben mehr Zeit für das Wesentliche.

Sie brauchen professionelle Hilfe für eine effiziente Buchhaltung? Kontaktieren Sie uns! Wir sorgen gerne dafür, dass alles seine Ordnung hat.

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LOFINO App: Lohnbuchhaltung outsourcen – 3 Gründe dafür!

LOFINO App: Lohnbuchhaltung outsourcen – 3 Gründe dafür!

Lohnbuchhaltung outsourcen – 3 Gründe dafür!

 3 Gründe dafür!

Buchhaltung

Es erscheint zunächst als ein gewagter Schritt: Die übliche, altbekannte, betriebsinterne Lohnbuchhaltung outsourcen. Dabei lohnt sich oftmals, genau zu analysieren, welche Vorteile diese Entscheidung bringen könnte. Es gibt verschiedene Gründe, warum das Outsourcing der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sinnvoll ist.

Viele Firmen entscheiden sich dazu, weil sie Zeit für die Kerngebiete und Kompetenzen gewinnen möchten. Doch natürlich ist die Lohnbuchhaltung auch ein sehr sensibles Gebiet. Immerhin geht es auch darum, mit Mitarbeiterdaten umzugehen.

 

Wer unsicher ist, sollte sich die 3 Argumente, warum Sie die Lohnabrechnung outsourcen sollten, gründlich durchlesen und sich schließlich überzeugen lassen.

 

  • Argument 1: Die personellen Veränderungen
  • Argument 2: Der gründliche Blick von außen
  • Argument 3: Schwangerschaft bzw. Mutterschutz
  • Und zum Schluss …

Die personellen Veränderungen

Festangestellte Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung können sich beruflich verändern wollen. Oftmals sind Unternehmen darauf aber nicht gut genug vorbereitet und können nicht schnell genug reagieren. Wenn eine Fachkraft, die Lohnabrechnungen durchgeführt hat, ausscheidet, kann diese Stelle häufig auch nicht neu besetzt werden. Der Kostenfaktor spielt dabei oft eine nicht unerhebliche Rolle. Dabei werden die Aufgaben schließlich an andere Mitarbeiter verteilt, die dann eine Mehrarbeit zu leisten oder sich extra fortzubilden haben. Heikel wird es, wenn der „Ersatz“ keine ausreichenden Kenntnisse von Löhnen und Gehältern hat.

Oftmals ist die Lohnbuchhaltung außerdem über viele Jahre hinweg von derselben Person durchgeführt worden. Eine entsprechend geeignete personelle Absicherung fehlt nur allzu häufig. Um diesem Umstand vorzubeugen, ist es durchaus sinnvoll, die Lohnabrechnungen dauerhaft outzusourcen, um kein Risiko mehr eingehen zu müssen.

Natürlich kann es auch sein, dass ein Unternehmen den Gürtel enger schnallen und sowieso Personal abbauen muss. Häufig ist dies der letzte Rettungsanker vor der Insolvenz. Dabei kommt es vor, dass es sich um Stellen handelt, die durch Outsourcing am ehesten kompensiert werden können. Das könnte dann z.B. auch die Lohnbuchhaltung bzw. das Erstellen der Lohnabrechnungen betreffen.  Wenn sich kein zweiter Mitarbeiter für diese Tätigkeit anbietet, ist das Outsourcing sowieso eine kaum zu umgehende Maßnahme.

Eines ist sicher: Die Lohnabrechnungen müssen weiterhin zuverlässig getätigt werden, damit jeder Mitarbeiter sein Gehalt bekommt.

Der gründliche Blick von außen bei der Lohnbuchhaltung

Auch wenn die Lohnabrechnungen ein eher sensibles firmeninternes Thema sind, so bringen der Blick von außen und das externe Zuarbeiten einige nicht zu unterschätzende Vorteile. Der Dienstleister möchte außerdem natürlich seinen Auftrag behalten und wird sehr zuverlässig und genau arbeiten. Eine betriebsinterne Lohnbuchhaltung läuft auf Dauer Gefahr, an Elan und Gründlichkeit einzubüßen.

Außerdem gibt es einen exakten gesetzlichen Rahmen, der stets einzuhalten ist. Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht müssen ständig berücksichtigt werden.

Ein guter Dienstleister sollte dann auch sehr gut erreichbar sein, um den persönlichen Kontakt hinreichend zu pflegen. Man möchte schließlich auch wissen, wem man diese sensiblen Daten zur Verfügung stellt, um sie für die Lohnbuchhaltung zu bearbeiten.

Schwangerschaft bzw. Mutterschutz

Dieser Fall kommt in der Praxis immer wieder vor: Lohnbuchhalterinnen fallen durch Mutterschutz bzw. Schwangerschaft für einige Monate bzw. teilweise Jahre aus. Dennoch müssen die Mitarbeiter jeden Monat ihr Gehalt bekommen. Eine Ersatzkraft einzustellen ist oftmals nicht so einfach und mit viel Einarbeitungszeit und Stress verbunden. Eine Lohnbuchhaltung muss sofort gut und fehlerfrei funktionieren. Ein Ersatz könnte überfordert sein, könnte sich nicht an die Arbeitsbedingungen gewöhnen, bräuchte eventuell zu lange, um sich zu akklimatisieren oder könnte schlichtweg nicht ins bestehende Team passen. Außerdem ist der Ersatzkraft klar, dass der Job befristet ist. Dieses Wissen im Hinterkopf zu haben, kann sich ebenso negativ auf die Arbeitsqualität auswirken. Schließlich weiß die Kraft, dass sie im Grunde bald wieder auf Jobsuche ist.

Die Lohnbuchhaltung zumindest während der Zeit des Mutterschutzes bzw. der Schwangerschaft auszulagern, ist ein durch und durch sinnvoller Schritt, der mit wenig Aufwand verbunden ist. Sie müssen niemanden einarbeiten und Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Abrechnungen Monat für Monat korrekt und gründlich durchgeführt werden.

Und zum Schluss …

… möchten wir Ihnen unter anderem einen der wichtigsten Gründe in aller Kürze mit auf den Weg geben: Das Outsourcing ist schlicht und einfach auch ein kostensparender Schritt. Wenn Sie den direkten Vergleich machen, werden Sie merken, welche Einsparpotentiale so eine Entscheidung hat. Gerade bei kleineren Betrieben verursacht eine Buchhaltungsfachkraft hohe Kosten. Werden „normale“ Bürokräfte für diese Tätigkeit miteingebunden, dann gibt es oftmals Probleme aufgrund des fehlenden Fachwissens. Durch das Outsourcing entfallen außerdem auch Kosten für Seminare oder Literatur, um die Mitarbeiter geeignet zu schulen. Ebenso brauchen Sie keine Software- oder Updatekosten befürchten. Mit der Bearbeitungstechnik haben Sie dann auch nichts mehr zu tun, da die Arbeiten extern erledigt werden.

Doch nicht nur hinsichtlich der Kosten, sondern auch in Anbetracht der reinen Qualität ist das Outsourcen der Lohnabrechnungen ein guter und logischer Weg. Schließlich geben Sie die Lohnbuchhaltung in absolute Profihände.

Das Lohn-Outsourcing entsteht auch oft aus der strategischen Entscheidung, dass die Lohnbuchhaltung als kleiner, aber auch tiefgreifender und aufwändiger Nebenbereich der Buchhaltung eben nicht mehr direkt in der eigenen Firma bearbeitet werden soll. Outsourcing ist schließlich auch ein Zukunftskonzept, das dafür sorgt, dass man sich auf wenige Kernkompetenzen konzentrieren kann.

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4 Tipps zur optimalen Mitarbeiterverwaltung

4 Tipps zur optimalen Mitarbeiterverwaltung

4 Tipps zur optimalen Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiter bilden das Rückgrat Ihres Unternehmens. Ohne sie ist ein Erfolg nicht möglich.

LOFINO Kunde

Haben Sie die richtigen Angestellten ausgewählt, so greifen sie wie Zahnrädchen ineinander, um den von der Geschäftsführung definierten Zielen Rechnung zu tragen. Doch die Verwaltung muss jederzeit exakt darüber im Bilde sein, wie die Mitarbeiterschaft zusammengesetzt ist, welche Kosten sie verursacht, wer wann Urlaub hat, etc. Eine saubere, leicht nachvollziehbare Mitarbeiterverwaltung zu führen, ist für ein erfolgreiches Unternehmen unabdingbar.

Elektronische Personalakten erleichtern dabei die Arbeit der Personalabteilungen. Alle wichtigen Informationen sind per Mausklick abrufbar. 

Man erspart sich überflüssiges Kramen in verschiedenen Aktenordnern, um schließlich zu der gewünschten Information zu gelangen. Die Daten können stets aktuell gehalten werden, indem ganz simpel die neuen Werte in der Software aktualisiert werden. Um Ihre Mitarbeiterverwaltung weiter zu optimieren, haben wir von LOFINO Ihnen 4 ganz einfache, aber äußerst wertvolle Tipps im Folgenden zusammengefasst.

 

  • Tipp 1: Passen Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung an
  • Tipp 2: „Ordnung ist das halbe Leben“
  • Tipp 3: Misten Sie konsequent aus
  • Tipp 4: Die Papierform darf nicht vernachlässigt werden

Tipp 1: Passen Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung an

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass es keine rechtlichen Vorgaben hinsichtlich dem Führen der jeweiligen Personalakten gibt. Jedes Unternehmen muss eine eigene Ordnung finden, die exakt zu den Bedürfnissen und Ausrichtungen passt. Dabei ist es ratsam, gründlich zu überlegen, welche Daten über welche Mitarbeiter überhaupt relevant und letztlich für das Unternehmen wichtig sind. Überlegen Sie, welche Angaben Sie in der Personalverwaltung häufiger abrufen müssen und welche dagegen nicht so wichtig sind. Die Struktur sollte sich also nach den internen Arbeitsprozessen und den Bedürfnissen der Verwaltung richten – aber auch nach Anzahl und Art der Dokumente.

Wenn Sie eine neue Mitarbeiterakte anlegen, ist es immer von Vorteil, sie so schlank wie möglich zu halten. Ganz klar: Je dünner die Akte – ganz gleich ob elektronisch oder physisch – desto schneller können Inhalte gefunden werden und desto größer ist die Übersicht. Außerdem sollten Gliederung und die Inhalte gemeinsam mit den späteren Nutzern aus der Abteilung festgelegt werden, damit sich jeder Mitarbeiter, der mit der Verwaltung der jeweiligen Akte zu tun hat, stets bestens auskennt.

Dabei sollten Sie auch festlegen, was die jeweilige Akte überhaupt beinhalten muss, bzw. kann.

Das MUSS in eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung:

  • Der Arbeitsvertrag (auch mit Zusatzvereinbarungen und/oder Ergänzungen)
  • Die Bewerbungsunterlagen
  • Zeugnisse, Empfehlungen bzw. Beurteilungen
  • Verträge zu vom Unternehmen gestellten Gütern (z.B. Auto, Laptop oder Smartphone)

Das KANN in eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung:

  • Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen
  • Weiterbildungsbescheinigungen
  • Die Einsatzplanungen
  • Mögliche Zertifikate
  • Abrechnungen zu angetretenen Reisen
  • Vermerk zu Abwesenheiten (Krankheit oder Urlaub)
  • Hinweise zu materiellen Vergütungen bzw. Boni

Werden Sie sich also erst klar, was eine Personalakte der Mitarbeiterverwaltung beinhalten sollte und legen Sie es dann fest, so dass Sie es für jeden Mitarbeiter des Unternehmens einheitlich führen können.

Tipp 2: „Ordnung ist das halbe Leben“

Diese alte Weisheit gilt auch für die Mitarbeiterverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens. Wer die Dokumente sorgfältig, korrekt und zuverlässig ordnet, wird kaum Gefahr laufen, in einem Papierberg zu versinken. Auch, wenn sich die Arbeit einmal häufen sollte, sollte immer der Überblick gewahrt werden. Eine richtige Ordnung hilft Ihnen ungemein.

Die physischen Dokumente sollten geordnet und auch klassifiziert werden. Legen Sie hierfür Kategorien für die Arten der Dokumente an (Reisekostenabrechnungen, Arbeitsvertrag, usw.). Dann sollten – je nach Bedarf und Umfang – mehrere Arten von Dokumenten innerhalb eines Registers zusammengefasst werden (z.B. Abrechnungen, Bescheinigungen oder auch Verträge).

Es gilt: Je mehr Sie zusammenfassen können, umso besser. Dennoch müssen die Kategorien natürlich logisch gewählt sein.

Tipp 3: Misten Sie konsequent aus

Gerade wenn Sie physische Dokumente prüfen und überlegen, ob diese in die elektronische Mitarbeiterakte überführt werden sollen, sollte lieber zweimal gecheckt werden, ob es diese Dokumente überhaupt noch braucht. Denken Sie daran, welche Daten und Aktenbestandteile für die Firma wirklich wichtig sind und auf was konkret verzichtet werden kann. Jedes Dokument, das mit dem jeweiligen Mitarbeiter in irgendeiner Art und Weise zu tun hat, aufzuheben, ist sicherlich nicht zweckdienlich und verlangsamt die Arbeitsprozesse auf Dauer wieder.

Typische Dokumente, die es nicht mehr braucht sind z.B.:

  • Kopien! Man glaubt gar nicht, wie viele Kopien von diversen Dokumenten existieren.
  • Personalfragebögen! Wenn die Person nun ihr Mitarbeiter ist, einen Arbeitsvertrag besitzt und in Ihrer Mitarbeiterverwaltung erscheint, brauchen Sie derartige Dokumente nicht mehr.
  • Alte Korrespondenzen! Eventuell frühere Emails des jetzigen Mitarbeiters, um auszuloten, wie die Chancen einer Anstellung stehen? Derartige Dokumente brauchen Sie nicht mehr. Eine Überführung in das elektronische System ist demnach nicht sinnvoll.
  • Verjährte Abmahnungen! Davon abgesehen, dass diese generell nicht enthalten sein dürfen, werden sie sowieso nicht mehr gebraucht und machen de facto keinen Sinn mehr.

Ob Sie die Akten von ausgeschiedenen bzw. früheren Mitarbeitern behalten oder digitalisieren, sollten Sie individuell entscheiden. Eventuell ist in diesem Zusammenhang eine vereinfachte Ansicht in einem einzigen digitalen Dokument möglich.

Sie sollten sorgfältig ausmisten, aber dennoch genau überlegen, ob die Firma das betreffende Dokument nun braucht oder nicht. Natürlich gibt es auch gegenteilige Fälle.

Tipp 4: Die Papierform darf nicht vernachlässigt werden

Es gibt Dokumente im Rahmen einer Mitarbeiterverwaltung, die unbedingt auch in Papierform aufgehoben werden müssen. Sie dürfen also nicht als bloße digitale Daten geführt werden, geschweige denn weggeschmissen. Dazu zählen natürlich der unterschriebene Arbeitsvertrag, Zusätze zum Vertrag, Pfändungen oder auch Dokumente, die einem Urkundencharakter entsprechen.

So wichtig die digitale Form mittlerweile ist, Sie sollten sich immer bewusst sein, dass es eine Mischform geben muss. Die digitalen Ansichten der Mitarbeiterverwaltung dienen der einfachen gemeinsamen Bearbeitung, der Übersicht und schnellen Auffindbarkeit von gesuchten Daten. Essentielle Dokumente des Arbeitsverhältnisses müssen aber immer auch in physischer Form vorliegen.

Je einfacher Ihre Mitarbeiterverwaltung strukturiert ist, desto mehr Zeit werden Sie sparen. Und umso besser kann sich die Belegschaft schließlich auch auf die Kernaufgaben konzentrieren.

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LOFINO App: Grunder Portrait

LOFINO App: Grunder Portrait

Gründer Portrait

Früher Papier, heute wir!

LOFINO Gründer

Wie mit der LOFINO App Mitarbeiter-Benefits heute digital funktionieren.

“Schluss mit der Zettelwirtschaft!” bemerkten 2017 Steuerfachmann Oliver Hagen und Unternehmensberater Thomas Biermann.

Kommt Ihnen dieser Sachverhalt aus der eigenen Firma bekannt vor?

Haben Sie ihren Mitarbeitern eventuell selbst schon Gutscheine in Papierform für z.B. Mittagessen oder Einkäufe zur Verfügung gestellt und kennen somit das Chaos, das daraus entstehen kann?

Oliver und Thomas hatten es jedenfalls satt! Und so entstand schon ein halbes Jahr später eine mobile Applikation als digitale Antwort auf Einkaufsschecks, Gutscheinkarten und fehlende Mobilitätslösungen:

LOFINO – die App für Mitarbeiter-Benefits!

Endlich konnten Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerfreie Benefits digital nutzen.

Als damals die Nachfrage nach digitalen Lösungen wuchs fühlten Oliver und Thomas sofort, dass es ihnen in der Steuer- & Finanzbranche an technischer Weiterentwicklung, Innovation, und Zeitgeist mangelte.

Sie nahmen die Herausforderung und setzten es sich zum Ziel eine All-In-One Lösung mit Zukunfts-Orientierung zu entwickeln. Der Fokus lag dabei darauf, Geschäftsführer und ihre Mitarbeiter steuerlich gleichermaßen zu Gewinnern zu machen.

Oliver & Thomas – ‘best fit’ für ein Gründer-Duo

Thomas und Oliver kam dabei ihr weit gefächertes Netzwerk und der Erfahrungsschatz aus langjährige Beschäftigung mit dem Thema Mitarbeiter Benefits zugute.

Oliver blickt auf 25 Jahre Expertise zurück. Zehn Jahre war er als Finanzbeamter, in der Oberfinanzdirektion und im Bundesfinanzministeriums tätig und ist seit den letzten 15 Jahren als selbständiger Steuerberater aktiv.

Er berät heute mit Schwerpunkt in Berlin/Brandenburg, aber auch bundesweit, Unternehmen bei komplexen Fragestellungen zu Compensation und Benefit Modellen. Er erfährt so aus erster Hand, welche Bedürfnisse alle Beteiligten in Unternehmen aktuell haben.

Thomas ist gebürtig aus der Rhein Main Region und sein Background ist facettenreich: wenn er nicht gerade hochwertige Golfanlagen weiterentwickelt, berät er Unternehmen, baut neue Strukturen für sie auf und networked eifrig. “Meine Verbindungen teile ich auch gerne mit wertvollen Menschen!” sagt er auf seine Kontaktfreudigkeit angesprochen.

Zehn Jahre lang war er Golf Nationalspieler. Taktik und Zielsicherheit sind für ihn keine Fremdwörter. Thomas ist immer auf der Suche nach der nächsten Herausforderung und befasst sich ständig neugierig mit den neuesten Innovationen.

Durch die Vielfalt an erfolgreichen Projekten aus seiner Vergangenheit und intensive Gespräche mit Unternehmern, Betriebsräten und Arbeitnehmern kennt er genau die Bedürfnisse aller Beteiligten.

Zusammen bilden Thomas und Oliver ein standfestes und eingespieltes Team.

Die B2B App – win-win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer!

Was aus der Kombination dieser Kern-Kompetenzen 2018 entstand war ein digitales B2B Produkt für den innerdeutschen Markt: ein Gesamtpaket für Steuervergünstigungen und vielseitige Dienstleistungs-Pakete um HR Services für Mitarbeiter zu automatisieren.

Fortan können alle steuerfreien Leistungen, die man als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchte, in einer einzigen App verortet, ganz einfach und übersichtlich genutzt werden.

Das LOFINO Startup – in Frankfurt und Berlin zuhause

LOFINO ist in zwei deutschen Metropolen zuhause: Frankfurt fungiert als Schaltzentrale des Vertriebes, wohingegen Berlin als Entwicklungsstandort der App genutzt wird und als Hauptquartier für Marketing und Kreation gilt.

Momentan ist das Team über alle Fachbereiche 35 Personen stark. Davon sind sieben fest angestellt.

Die von Oliver Hagen geführte HSB-Steuerkanzlei entwickelt aus den Bedürfnissen ihrer Kunden laufend neue Steuermodelle, die dann auch für die LOFINO Kunden in der App umgesetzt werden.

Die LOFINO Produkt-Range – alles unter einem Dach!

Momentan umfasst das Angebot von LOFINO sechs Haupt-Kategorien:

LOFINO Mobility – Das Mobilitätsbudget für alle Fortbewegungsmittel
LOFINO Lunch – Mittagessen und Verpflegungskosten
LOFINO Spend – Kontingent für Sachbezüge
LOFINO Fit – Gesundheitsbudget für alles was fit macht
LOFINO Digital – Cashback für Corporate Influencer, Devices & alles was online geht
LOFINO Consult – maßgeschneiderte Bonus- & Benefit-Beratung + Lohnabrechnung.
Für 2020 ist der Launch weiterer Produkte geplant:

LOFINO Celebration – Budget für besondere Anlässe und Leistungen
LOFINO Family – Rundum-Unterstützung für die Kids und Angehörige
LOFINO Travel – transparente Abrechnung von Reise-Budgets

Derzeit betreut LOFINO rund 70 Firmenkunden, darunter namhafte Konzerne wie thyssenkrupp, Mittelständler wie JobRad und einige kleine Arbeitgeber. Die Zahl der aktiven App Nutzer beläuft sich aktuell auf über 950 User im Monat. Bis dato wurden ganze 41 Tsd. Belege abfotografiert, hochgeladen und einzeln bearbeitet. Tendenz stark steigend.

Ein Ausblick – mit Ambitionen & Visionen in die Zukunft

Ein nächstes Ziel von LOFINO ist es, einen Marktanteil von 1% zu gewinnen. Dies entspräche ca. 350.000 Usern.

“Wir fokussieren uns gerade darauf bis Ende 2019 noch break-even zu erreichen!” sagt Thomas voller Elan und Zuversicht.

Get in touch – einfach mal durchrufen!

Mehr über die LOFINO Firmengeschichte, die Marken-Entwicklung und weitere Insights zu allen Produkte finden Sie hier: www.lofino.de/DieMarkeLOFINO

Falls Sie selbst für Ihr Unternehmen nach cleveren Spar-Lösungen für sich und ihre Mitarbeiter suchen, sich optimierte Prozesse bei der Lohnabrechnung wünschen und als Firma an Attraktivität auf dem Markt gewinnen wollen – wir sind gerne und jederzeit persönlich für Sie erreichbar.

Das LOFINO Team freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme!

Alle Kanäle stehen Ihnen offen:

Whatsapp Hotline: +49 173 4585332

LOFINO Office Berlin033 / 203 874 678

Live-Chat auf der Homepage: https://www.lofino.de/

E-Mailkontakt@lofino.de

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Online-Kontaktformular: https://www.lofino.de/kontakt

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LOFINO App: Modul Kurzarbeit im Test – Kunden berichten

LOFINO App: Modul Kurzarbeit im Test – Kunden berichten

LOFINO macht Kurzarbeit zum Benefit – Kunden berichten:

Zeiterfassung & Dokumentation, alles in einer App

LOFINO Kunde

Seit dem 01.04.2020 bietet LOFINO den neuen Benefit LOFINO Kurzarbeit an. Dieser Baustein hilft Unternehmen die Kurzarbeits-Zeiten ihrer Mitarbeiter einfacher zu erfassen und zu dokumentieren – im speziellen für die Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten.

Thomas Biermann und Oliver Hagen – die beiden LOFINO Gründer – haben aufgrund der aktuellen Situation auf dem Arbeitsmarkt in Deutschland beschlossen ein neues LOFINO Modul zu konzipieren. Dieses soll den Verwaltungsaufwand von Kurzarbeit in den Unternehmen minimieren. So wurde LOFINO Kurzarbeit innerhalb von nur zehn Tagen konzipiert und mit den ersten Kunden erfolgreich umgesetzt.

 LOFINO hat zwei von diesen Unternehmen, die bereits das brandneue Benefit-Modul nutzen, dazu befragt:

“Wir haben neue Zeiten, die auf uns zu kommen!”

bemerkt die Leiterin des Personals bei CARE Vision, Katrin Etzel. Der LOFINO Kunde bietet in Deutschland und Österreich an insgesamt 19 Standorten, Augen-Laserkorrekturen an.

Katrin Etzel trägt seit Mitte März die Verantwortung für den internen Mehraufwand durch die Einführung von Kurzarbeit im Unternehmen. Die Info-Mail von LOFINO zum Thema Kurzarbeit veranlasste Frau Etzel, sich genauere Informationen dazu einzuholen.

Umgehend wurde LOFINO Kurzarbeit bei CARE Vision für alle Mitarbeiter, die sich in Kurzarbeit befinden, eingeführt. Seit dem 01.04.2020 wird LOFINO Kurzarbeit nun erfolgreich von CARE Vision genutzt. Sie selbst bemerkt dadurch spürbar den größten Vorteil in der Automatisierung von Lohnabrechnungs-Prozessen.
“Um das neue Benefit-Paket einführen zu können, wurden mit der Geschäftsführung rasche Entscheidungen getroffen,” berichtet Frau Etzel. Datenschutz rechtliches wurde durch eine Juristin vorab geprüft. Weitere Maßnahmen mussten nicht getroffen werden. Somit wurde der Initialaufwand für das Unternehmen minimal gehalten.
Zum Onboarding mit LOFINO erinnert sie sich: “Wir haben uns bei der Einführung von LOFINO durchweg im Prozess fachgerecht beraten und betreut gefühlt.” Selbst die Herausforderung LOFINO an den verschiedenen Standorte von CARE Vision zu etablieren wurde gemeinsam gemeistert.
Die Einführung war so für alle Mitarbeiter zeitgleich möglich.Die Personalerin beschreibt die Reaktionen ihrer Mitarbeiter als durchweg positiv.Frau Etzel möchte die LOFINO App, und im Speziellen das Modul-Paket LOFINO Kurzarbeit, in jedem Fall gerne weiterempfehlen!

Wertschätzung durch Zuschüsse

Das Unternehmen abas system mit Hauptsitz in Berlin, ist ein beratendes Technologieunternehmen für Softwareoptimierung. Auch abas system nutzt seit dem 01.04.2020 das Modul LOFINO Kurzarbeit, in Kombination zusätzlich dazu den Benefit LOFINO Web.

Uwe Lange, Geschäftsführer und Gründer von abas system, hat sich für LOFINO Web entschieden um seine Mitarbeiter mit einem Benefit das Arbeiten im Homeoffice zu bezuschussen. Damit möchte er seinen Mitarbeitern Wertschätzung entgegen bringen was er gerade in der jetzigen Zeit als noch wichtiger empfindet.

Schon bevor LOFINO als App bei abas system eingeführt wurde, war Herr Lange die Prüfung des Datenschutzes sehr wichtig.

Abas System beschäftigt dazu seit mehreren Jahren einen Datenschutzbeauftragten. “Beim Thema Datenschutz seid ihr gut aufgestellt!” Datenschutzkonformität bedeutet, dass Kundendaten zu jeder Zeit gut abgesichert und nachhaltig geschützt sind.

Das Onboarding der zwei Module beschreibt Herr Lange mit „der Vorteil liegt darin, dass wir in der Verwaltung sehr wenig zu tun hatten.” Die LOFINO App war – wie vorher angekündigt – sehr einfach in der Anwendung.”

Und so easy geht’s – in nur vier Schritten:

  1. EINGELADEN WERDEN – Kurzarbeit sichern.
  2. APP DOWNLOADEN – LOFINO App für iOS oder Android im Store runterladen.
  3. STUNDEN EINTRAGEN – Zeiten direkt im Kalender-Tool erfassen.
  4. MEHR RAUSBEKOMMEN – Alle effektiven Stunden angerechnet bekommen – natürlich steuerfrei!

Hier geht’s zum neuen Modul LOFINO Kurzarbeit & hier findest Du alle Benefits im Überblick: LOFINO Benefits.

Wenn du selbst dabei bist Kurzarbeit in deinem Unternehmen einzuführen, stehen wir dir sehr gerne beratend zur Verfügung. Hier geht’s zum Kontakt.

 

Katrin Etzel, Leiterin Personal CARE Vision

Uwe Lange, Gründer & Geschäftsführer abas system

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