HR-Kosten – welche Kosten können minimiert werden?

HR-Kosten – welche Kosten können minimiert werden?

HR-Kosten – welche Kosten können minimiert werden?

Von Ramin Pelikan

Mobilitätsbudget

Oftmals entstehen hohe Kosten, die erst beim genaueren Hinsehen entdeckt werden. Auch die HR-Kosten fallen höher aus als meist angenommen. Wie sie zustande kommen und wie sie minimiert werden können, erklärt LOFINO.

 

Welche HR-Kosten gibt es?

Die Kosten im HR-Bereich werden meist unterschätzt, wodurch das zur Verfügung gestellte Budget zu gering ausfällt. Denn neben den offensichtlichen Kosten entstehen ebenfalls unsichtbare Kosten, welche für das Unternehmenskonto belastend sind. Deswegen ist es wichtig, die größten unsichtbaren Kostentreiber im HR-Bereich zu kennen:

 

  • Jede Kündigung eines Mitarbeitenden lässt die Fluktuationsrate steigen. Die unternehmerischen Kosten belaufen sich dabei auf etwa 90 % bis 200 % des Jahresgehaltes des Mitarbeitenden und stellen in Deutschland einen Betrag von insgesamt 118,4 Milliarden Euro jährlich dar.
  • Auch unzufriedene Mitarbeitende, die innerlich schon ihre Kündigung eingereicht haben, geben nicht mehr 100 %, schaffen ihr Aufgabenpensum nicht mehr in der eigentlichen Zeit und kosten somit Geld.
  • Das gleiche gilt für kranke Mitarbeiter. Krankschreibungen aufgrund von psychischen Erkrankungen nehmen immer weiter zu, was sich auf die Arbeitsleistungen auswirkt. Denn trotz Krankheit gehen die meisten zur Arbeit, sind jedoch unproduktiver und machen Fehler.
  • Zudem nehmen die administrativen Aufgaben der Personaler einen Großteil derer Zeit in Anspruch, wenn sie manuell bewältigt werden müssen.

 

Wie können HR-Kosten minimiert werden?

 

Wichtig ist es die HR-Kosten zu erkennen und zu minimieren. Dafür müssen die Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden und motiviert werden. Aber auch eine Vereinfachung der manuellen Standardprozesse entlastet. Zunächst einmal sollte jedoch herausgefunden werden, wieso die Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen. Die Gründe können hierbei unterschiedlich sein: Umorientierungen, zu eintönige Aufgaben, keine Herausforderungen usw. Die Mitarbeiter zu motivieren und zu fördern ist deswegen unumgänglich. Weiterbildungen und ein zielorientiertes Führungsverhalten sowie Zugänglichkeit und Zuständigkeit der Führungskraft sind optimale Möglichkeiten, die Mitarbeitenden wertzuschätzen. Auch die Digitalisierung von Routineaufgaben entlastet die Mitarbeitenden, wodurch diese sich anderen Aufgaben widmen können.

 

Die Wahl der richtigen HR-Software

Durch eine HR-Software erfahren die Mitarbeitenden eine administrative Erleichterung und profitieren gleichzeitig von den intelligenten Funktionalitäten. Es werden einheitliche HR-Datengrundlagen sowie eine bessere Service- und Prozess-Qualität geschaffen. Die Daten können einfach erfasst und besser ausgewertet werden und halten Datenschutz und DSGVO ein. Eine HR-Software eignet sich für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Bei der Wahl der richtigen HR-Software sollte das Ziel, das durch die Anschaffung erreicht werden soll klar definiert werden. Auch bestimmte Anforderungen wie Innovation, Seriosität des Anbieters und Nutzerakzeptanz, müssen festgelegt und bei der anschließenden Auswahl berücksichtigt werden. Nachdem eine HR-Software ausgewählt wurde, folgt die Wahl des Implementierungspartners. Auch Verantwortlichkeiten müssen festgelegt werden und in einer Testphase wird überprüft, ob die Software mit den gewünschten Anforderungen und den vereinbarten Inhalten übereinstimmt. Ist dies der Fall, kann sie für das gesamte Unternehmen verwendet werden.

 

 

 

 

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Homeoffice, Videocalls und Textnachrichten – die Corona-Krise hat uns gezeigt, wie wichtig digitale Prozesse im HR-Bereich sind. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen sich den heutigen Ansprüchen anzupassen. Das Warten ist allerdings fatal, denn eine fehlende Digitalisierung zieht Konsequenzen mit sich.

 

Digitalisieren – was heißt das?

 

Einfach erklärt: Durch eine Digitalisierung beziehen Sie digitale Technologien in Ihre geschäftlichen Prozesse ein. Man kann von einer zukunftsorientieren Modernisierung sprechen, die viele Verbesserungen mit sich bringt, denn die Flexibilität sowie die Komplexität vorhandener Strukturen wird erhöht. Die Möglichkeiten, wie man mit seinen Mitarbeitenden und Kollegen interagiert haben sich vollkommen geändert und ermöglichen ebenso eine ortsunabhängige Zusammenarbeit.

 

Wieso sollten Sie den HR-Bereich digitalisieren

 

Die Digitalisierung im HR-Bereich steht oft an letzter Stelle, obwohl sie ein wichtiger und ausschlaggebender Wettbewerbsvorteil ist. Denn eine digitalisierte Personalabteilung steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Attraktivität als Arbeitgeber und erhöht die Effizienz um 20 % bis 30 %.  Vor allem die stark umworbenen „Digital Natives“ achten auf den digitalen Auftritt des Unternehmens. Ausreden wie „zu teuer“, „zu hoher Aufwand“ oder „es gibt derzeit keinen triftigen Anlass zur Veränderung“ sollten Sie schleunigst zur Seite schieben und sich vor Augen führen, welche Folgen das Warten mit sich zieht.

 

Konsequenzen des Wartens

 

Durch das Aufschieben der Digitalisierung häufen sich also immer mehr Probleme an. Mittlerweile haben vor allem kleine und mittelständige Unternehmen die Vorteile eines digitalisierten HR-Bereichs erkannt. Je länger Sie also warten, desto weiter ziehen Ihre Wettbewerber davon. Dies könnte ebenfalls die Konsequenz mit sich ziehen, dass Sie Ihre Konkurrenz nicht mehr einholen können. Außerdem werden Sie so zu einem Versuch der raschen Aufholjagd gedrängt, der oft zu vorschnellen Entscheidungen führt. Die Folgen sind noch mehr Kosten und mögliche Fehlentscheidungen. Des Weiteren berichten kleine und mittelständige Unternehmen von 42 % mehr Umsatz durch Digitalisierung. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Ihrem Unternehmen dieser entgeht. Ebenso nehmen bei einer fehlenden Digitalisierung die Verwaltungsaufgaben deutlich mehr Zeit in Anspruch. Diese Zeit fehlt den Personaler wiederum bei der Suche, Bindung sowie Entwicklung von Mitarbeitern und schadet somit dem Unternehmen. Wie Sie sehen können, zieht eine fehlende Digitalisierung Konsequenzen mit sich, weswegen Sie die digitale Transformation auf jeden Fall wagen sollten.

 

 

 

 

 

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Mobilitätsbudget

Das Marktforschungsunternehmen S.W.I. Finance hat im Auftrag des Handelsblatts die besten Steuerberater und Wirtschaftsprüfer 2020 ermittelt. Beteiligt waren 4189 Steuerberater und 802 Wirtschaftsprüfer, wovon 609 Steuerberater und 106 Wirtschaftsprüfer es in die Bestenliste geschafft haben. Darunter auch Startup Gründer und selbstständiger Steuerberater Oliver Hagen. Er konnte über 70 Prozent der maximal möglichen Punkte erreichen und überzeugen.

 

Oliver Hagen blickt auf jahrelange Berufserfahrung zurück. Nach seiner Ausbildung in der Finanzverwaltung des Landes Niedersachsen, sammelte er Berufserfahrung bei der Oberfinanzdirektion Hannover. Anschließend war er beim Bundesministerium der Finanzen (BMF – Bonn/Berlin) tätig, wo er sich ein breites Steuerrechtswissen über alle Steuerarten hinweg aneignen konnte. Nach seiner bestandenen Steuerberaterprüfung im Jahr 2002 gründete er die HSB Steuerkanzlei in Berlin und betreut kleinere bis mittelgroße Unternehmen in unterschiedlichen Branchen. Zusätzlich berät er Unternehmen und Privatpersonen in ganz Deutschland im Lohnsteuerrecht sowie über Netto-Entgelt-Modelle.

 

Außerdem ist Oliver Hagen Mitgründer der LOFINO GmbH. Schon lange merkte er, dass die Digitalisierung in der Steuer- und Finanzbranche zu wünschen übrig ließ Deswegen setzte er sich zusammen mit Unternehmensberater Thomas Biermann das Ziel, eine zukunftsorientierte Möglichkeit zu schaffen, bei der Geschäftsführer und Mitarbeiter gleichermaßen steuerlich profitieren. So entstand 2018 die LOFINO GmbH. Durch die B2B App können alle zur Verfügung stehenden lohnsteuerbegünstigten oder sogar lohnsteuerfreien Leistungen einfach, sicher und digital verwaltet werden.

 

 

 

 

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Mobilitätsbudget – alle Vorteile zum Firmenwagen auf einen Blick

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Von Ramin Pelikan

Mobilitätsbudget

In der Regel stellen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden einen Firmenwagen zur Verfügung. Eine nachhaltigere und flexiblere Alternative stellt jedoch das Mobilitätsbudget dar.  Mit welchen Vorteilen Sie als Arbeitgebender rechnen können, erklärt Ihnen LOFINO.

 

Was ist ein Mobilitätsbudget?

Bei einem Mobilitätsbudget handelt es sich um ein zuvor festgelegtes Budget, welches die Mitarbeitenden für verschiedene Arten der Fortbewegung nutzen können. Somit sind diese nicht nur auf einen Firmenwagen beschränkt, sondern können frei aus beispielsweise ÖPNV, Car-Sharing, E-Scootern, Taxi oder Shuttlebus wählen. Dadurch kann jeden Morgen neu entschieden werden, wie der heutige Weg zur Arbeit aussieht. In Ländern, wie Frankreich und Schweiz hat sich das Mobilitätsbudget bereits bewährt. Nun sollen auch Deutschlands Arbeitgebende und Arbeitnehmende von folgenden Vorteilen profitieren.

 

Schluss mit der Parkplatzsuche und Staus

 

Vor allem in großen Städten kommt es zu Arbeitsbeginn und -ende zu Staus. Durch die flexible Nutzung von Mobilitätsangeboten kann auf das Auto verzichtet werden. Somit geht man den verstopften Straßen aus dem Weg und ist schneller am Ziel. Ebenfalls fällt die zeitaufwendige Suche nach einem Parkplatz weg.

 

Wettbewerbsvorteil und Flexibilität

 

Durch das Anbieten einen Mobilitätsbudgets an jeden ihrer Mitarbeitenden setzen Sie ein Zeichen der Gleichberechtigung. Oftmals werden Firmenwägen nämlich nur den Führungskräften oder leitenden Angestellten zur Verfügung gestellt. Durch die einfache Anpassung des Fixbetrages kann das Mobilitätsbudget jedoch von jedem genutzt werden. Außerdem bietet es einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Vor allem jüngere Arbeitnehmende legen immer mehr Wert auf Nachhaltigkeit, Flexibilität und Freiheit. Auch besitzen viele, die in Großstädten aufgewachsen sind keinen Führerschein und nehmen lieber die ÖPNV oder das Fahrrad. Das Anbieten eines Mobilitätsbudgets hat also einen positiven Einfluss auf das Arbeitsklima und auf das Image Ihres Unternehmens.

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Ökologischer Fußabdruck

 

Mal angenommen die Anzahl der Firmenwägen würden sich halbieren, dann hätte das gewaltige Auswirkungen auf die Umwelt und das Klima. Im Durchschnitt stößt ein PKW nämlich 128,1g CO2 pro Kilometer aus (laut dem Verband der Automobilindustrie). Würde man die im Jahr 2019 ca. 5,2 Millionen zugelassenen Dienstwägen also um 2,6 Millionen senken (mit einer Laufleistung von 10.000km), könnten sage und schreibe 3.3 Millionen Tonnen CO2 pro Jahr eingespart und die CO2 Bilanz in Deutschland um 0,4 % gesenkt werden. Im ersten Moment hört sich das zwar nicht besonders ausschlaggebend an, allerdings sind es die kleinen Veränderungen, welche gebündelt dem Klimawandel entgegenwirken können.

 

Weniger Steuern

 

Das Mobilitätsbudget kann steuerfrei für alle privaten ÖPNV-Fahrten und steuerbegünstigt für jeden anderen privaten Zweck eingesetzt werden. Einzige Voraussetzung hierfür ist, dass es zusätzlich zum Lohn bereitgestellt wird. Zum Vergleich: Wird ein Dienstwagen privat genutzt, wird der geldwerte Vorteil mit der 1 % Regelung oder dem Fahrtenbuch versteuert.

 

 

Mobilitätsbudget bei LOFINO

 

Unsere LOFINO App bietet die freie Wahl an sämtlichen Mobilitäts-Formen und ist einfach zu bedienen. Sie können für jeden Mitarbeitenden individuell die Leistungen und das Budget freigeben. Ihre Arbeitnehmenden müssen dann nur noch den Beleg in der LOFINO App hochladen und diesen von unseren Buchhaltungsspezialisten bestätigen lassen. Die Belege werden gegen das Budget verrechnet, welches zusätzlich zum Lohn ausbezahlt wird. Auf Wunsch können bei LOFINO zusätzlich zum Mobilitätsbudget außerdem noch weitere Mitarbeiter-Benefits, wie Essenszuschuss oder Gesundheitsförderung in Anspruch genommen werden.

 

Wie man sieht, bietet das Mobilitätsbudget einige Vorteile zum Firmenwagen. Allerdings kann sich der Einsatz in ländlicheren Regionen etwas schwieriger gestalten, da hier die nötige Infrastruktur fehlt. Auch Mitarbeitende im Außendient greifen aus Bequemlichkeit und Flexibilität auf den Firmenwagen zurück. Dennoch sind Mobilitätsbudgets aus der Zukunft nicht mehr wegzudenken und eine ernstzunehmende Konkurrenz zum Firmenwagen.

 

 

 

 

 

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Mitarbeiterbenefits – was Sie Ihren Mitarbeitenden 2021 bieten sollten

Mitarbeiterbenefits – was Sie Ihren Mitarbeitenden 2021 bieten sollten

Mitarbeiterbenefits – was Sie Ihren Mitarbeitenden 2021 bieten sollten!

Von Ramin Pelikan

Mitarbeitermotivation

Durch die Pandemie hat sich der Arbeitsalltag bei vielen verändert. Die meisten arbeiten von zu Hause aus. Darüber, wie es in Zukunft weiter gehen soll herrscht noch großes Unwissen. Eins ist jedoch klar: Der Arbeitsalltag hat sich für immer verändert und somit auch die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden.

 

Was bedeutet das für die Mitarbeiterbenefits?

 

Damit Ihre Mitarbeitenden motiviert bleiben und sich wertgeschätzt fühlen, sollten Sie auf deren Wünsche und Anregungen eingehen. Zum jetzigen Zeitpunkt ist es besonders wichtig, an die Zukunft der Mitarbeitenden zu denken und zu überlegen in welchem Bereich sie am besten Benefits gebrauchen könnten. Denn Mitarbeiter-Benefits, die vor der Pandemie als besonders wertvoll galten sind mittlerweile nicht mehr relevant.

 

Welche Benefits wünschen sich die Mitarbeitenden

 

Arbeitgebern bietet das Jahr 2021 die Chance einen Neustart zu wagen und ihr Angebot bezüglich der Mitarbeiter-Benefits zu überarbeiten. Da viele ihre Arbeitsaufgaben aus den eigenen vier Wänden absolvieren und somit die Abgrenzung von Arbeitsleben und Privatleben schwammig ist, sollten die Benefits den Menschen als Ganzes unterstützen.

 

Bonus und Gewinnbeteiligung

 

Entlassungen, Kurzarbeit oder Arbeitsplatzsicherheit ­– durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie wurde der Wunsch nach finanziellem Wohlbefinden erhöht. Aus diesem Grund ist für viele der wichtigste Benefit, ein Bonus oder eine Gewinnbeteiligung, unabhängig vom Alter.

 

Flexibilität

 

Fast genauso wichtig ist die Flexibilität bei der Arbeit. Privatleben, Arbeit und familiäre Verpflichtungen müssen unter einen Hut gebracht werden, was ein gewisses Maß an Flexibilität benötigt. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit auf Gleitzeit oder Home-Office. Aber auch die freie Wahl, wie die Mitarbeiter ihr Benefitbudget einteilen und ausgeben möchten ist ein Zeichen von Flexibilität.

 

Wellbeing-Benefits

 

Auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden wurde durch die Corona-Krise negativ beeinflusst. Aus diesem Grund sind Wellbeing-Programme ein wichtiger Benefit, damit das physische und psychische Befinden gestärkt wird. Sport- und Freizeitangebote, die trotz der Einschränkungen genutzt werden können und komplett oder zum Teil von dem/der Arbeitgeber:in finanziert werden, sind somit ein attraktiver Benefit für die Mitarbeitenden. Darunter zählen beispielsweise eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder für Online-Kurse.

 

Freie Auswahl beim Essen

 

Gerade für Mitarbeiter:innen, die im Homeoffice arbeiten ist das Einhalten von Pausen und Mahlzeiten schwierig. Allerdings ist eine gesunde Ernährung wichtig, denn sie steigert die Produktivität und versorgt den Körper mit Energie. Aus diesem Grund sind digitale Essensmarken, die frei einsetzbar sind, ein beliebter Benefit. So können die Mitarbeitenden selbst entscheiden, ob sie etwas im Supermarkt kaufen und selbst kochen, das Lieblingsessen beim Restaurant um die Ecke abholen oder sich etwas liefern lassen. Dies steigert die Motivation Pausen einzuhalten und eine gesunde Mahlzeit zu sich zu nehmen. Außerdem verursachen nicht eingelöste Essensmarken keine Kosten für das Unternehmen und können sowohl im Homeoffice als auch vor Ort angeboten werden.

 

Mobilität

 

Nicht jeder kann seinen Beruf aus den eigenen vier Wänden ausführen, weswegen trotz der Corona-Krise noch viele Pendler:innen unterwegs sind. Um die Mobilität dieser zu erhöhen, ist die Finanzierung von beispielsweise dem JobRad oder ÖPNV-Tickets ein beliebter Benefit. So sparen Mitarbeitende und sind zudem nachhaltiger und ökologischer unterwegs.

 

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